Потренируйтесь на себе: заведите блокнот или гугл-документ, в котором вы будете фиксировать протоколы телефонных разговоров. Есть отличное упражнение «30 секунд»: после каждого разговора в течение 30 секунд опишите его самые главные результаты.
Кстати, это отличная практика завершения разговора. Не просто сказать: «Ок, я все понял», а за 30 секунд озвучить главные итоги: «Ок, резюмирую: мы договорились об этом, сроки такие, следующие действия такие. Все верно?».