Помните: профессионалы всегда занимаются собственным развитием. Любая ваша инициатива в итоге послужит вам во благо. Уточняйте у руководителя, чем еще вы можете быть ему полезны.
Всегда берите на себя ответственность за происходящее. Однако всегда помните о том, что своими эмоциями нужно управлять, не позволяйте вине завоевать ваши мысли.
Задача ассистента – привлечь руководителя к наиболее важным мероприятиям, обеспечить полезные связи, чтобы его бизнес рос еще лучше. Если с появлением помощника дела руководителя пойдут в гору, то он почувствует полезность ассистента и повысит ему зарплату.
Если вы чувствуете, что ваша нынешняя деятельность вам не по душе, то не нужно ею заниматься вообще. Приведу пример. Допустим, вы бизнес-ассистент руководителя и понимаете, что работа вам перестает нравиться. Вы ничего не хотите делать, все раздражает, вы не высыпаетесь, чувствуете, что работа вас уже не заряжает. Лучше уходить либо искать другого руководителя. И нужно просто подойти и честно сказать: «Меня не вдохновляет эта работа, я больше не хочу здесь быть». И уйти в другую компанию или вообще задуматься о смене профессиональной деятельности, поскольку не каждый может работать помощником.
Какой должна быть визитка. Даже если вы ассистент, вам обязательно нужна визитка. Бизнесменам, которые часто работают с иностранными бизнес-партнерами, следует напечатать визитные карточки на языке партнеров, в азиатских странах это особенно приветствуется. Если какая-то информация о вас изменилась, то нужно заказывать новые визитки. Ни в коем случае не исправляйте на старой: карточка с помарками – признак дурного тона. Признак хорошего тона для делового человека – наличие визиток на двух языках (русском/английском). Если вы не застали важного человека на месте, то загните правый верхний угол визитки и передайте через третьих лиц – это проявление уважения, данный жест распространен в международном деловом общении.
14. Отношения в коллективе между сотрудниками. Микроклимат в компании зависит от того, какие отношения сложились между коллегами. Ровные, доброжелательные, уважительные отношения – основа здорового коллектива. Если один из сотрудников совершает промах или ошибку, то коллегам важно научиться не высмеивать его, а корректно указывать на недостатки в работе; можно предложить ему помощь. Запомните: служебные романы, взаимная ненависть, холодная война, «серые кардиналы», козни – все это мешает рабочей обстановке и решению главных задач в коллективе.
15. Деловые жесты. Эта часть бизнес-этикета заслуживает нескольких томов описаний с красочными картинками. Жесты, манеры и мимика могут рассказать о человеке больше слов. Движения сотрудника в рабочее время должны быть энергичными, не вялыми, не замедленными. Походка должна быть уверенной, не рекомендуется при этом размахивать руками и делать очень крупные шаги. Прямая осанка, уверенный взгляд, отсутствие суеты в движениях – признаки делового человека. Рукопожатие – прикосновение к собеседнику, которое разрешено в деловой среде. При рукопожатии рука не должна быть влажной или холодной, долго трясти и сильно сжимать руку собеседника тоже не принято. Похлопывания по плечу, объятия, поцелуи возможны только между очень близкими партнерами, родственниками. Контролировать свои слова совсем нетрудно, гораздо сложнее контролировать мимику. Умный собеседник мгновенно поймет намерение и обман по вашей мимике. Деловая литература предлагает в помощь издания Аллана Пиза «Язык телодвижений» и «Психология лжи. Обмани меня, если сможешь» Пола Экмана. После прочтения этих книг вы будете еще лучше разбираться в людях.
10. Нэтикет – правила общения в Интернете. Без Интернета сегодня не может существовать ни одно предприятие. Умение общаться по переписке, комментировать статьи, отвечать на просьбы и заявки клиентов на сайте компании показывают деловой уровень сотрудника. Запомните: каждое обращение должно быть именным, личным. Письмо необходимо подписывать именем исполнителя, давать полные контактные данные компании, почтовый адрес, телефон, БИК, скайп, ссылку на сайт, режим работы компании.
11. Прием делегаций. Протокольный прием делегации – отдельная часть делового этикета. Не случайно существует длинный перечень правил по встрече и размещению членов делегации, их знакомству с представителями принимающей стороны. Протокол ведения деловой встречи, вручения подарков, деловых сувениров, цветов, поведение на фуршете или банкете – все эти вопросы скрупулезно описаны в тематических изданиях.
12. Деловые переговоры. Одно из важнейших правил делового этикета – умение грамотно вести переговоры, доводить до конкретного результата. Чтобы они прошли на должном уровне, перед их началом нужно выделить четкие цели, создать точный план и выбрать удобное время и место для обеих сторон. На первом этапе переговоров необходимо завладеть вниманием собеседника, создать доверительную атмосферу. В ходе беседы можно отмечать для себя этапы прохождения переговоров и завершить их сразу после достижения намеченной цели. Все важные моменты вы должны зафиксировать (например, делайте заметки в ежедневнике; это полезно на случай, если некие данные будут утрачены) и проанализировать результаты переговоров.
13. Взаимоотношения «начальник – подчиненный». Согласно правилам делового этикета, руководитель ко всем сотрудникам должен относиться ровно и одинаково, соблюдая разумную дистанцию. Вам важно уметь сглаживать любые истории и ситуации у вас на работе. Если вы вывели руководителя из себя – это ваша вина, если он в плохом настроении – тоже. Вы – главный человек в жизни руководителя, главнее, чем жена (муж), поскольку большую часть времени руководитель проводит с вами. И вы должны создавать комфорт для вашего руководителя.
9. Телефонный этикет. Деловое общение невозможно без телефона. Многие партнеры и клиенты судят о компании по тому, как сотрудники отвечают на звонки.
К телефонным диалогам следует подготовиться заранее: собрать воедино вопросы, которые надо задать, уточнить время, имена и даты, которые могут понадобиться. Звонить по рабочим вопросам можно только в рабочее время: с 9 до 21 часа (это не касается тех или иных договоренностей между вами и руководителем). Мелодия на вашем телефоне должна быть нейтральной. Во время переговоров и совместного обеда телефон следует отключить. Услышав автоответчик, не бросайте трубку, представьтесь и попросите перезвонить. Если на ваш звонок не ответили, перезванивайте не ранее чем через два часа. Невежливо ждать более шести гудков. Не стоит спрашивать о наличии времени у собеседника, если вы звоните в рабочее время по конкретному короткому вопросу. Заканчивает разговор тот, кто его начал. Он же перезванивает в случае прерванного соединения. Лучше всего отвечать после второго-третьего звонка; если вы берете трубку сразу же, то звонящий может не успеть сосредоточиться. Не сбрасывайте звонки – нужно ответить, попросить или пообещать перезвонить. Не надо в конце разговора извиняться, что отняли у собеседника время, лучше просто поблагодарить. Не давайте номера телефонов без согласия владельцев – это очень важное правило. Личные звонки в рабочее время допускаются в крайнем случае. Не стоит обсуждать свою личную жизнь при всем офисе – это некорректно и некрасиво. Пустая болтовня по телефону отвлекает сотрудников и формирует имидж несерьезного человека.
7. На работе – работать! Если сделать фотографию рабочего дня предприятия, картина будет удручающая: 80 % времени уходит на сплетни, перекусы, социальные сети и только 20 % – на ту самую работу, за которую платят зарплату. Сотрудник, приносящий компании прибыль, быстро делает головокружительную карьеру. Секрет его успеха прост – он работает, пока другие отдыхают (те самые 80 %). Делайте свое дело, и вы получите хороший результат.
8. Умение слушать и слышать оппонента. Это редчайший дар. В бизнесе он приносит миллионы, у него есть точное определение – слух на деньги. Каждый сотрудник, клиент и партнер обязательно расскажет о том, что ему требуется, что его мучает. Важно только уметь услышать и сделать нужное предложение. Этот же навык позволяет беречь время, которое дороже денег, ведь его нельзя накопить.
• Ограниченный словарный запас. В речи малообразованных людей слова-паразиты встречаются гораздо чаще, хотя бывают и исключения.
• Низкая скорость мышления. Когда человек не может быстро сообразить и дать информацию, появляются всякие «нууу, ааа». Подобные звуки вообще сильно раздражают.
• Намеренное использование слов-паразитов (часть имиджа, иногда уместно).
• Отражение человеческой натуры. Использование определенных слов может многое рассказать о человеке. Если в речи часто звучит «короче» – это значит, что человек не хочет обременять себя разговорами, он лентяй по жизни. Если человек использует «на самом деле» – он желает открыть истину, борется за правду. «Сами понимаете» – пример постоянно извиняющегося и оправдывающегося человека. Современная молодежь часто использует такие слова-паразиты, как «блин, типа, как бы», – они означают нерешительность, условность, образность мысли молодых людей. Бранные слова в речи – как правило, показатель низкого интеллектуального уровня. Однако в каждой ситуации свои правила. Навсегда запомните, что мнение о вас не изменить, даже если вы извинитесь за, например, тот же мат.
5. Уважение собеседника, партнера, клиента. Вообще, думающего только о себе и своей выгоде человека не уважают нигде. Клерк, захлопнувший дверь перед носом клиента в конце рабочего дня или перед обедом, сотрудник, громко разговаривающий по телефону в кабинете, где сидят его коллеги, директор, употребляющий крепкие слова в адрес подчиненных, – все это примеры людей, которые не уважают других. Не важно, кто на какой позиции, но уважение превыше всего.
6. Соблюдение коммерческой тайны. Таковая существует почти в каждой компании. Плакат 1941 года «Не болтай!» сейчас получает вторую жизнь и как нельзя лучше вписывается в интерьер многих современных предприятий и организаций.
