8.23. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться делопроизводителем подразделения в случаях:
перед передачей документов в архив организации;
при перемещении дел;
при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;
при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.
Настольная книга ответственного за делопроизводство
·
Рогожин М.Ю.
