Оглавление

Введение

Данная книга является попыткой обобщить и систематизировать материалы в области управления знаниями (knowledge management), а также изложить их в научно-популярном формате для широкого круга читателей. Рассматривать ее в качестве учебного пособия не стоит — на текущий момент существуют различные подходы к управлению знаниями, разные концепции извлечения и применения знаний. Даже используемая терминология по данной теме может сильно различаться или нести разные смыслы. Содержимое книги представляет собой обзор предметной области «Управление знаниями», который можно использовать для понимания основных принципов. Для различных областей знаний такие базовые принципы являются общими, независимо от контекста и терминологии. Помимо теоретических основ в книге рассматриваются вопросы практического управления знаниями, построения баз знаний и систем управления знаниями.

История вопроса

Появление термина «управление знаниями» принято относить к 1956 г. Активное развитие темы — к 90-м годам прошлого века. Сегодня термин «управление знаниями» чаще всего используется в области экономических наук и в менеджменте. Хотя сами идеи поиска, хранения и применения знаний существуют не одну тысячу лет. Самый древний способ управления знаниями формулируется как «спросить у мудреца». Вполне рабочий подход, сохранившийся и до наших дней. Если нужны знания — надо найти человека, который ими обладает. И спросить у него. Возможно, он ответит на ваш вопрос. И вполне возможно, ответ «мудреца» даст вам нужные знания. Но не факт.

Если говорить именно об «управлении» знаниями, то нужно представлять себе достаточно четко — знания в какой области требуются, и с какой целью? А еще хорошо бы знать — существуют ли нужные знания в природе? Если не существуют — как и где их можно добыть? Сколько времени и ресурсов потребуется для добычи нужных знаний? Какова полезность добытых знаний? Не превысят ли затраты на добычу знаний ценность самих этих знаний? Вопросов в области управления знаниями возникает много. Они возникали раньше, и будут возникать в будущем, наверняка. Так или иначе, ответы на такие вопросы приходится искать каждый раз, когда появляется потребность в конкретном знании. Чаще всего процесс начинается с вопроса «где искать?». Густав Юнг назвал бы это «архетипом». По сути, это поведенческий рудимент — остаток того самого способа «спросить у мудреца».

В разные времена люди по-разному добывали знания. От получения знаний в «чужих краях» (войны, торговля, поиск специалистов, …) до «выращивания» носителей знаний у себя на родине (организация библиотек, учебных заведений, поддержка исследований, …). В первом случае процесс казался более быстрым: услышал о мастере или о технологии где-то в чужом краю, отправил туда купцов или войска — готово. Получил технологию или носителя знаний. Если удастся, конечно. К примеру, секрет производства пороха, фарфора и шелка в Китае иностранцы пытались узнать не один десяток лет. Во втором случае процесс выглядит более длительным, но более надежным. Если целенаправленно поддерживать развитие технологий и наук, то через 2..3 поколения можно получить знания, существенно повышающие возможности человеческого сообщества — города, страны или цивилизации. Если повезет, то даже в первом поколении «выращенных» специалистов можно получить качественно новый уровень технологий и науки. Таланты-самородки появлялись в разные эпохи у многих народов. Обучение своих специалистов в «дальних краях» представлял собой «гибридный» вариант добычи знаний — с одной стороны идет подготовка своих специалистов в нужной области, с другой — используются уже существующие где-то знания и навыки. Такой подход сокращал процесс получения нужных знаний до нескольких лет.

В любом случае «добыча» знаний — задача непростая, затратная и рискованная. Это сейчас у всех доступ к интернету в любое время суток. А раньше информация распространялась очень медленно и порой терялась. И если удавалось добыть что-то ценное для экономики или военного дела — это кардинально меняло жизнь общества. Иногда получение новых знаний было вопросом выживания. Например, стальные мечи, копья и стрелы против бронзы. Огнестрельное оружие против луков и арбалетов. Паровые машины против конной тяги. И так далее. При этом судьба новых знаний часто зависела от одного человека и его субъективной оценки. Буквально — понравится правителю или нет, решит он поддержать применение новых знаний или прикажет их уничтожить вместе со специалистами (и такое бывало).

За прошедшие века своего развития человечество пришло к выводу, что знания являются очень ценным ресурсом. С помощью доступных знаний общество не только решает задачи своего выживания, но и обеспечивает себе развитие в будущем. Сегодня принято считать «экономику знаний» высшей формой постиндустриального уклада экономики. Проще говоря, экономика знаний — следующий этап развития мировой экономики после индустриального экономического уклада. Утверждение не бесспорное, но общепринятое на сегодня. Предполагается, что инвестиции в создание новых знаний гораздо эффективнее инвестиций в индустриальные формы экономики. Радикально эффективнее. Образно выражаясь, разница как между кустарным штучным производством и крупносерийным промышленным. Для иллюстрации, построить новую фабрику по производству лекарства — задача понятная и довольно просто реализуемая. Доходность такой фабрики тоже достаточно очевидна — она зависит от ее производственных мощностей и покупательского спроса. При этом экономическая эффективность фабрики заведомо ограничена — спросом и технологией производства. В случае разработки нового лекарства (новые знания) ограниченность покупательского спроса на него сохраняется, а вот от производственных мощностей уже не зависит. По крайней мере, напрямую. Разработчик нового лекарства продает лицензии на его производство фабрикам. Собственно, он передает производителям за деньги «копии» разработанной им технологии, не вкладываясь в постройку и содержание фабрик (средства производства). Такой подход экономически более эффективен, но более рискован — ценность «добытых» новых знаний может оказаться ниже ожидаемой или вообще отрицательной (негативные побочные эффекты лекарства, например).

Не вдаваясь в глубины экономических теорий, можно смело утверждать, что базовые принципы и навыки управления знаниями представляют очевидную ценность (полезность) не только на уровне государства, индустрии, коммерческого предприятия или общественной организации. На личном уровне управление знаниями дает существенные преимущества. Речь может идти как о персональных знаниях и навыках конкретного человека, так и о «коллективных» знаниях и навыках — научного или экспертного сообщества, творческой или исследовательской группы, образовательного учреждения, ассоциации специалистов и т. п. Четкое представление о том, что такое знания, как и где их получить, каково качество и ценность полученных знаний — сэкономит кучу времени, как минимум. А еще снизит риски, связанные с использованием знаний. При грамотном системном обращении со знаниями можно сберечь их от полной или частичной утраты, повысить эффективность их применения в своей деятельности. При удачном стечении обстоятельств, навыки управления знаниями могут привести к новым научным открытиям, изобретениям или творческим результатам.

Актуальным на сегодня представляется новый «ликбез» в области управления знаниями. Сам подход к работе со знаниями в эпоху тотальной «цифровизации» и перехода к экономике знаний требует массовой «ликвидации безграмотности» в этой области. Парадоксальность сложившейся ситуации в том, что информации по управлению знаниями в свободном доступе много, но она чаще всего касается экономики или корпоративного управления. Для студентов специальностей «экономика» и «менеджмент», к примеру, издаются учебники по теории управления знаниями. В них детально излагаются довольно специфические вопросы управления знаниями в области экономики или менеджмента. Применять такую специализированную форму изложения в других предметных областях затруднительно. В данной книге материалы по возможности представлены в «унифицированном» формате, что должно способствовать максимально широкому их применению.

Термины и определения

Субъект, объект и процесс

Субъект — человек, который наблюдает объекты и процессы окружающего мира, различает их, измеряет и оценивает

Объект — обособленная часть физического мира или часть представлений человека об окружающем его мире, которую человек может наблюдать, различать, подвергать измерению и оценке.

Процесс — наблюдаемые субъектом изменения объектов с течением времени. Одним из основных показателей процесса является его интенсивность — количество/качество изменений объектов процесса в единицу времени.

Информация, данные и знания

Информация — способ восприятия объектов и процессов, позволяющий субъекту моделировать наблюдаемое, применять полученные модели для объяснения и описания, а также для прогнозирования объектов и процессов.

Существует минимальный объем воспринимаемой субъектом информации — пороговое отношение «сигнал/шум», меньше которого субъект не способен воспринимать объект или процесс. Оно соответствует наличию факта наблюдения объекта (сигнал) или его отсутствию (шум).

Данные — информация, относящаяся к данным конкретным объектам или процессам.

На практике понятия «информация» и «данные» часто применяют как синонимы. Однако, по смыслу термин «информация» шире, чем термин «данные». В самом широком смысле «данные» можно считать подклассом «информации». Другими словами, «информация» может быть как абстрактной (не привязана к конкретному объекту или процессу), так и конкретной (связана исключительно с конкретным объектом или процессом). Само слово «информация» происходит от «in form» (в форме), что подразумевает ВСЕ возможные наблюдаемые объекты и процессы, которые обладают формой и могут быть описаны. При этом «данные» — частный случай информации, относящийся к данным (отдельным) объектам и процессам в заданных (ограниченных) условиях.

Знания — полезные данные или информация.

Степень полезности данных или информации зависит от многих факторов. Среди наиболее значимых факторов — оценка субъекта, актуальность и возможность использования для заданной цели. В этом смысле не бывает «абстрактных знаний», знание это всегда нечто обладающее полезностью для конкретных субъектов в конкретных условиях. С течением времени знания могут утратить свою полезность, после чего они становятся просто данными или информацией.

Метаданные

Метаданные — данные о данных.

Если данные относятся непосредственно к объектам и процессам, то метаданные — только к данным. Например — когда и каким образом получены эти данные? Где и в какой форме они хранятся? Каким образом эти данные можно использовать? В чем полезность этих данных, для кого и в каких целях? Отсюда можно вывести «формулу» знаний, основанных на данных: «Знания = данные + метаданные об их полезности».

Моделирование

Моделирование — способ описания наблюдаемых объектов или процессов.

Использование моделей для описания позволяет создавать «копии» наблюдаемого, производить оценку, сравнение и предсказывать наблюдаемые или новые объекты и процессы. Одной из важнейших характеристик моделирования является адекватность модели наблюдаемым объектам и процессам. На практике модель может лишь частично описывать наблюдаемое для конкретных условий. Для разных условий нередко приходится использовать различные модели.

Прогнозирование

Прогнозирование — способ предсказывать объекты или процессы в будущем.

Одно из важнейших свойств человеческого разума, отличающее его от животных это способность прогнозировать события на основе абстрактных моделей — т.н. «абстрактное мышление». Некоторым видам животных тоже свойственно абстрактное мышление, но оно проявляется, скорее, как исключение — у отдельных особей. Для людей же это является биологической особенностью и проявляется массово. Способность предсказать изменения окружающей среды, поведение и взаимодействие объектов, начало, завершение и результаты процессов — серьезное эволюционное преимущество человека. Слово «прогноз», буквально означает «знание о будущем». Прогнозирование часто используется как основная «полезность» информации или данных, тем самым являясь основой для извлечения знаний.

Процесс

Процесс — описание (модель) изменения отдельных объектов или их совокупности с течением времени.

В одном процессе единовременно могут участвовать множество объектов. С другой стороны, отдельный объект может единовременно участвовать в нескольких процессах. Субъект не является участником процесса по определению, он является наблюдателем процесса или осуществляет управляющее воздействие на процесс. Если в описании процесса указаны люди — их целесообразно рассматривать в таком случае как ОБЪЕКТЫ данного процесса.

Полезность информации

Полезность — свойство информации, способствующее достижению цели или решению задачи.

Полезность информации может быть явной (очевидной) или неявной (скрытой). Кроме того, полезность информации как признак знания во многом зависит от ее оценки субъектом. Одна и та же информация может обладать полезностью для одного человека и при этом не представлять полезности для другого. Такой же феномен полезности наблюдается и для различных целей использования информации. Одна и та же информация может обладать явной полезностью для одной цели, неявной полезностью для другой цели и не обладать полезностью вовсе для третьей цели. Базовый вопрос для оценки полезности информации: «Для кого и в каких целях данная информация является полезной?». Если полезность информации определена (для кого и в каких целях), то она становится знанием — для конкретного субъекта в конкретных целях. Принято также оценивать степень полезности информации как «высокая», «средняя» и «низкая». Иногда встречаются попытки использовать оценки «нулевая» и «отрицательная» полезность, но они методологически некорректны. «Нулевая полезность» означает ситуацию, когда полезность отсутствует (нечего оценивать). «Отрицательная полезность» по смыслу является заменителем термина «вредность» — такая ситуация означает, что полезность отсутствует и при этом существует риск причинения вреда субъекту, если информация станет доступна третьим лицам. Собственно, к оценке полезности информации «вредность» отношения не имеет — это предметная область защиты информации.

Актуальность знаний

Актуальность — способность знаний обеспечить полезность в конкретный период времени и в заданных условиях.

Помимо содержания полезной информации знания должны быть актуальными в тот момент или период времени, когда они применяются. Поговорка «Дорога ложка к обеду» очень точно описывает ситуацию с актуальностью. Мы можем обладать информацией с явной полезностью, но в нужный нам момент времени она может оказаться неактуальной. А через некоторое время она может вновь обрести актуальность, если условия изменились.

Применимость знаний

Применимость — свойство знаний, характеризующее возможность их использования в заданных условиях.

Чаще всего применимость знаний используется в смысле ограничения: для каких-то целей считается возможным их применять, для каких-то нет. Например, знания о редактировании генома человека считается возможным использовать для лечения заболеваний, но недопустимым для клонирования людей. С другой стороны, не являются редкостью ситуации, когда использование знания переносится из одной предметной области в другую. Таким образом, применимость знания расширяется. Синонимом применимости знания является термин «области применения», но он используется в более узком смысле. Для иллюстрации — применимость знания может включать в себя как области применения, так и цели применения

Предметная область знаний

Предметная область — множество всех объектов, субъектов, процессов и условий, для которых данные знания могут применяться с целью извлечения полезности.

Описание предметной области может обладать различной полнотой, детализацией и формой. Самые простые формы — списки объектов и субъектов. Для более сложных форм описания характерно указания связей между объектами, способы управляющих воздействий на объекты или процессы со стороны субъектов, описание допустимых процессов и условий применения знаний. Наиболее полные формы описания предметной области принято называть «онтологией».

Качество знаний

Качество — субъективная оценка знания, основанная на совокупности признаков (критериев и дескрипторов).

Для оценки качества знания могут быть использованы как основные его признаки — полезность, актуальность и применимость, так и дополнительные. В роли дополнительных признаков качества знания могут выступать «полнота», «целостность», «наглядность» и т. д. Набор дополнительных признаков (дескрипторов) для оценки качества знаний должен соответствовать предметной области и потребностям субъектов знания.

Научный подход к управлению знаниями

Материалы данной книги подбирались на основе исключительно научного подхода — как одного из существующих подходов к познанию. Вопросы, относящиеся к философии, религии, эзотерике или к другим способам трактовки понятия «знание» в контексте данной книги не рассматриваются. С позиции научного подхода «знание» рассматривается как модель восприятия окружающего мира и взаимодействия с ним. При этом должны соблюдаться, как минимум, два принципа «научности» — наблюдаемость и воспроизводимость.

Наблюдаемость означает, что объект, процесс или условия могут быть подвергнуты наблюдению со стороны субъекта. Если непосредственное наблюдение невозможно, допускается применение «моделей» — описание объекта наблюдения посредством языка, символов или других объектов. В качестве моделей могут выступать гипотезы, аксиомы, предположения, теории и т. п. Такой подход позволяет предсказывать объекты наблюдения, и применять их до того, как они будут обнаружены практически.

Воспроизводимость — это способность воспроизвести наблюдение в таких же условиях. Если один субъект произвел наблюдение в заданных условиях, а другим субъектам в таких же условиях это не удается — такое наблюдение не признается «научным». И наоборот — когда наблюдаемое воспроизводится другими в таких же условиях, это признается «научно обоснованным». Даже если нет возможности объяснить наблюдаемое (пока что). В мире науки такое случается нередко. Например, в ходе проведения эксперимента наблюдается некий феномен. Проводивший эксперимент ученый повторяет его несколько раз, чтобы убедиться в воспроизводимости наблюдаемого. Потом публикует условия эксперимента и описание наблюдаемого феномена в научном журнале. Другие ученые, ознакомившись с публикацией, проводят этот же эксперимент у себя. Если описанный в публикации феномен воспроизводится в таких же условиях — они дают положительные рецензии на исходную публикацию. С этого момента указанный в публикации феномен признается «научным фактом» и может быть использован другими заинтересованными лицами (субъектами) в целях извлечения полезности.

В полной мере такой подход эффективен и в отношении управления знаниями. Научным подходом будет являться такой способ использования знаний, при котором знания наблюдаемы и могут быть воспроизведены в описанных условиях. Если это не так — стоит усомниться, а знания ли это? Если я наблюдаю (использую) какие-то данные, но не могу их воспроизвести — я не смогу извлечь полезность, значит, это не знания по определению. Если я не могу гарантированно наблюдать знания — невозможно их передать другим субъектам. Если знания получены «косвенно» и единожды, не факт, что в дальнейшем они будут обладать полезностью.

Конечно, существуют пограничные области, для которых знания недостаточно полны или недостаточно детализированы. В таком случае оценить их «научную обоснованность» бывает затруднительно. Если область ваших интересов затрагивает подобные области — это хорошая тема для проведения научных исследований. При удачном стечении обстоятельств результаты исследований в «пограничных» областях знаний приносят радикально новые знания. Они могут перевести целую предметную область из состояния «недостаточно изучена» в состояние «перспективно для прикладного использования». Что высоко ценится не только в научном сообществе. Большой прикладной потенциал вновь открытой и хорошо исследованной предметной области обеспечивает ее перспективность для извлечения полезности. Со всеми вытекающими экономическими, финансовыми и социальными последствиями для обладателя таких знаний. В хорошем смысле, разумеется!

Предметная область

Описание предметной области

Так или иначе, описание предметной области знаний существует в каком-то виде. Совсем без описания невозможно оценить полезность знания. Существует даже такое устойчивое выражение в научной среде — «конь сферический в вакууме». Это как раз наглядный пример минимального описания предметной области, которое не несет никакой полезности. Или почти не несет. Что полезного мы можем извлечь из данного описания? Описан один объект — конь. Описано одно свойство объекта — сферический. Описано одно условие — нахождение объекта в вакууме. В теории, полезность описания не нулевая. Можно сказать — около нуля. Практическая же ценность отсутствует. Чтобы не попадать в похожую ситуацию при описании предметной области считается «хорошим тоном» использовать следующие правила:

— Описать или перечислить нужно все объекты, для которых применимы данные знания

— Если объектов очень много, их можно группировать в классы, и применять для описания целые классы объектов

— Не стоит использовать в описании объекты, не относящиеся к данной области знаний непосредственно

— Описание отношений между объектами должно трактоваться однозначно

— Для описания процессов нежелательно использовать объекты, не указанные заранее. Исключение могут составлять «очевидные» для данной области знаний объекты. Но злоупотреблять этим не стоит.

— Для описания ограничивающих или обязательных условий желательно использовать «сухой академический язык» — с минимальным количеством «художественных изысков» и вариантов для трактовки

— При описании субъектов стоит избегать характеристик личности или персональных качеств. Оптимальным является использование функции (оператор, руководитель, …), статуса (владелец, клиент, сотрудник, …), должности (заведующий складом, …), специальности (кинолог, парикмахер, …) или компетенции (токарь 6-го разряда, …)

Пример «минималистичного» описания:

Предметная область: «Воспитание, содержание и дрессировка собак возрастом до 1 года»

Субъекты: владельцы собак, кинологи, сотрудники приютов для животных

Объекты:

— Собаки возрастом до 1 года

— Помещение для содержания собаки

— Места выгула собаки

— Корм для собаки

— Аксессуары для содержания собаки

— Домашние животные, взаимодействующие с собакой

— Бытовая химия для содержания собаки

— Ветеринарные препараты для собаки

— Ветеринарные клиники

Процессы:

— Обеспечение условий для содержания собаки

— Взаимодействие с собакой

— Поддержание здоровья собаки

— Дрессировка собаки

Полезность для субъектов: «Повышение качества содержания собаки, облегчение взаимодействия, снижение рисков утраты здоровья собаки»

Структурирование предметной области

В самом общем случае описание предметной области может быть неструктурированным. Часто это характерно для «общеизвестных» областей знаний. В этом случае автор описания подразумевает, что необходимые аспекты «всем известны» и не стоит тратить время на детали. Такой подход имеет право на жизнь, но может сыграть плохую шутку в дальнейшем при использовании такого «неявного» способа описания предметной области. Вполне может оказаться, что «общеизвестное» для разных людей представляется в существенно по-разному.

Описание предметной области может оказаться довольно объемным и сложным. В таком случае его восприятие и применение будет затруднено. Структурирование предметной области позволяет ориентироваться в описании и более эффективно применять его на практике. Например, форматы описания «глоссарий», «список», «классификатор» — типичное структурирование текста. Эффективность работы с ним повышается за счет уменьшения затрат времени на поиск необходимого фрагмента. Вместо необходимости вычитывать описание целиком, можно найти необходимое по ссылке, номеру в списке или по алфавиту.

Форматы структурирования предметной области могут использоваться различные. Для небольшого по объему текста достаточно его разбивки на абзацы. Если описание содержит специфические термины, уместным будет добавить глоссарий для них. Если абзацев в тексте становится много (5..7 и более), целесообразно их пронумеровать, дать им заголовки и вывести в отдельный список. Желательно при описании предметной области не использовать сложные многоуровневые списки — это затрудняет восприятие при чтении. Достаточно простого перечня или нумерованного списка в один уровень.

Принципиально важно при описании предметной области соблюдать последовательность разделов: