При реализации периодической оценки рабочих мест, также необходимо продумать обратную связь. То есть не просто провели оценку, но и выяснили, какие решения на их основании принимаются.
организацию рабочих мест, то на начальной стадии нам достаточно, чтобы места были чистыми и аккуратными, на второй стадии мы уже хотим видеть какие-то правила поддержания чистоты, уборки, на третьей мы должны убедиться, что у работников выработалась привычка поддерживать состояние рабочего места в чистоте, а на пятой стадии мы должны увидеть, что пилотный участок совершенствуется сам, что рабочий сам начал выполнять все шаги 5S. Например, идеал, когда рабочий сам проводит сортировку, соблюдает правила порядка, содержит рабочее место в чистоте, предлагает какие-то улучшения и т. д.
Стандарты поддержания чистоты и уборки. Прописывается кто, что, где, когда, как и при помощи чего делать уборку, кто какую уборку производит, какие критерии чистоты после уборки должны присутствовать и так далее
В стандарте прописано место, которое следует убирать, действия, что делать, инструмент, с помощью чего это делается, результат и периодичность
Ваш акцент в работе должен быть направлен в первую очередь на устранение времени на поиск документации, запасов и перепроизводства, исключение скопления документов, лишних перемещений и бумаг, разделение зон ответственности, закрепление общих правил, а также на исключение ошибок с помощью визуализации
Кратко подведём итог, на чём мы фокусируемся при устранении потерь в офисе. Это исключение ошибок в работе, остановок процесса, возвратов продукта, уточнения информации, внесения исправлений, потери времени на поиск, хождения, ожидание внутренних заказчиков и поставщиков. Это все, что повышает стабильность процесса
о проделанной работе, о расходах средств и времени работы команды и так далее
Также важно акцентировать внимание на положительных моментах кампании. Когда мы не ищем виноватых, а фокусируемся на улучшении организации рабочих мест, когда акцент не ставится на негативных моментах, на том, сколько потерь осталось, или что можно было сделать, но не сделано
На первом шаге уменьшаются затраты времени на поиск необходимого. Если мы меньше ищем и перекладываем предметы, когда мы знаем, где они лежат, когда у нас нет лишнего мусора, который мешает, отвлекает наше внимание — соответственно, уже здесь, на первом шаге, уменьшается время на поиск необходимых предметов.
На втором шаге происходит уменьшение затрат времени на поиск необходимого, сокращаются ошибки из-за применения не того, что нужно. Мы избавились от всего, что нам не нужно и оставили только то, что нужно и в том количестве, которое необходимо, в тех местах, где вещи удобно брать, искать и так далее.
7 видов потерь — излишние запасы, ожидания, перемещения, переделки, перепроизводство, излишнюю обработку и транспортировку.