Все, что можно автоматизировать, надо автоматизировать. Если Вы этого не сделаете, Вам придется нанимать много людей, а у нас, зачастую, не очень хорошо с людьми. Если есть возможность доверить какие-то процессы программе, то надо это сделать. Первое, что должно придти к Вам в голову, приобрести какую-то поисковую программу.