Формат бумаги и размеры полей
Стандарт устанавливает следующие форматы бланков документов:
• A4 размером 210 x 297 мм;
• A5 как половина A4, размером 148 x 210 мм.
Каждый лист документа, оформленный на бланке либо без него, должен иметь следующие размеры полей:
• левое – не менее 20 мм;
• правое – не менее10 мм;
• верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
Бумага для документов, как и бланки, должна быть белой или светлой.
• ГОСТ;
• нормативные документы;
• классификаторы;
• Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативная база делопроизводства устанавливает данные правила. Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:
• законодательные и правовые акты РФ;
Нормативно-правовая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.
Документооборот организуется в виде потоков документов между пунктами обработки информации (руководство, специалисты) и пунктами технической обработки документов (копировально-множительная служба, архив). Различают входящие, исходящие и внутренние документы.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Термин «документирование» означает процесс создания документа.
Делопроизводство включает в себя:
• обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• организацию работы с документами (прием, обработку, передачу, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку для сдачи в архив или уничтожение).
В общем виде делопроизводство – это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
