Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям документа

Чем короче документ, тем выше шанс, что занятый руководитель внимательно прочтет его.
Для сокращения документов используются те же основные принципы, что и для создания.
Чтобы сократить все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям, используйте принцип пирамиды:
сформулируйте цель документа;
найдите главные мысли — пункты верхнего уровня;
сохраните только те главные мысли, которые имеют прямое отношение к цели документа;
рассортируйте всю остальную информацию (детали) — сделайте ее подпунктами главных мыслей;
оставьте только те подпункты, которые критически необходимы для аргументации и иллюстрации главных мыслей.