Остановки нередко называют незапланированными заданиями, поскольку они всегда происходят неожиданно. Остановка сама по себе не является процессом, следовательно, поток работы нарушается, в результате чего происходит потеря времени и ресурсов.
Примеры перепроизводства: составление отчетов, которые никто не читает и которые никому не нужны; изготовление лишних копий документов; пересылка одного и того же документа по электронной почте или факсу несколько раз; ввод повторяющейся информации во множество документов; бессмысленные собрания.
Система принципов 5S: 1. Сортируй Не уверен — откажись! 2. Соблюдай порядок Свое место для каждого предмета и каждый предмет на своем месте! 3. Содержи в чистоте Чистота — залог бережливости! 4. Стандартизируй Стандартизация – основа любых улучшений! 5. Сохрани достигнутое Проводи проверки, чтобы сохранить достигнутое и преуспеть!
Бережливый офис не решит всех проблем организации. Задача данной системы — обеспечить адекватное, нацеленное на устранение потерь поведение сотрудников.
У каждого совещания должны быть четкие цели и повестка дня. Цель — это то, чего вы хотите достичь по итогам совещания. Повестка дня — это то, как вы будете этого добиваться.
Если сотрудник не может получить информацию о том или ином процессе, то, выполняя его, он будет импровизировать, и в результате у организации могут начаться проблемы. Когда процессы не стандартизированы и клиенты компании видят, что одно и то же задание каждый раз выполняется по-разному, они теряют доверие к ней и ее персоналу.
Создайте атмосферу, в которой сотрудники чувствовали бы, что они могут свободно обсуждать то, в каких сферах требуются улучшения. Это происходит, когда люди знают, что их не будут винить за случайные ошибки и что акцент всегда делается на том, как усовершенствовать тот или иной процесс, а не на том, кто виноват в неэффективной работе. Основное внимание уделяйте фактам, касающимся процесса.
