автордың кітабынан сөз тіркестері Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч
Конгрессная деятельность, конференц/конгресс-менеджмент, организация деловых мероприятий — деятельность, участники которой вовлечены в процесс организации деловых мероприятий, инициируемых коммерческими/некоммерческими, научными, правительственными организациями. Здесь ключевое слово — организация мероприятия — это ничто иное, как процесс подготовки и проведения мероприятия. Он включает в себя формирование идеи мероприятия, постановку целей, расчет сметы, планирование,
В Оргкомитете и рабочей группе задачи и ответственность должны быть четко определены и разграничены. Оргкомитет формулирует цели и задачи руководителю рабочей группы, а тот в свою очередь, вносит свои предложения, распределяет задачи среди непосредственных исполнителей, составляет план-график проекта, часто — формирует бюджет и контролирует исполнение сметы, координирует ход работ, несет ответственность перед Оргкомитетом за качество и своевременность исполнения задач.
необходимо определить его основные характеристики: инициатор, формат, масштаб, принцип финансирования, целевая аудитория и состав участников, регулярность, ротация, длительность.
но важно помнить, что любая цель должна быть однозначной, измеримой, реальной, ограниченной временными рамками, более того, сочетаться с другими целями:
S — specific, significant, stretching — конкретная, значительная. Это означает, что цель должна быть максимально конкретной, однозначной, ясной, понятной всем участникам процесса подготовки мероприятия. Цель не должна допускать многозначных трактовок.
M — measurable — измеримая. Цель должна быть измеримой, причем критерии измерения должны быть обозначены не только по конечному результату, но и по промежуточному.
A — achievable, action-oriented — достижимая, согласованная, ориентированная на конкретные действия. Все специалисты, вовлеченные в процесс подготовки должны понимать, что это цель вполне возможно достичь. Может быть, это потребует определенных усилий, но она не запредельна.
R — realistic, relevant, reasonable — реалистичная, уместная, полезная и ориентированная на конкретные результаты. Цель не должна создавать дисбаланс с остальными целями и задачами, стоящими перед организаторами
T — time-based — на определенный период, своевременная, отслеживаемая. Сроки должны быть обозначены всегда. Это могут быть так называемые red-lines (срок по представлению промежуточного результата) и dead-lines (крайний срок) достижения цели. Более того, крайне важно обозначить временные точки, когда будет проводиться некий аудит — когда мы будем оценивать, насколько быстро движемся к цели, появляются ли какие-то дополнительные отсрочки, форс-мажорные обстоятельства, которые могут помешать соблюсти сроки.
Изначально, на уровне идеи, свои цели можно сформулировать так:
— хочу стать «супер», обеспечить своей компании имидж «эксперта», первым поднять для обсуждения эту важную проблему;
— хочу найти новые контакты, бизнес-партнеров, поставщиков, потребителей, инвесторов;
— хочу провести «живое» исследование рынка;
— хочу удовлетворить потребности покупателя — участника конференции и заработать денег.
Конгрессное бюро — своего рода маркетинговое агентство, призванное продвигать возможности своего города или страны на региональном и международном рынках.
Выставочный научно-исследовательский центр R&C.
мире принято так, что DMC — это локальные компании — действующие в одной стране, городе, регионе, а РСО чаще — глобальные, то есть действующие в разных странах. Примеры таковых — MCI group, AIM International Group, CIMGLOBAL.
международной практике существуют специализированные компании — PCO (professional congress organizer) — организации, которые обеспечивают профессиональную помощь в планировании и организации конгрессов и конференций.
Уровень инфляции и курсы обмена валют также играют важную роль при выборе региона проведения конгресса, так как это напрямую влияет на количество денежных средств, которые необходимо будет потратить на проведение конгресса и на другие нужды участников в стране пребывания.