Если без чатов совсем никак, можно внедрить несколько правил: создавать отдельные чаты по вопросам и называть их по одному шаблону, всегда тегать коллег, ставить статусы (например, на аватарках), чтобы коллеги знали о вашей занятости (болеете, в отпуске, в командировке).