Прежде чем мы перейдем к этому вопросу, давайте закроем предыдущий. Каково будет окончательное решение и какие последующие шаги следует предпринять?» Простое замечание поможет избежать ситуации, когда, просидев на совещании битый час и обсудив кучу вопросов, вы не договорились ни до чего существенного.
вы хотите понять, как продвигается работа, и совещание — самый эффективный для этого формат;
• важно быстро принять решение, поэтому требуется живое взаимодействие здесь и сейчас.
Поэтому первое, что я делаю, приступая к проекту, — составляю список контактов. Это простая таблица с именами и должностями каждого из членов команды. В нее же я заношу электронные адреса, номера телефонов и предпочтительный для сотрудника способ коммуникации.
Слушая и принимая участие в обсуждении, обобщая информацию, передавая ее своими словами для кого-то другого, вы развиваете свою способность запоминать.
Вам потребуется увеличить скорость печати, узнать по именам всех участников проекта, понять, какова их роль, осознать цели совещаний и в совершенстве овладеть терминологией.
Ваша задача — задокументировать только необходимое, а именно: 1) принятые решения, 2) действия, которые должны быть предприняты, и 3) ответственных за эти действия.
Я хочу уточнить, что фиксация ключевых фраз и их пересказ в отчете не означает, что вы должны записывать все, что говорят люди. Самая большая ошибка, которую я замечала в заметках других людей, — это стремление записать все дословно!
Секрет состоит в том, чтобы с точностью записывать ключевые фразы, которые произносят участники совещания. Замечу, на этапе «притворства» эти фразы должны быть ключевыми не для вас, а для людей, которые прочтут ваши заметки.
