автордың кітабынан сөз тіркестері  PROзакупки: Полный курс для предпринимателей

Эдуард Трымбовецкий

ключевые элементы, которые можно включить в предварительный анализ помимо закупочной цены товара или оборудования, а именно:

сопутствующие расходы: транспорт, упаковка, таможенные пошлины, условия оплаты;
стоимость приобретения: работа отдела закупок;
стоимость владения: управление запасами, амортизационные отчисления;
затраты на техническое обслуживание: запасные части, техническое обслуживание;
затраты на использование: стоимость использования, эксплуатация, услуги;
затраты на утилизацию: замена и утилизация;
расходы на обучение внутренних сотрудников и конечных заказчиков.

Минимизация затрат, повышение производительности, снижение рисков и улучшение качества приобретаемых товаров — лишь небольшая часть повседневной работы профессионального закупщика. Но в стремлении получить максимальную отдачу при минимальном риске отделу закупок важно принимать во внимание совокупную стоимость владения (от англ. Total Cost of Ownership — TCO), под которой понимается общая стоимость приобретения и использования товара на протяжении всего его жизненного цикла.

«Единственный поставщик может обеспечить снижение затрат для нашей компании. При приобретении товаров и услуг у единственного поставщика наш отдел закупок автоматически приобретает несколько дополнительных преимуществ. Поскольку мы консолидируем и размещаем большой объем заказов в одних руках, мы можем договориться о привлекательной цене, удобном способе доставки и комфортных условиях оплаты. У нас прекрасно работает формула: покупай больше — плати меньше. Единственный поставщик помогает нам повысить уровень прозрачности операционной активности. Работа с одним поставщиком позволяет легко обнаружить нарушения и ошибки, что приводит к минимизации операционных рисков.

Шаг 1. Начните с оценки ваших затрат за последние 12 месяцев. Вам необходимо понимать, какой объем средств тратит ваша компания на техническое обслуживание и ремонт.
Шаг 2. Настройте доступ к аналитическим базам данных совместно с финансовым отделом. Как правило, финансовый отдел обладает полной информацией по стоимости товаров и выполняемых работ на начальном этапе вашей деятельности по упорядочиванию закупок в сфере ТОиР.
Шаг 3. Займитесь аудитом уже выставленных сопроводительных документов в адрес вашей компании. Выборочно проверьте счета-фактуры и акты выполненных работ, чтобы убедиться, что подрядчики и поставщики не завышали цен.
Шаг 4. Проверьте вашу контрактную базу в сфере ТОиР. Анализ коммерческих условий в контрактах, соглашениях и спецификациях позволит понять, насколько ваши поставщики и подрядчики соблюдают договорные обязательства.
Шаг 5. Проведите анализ входящих запросов от внутренних заказчиков для формирования унифицированного шаблона, позволяющего стандартизировать процесс заявок.
Шаг 6. Не откладывайте переговорный процесс с крупными поставщиками и подрядчиками в сфере ТОиР. Несмотря на прочные сложившиеся отношения с вашими партнерами, организуйте встречи для обсуждения или пересмотра договорных обязательств на взаимовыгодных условиях.

Шаг 6. Определите ключевые показатели производительности
Ключевые показатели необходимы для оценки эффективности результатов трансформации и их сравнения с первоначально поставленными целями

одна из причин, по которой компании инициируют закупочную трансформацию, — внедрение прозрачной системы показателей эффективности.

Во-вторых, это стратегия управления поставщиками
Сущность закупочной деятельности во внешней среде заключается во взаимодействии с партнерами — подрядчиками и поставщиками. Грамотный и осознанный выбор того или иного поставщика, его развитие и управление могут стать для компании решающим фактором в конкурентной рыночной борьбе.

В-третьих, это стратегия управления рисками
Стабильно функционирующие компании полагают, что для дальнейшего устойчивого развития необходимо сконцентрироваться на управлении рисками в закупочной деятельности.

, самым популярным типом стратегии закупок является снижение затрат.

Какие цели ставит перед собой закупочный блок при разработке стратегии?

Устранение несанкционированных закупок
Минимизация внеплановых расходов
Определение роли, прав и обязанностей отдела закупок в компании
Повышение прозрачности закупочной деятельности
Укрепление доверия и повышение лояльности со стороны внутренних клиентов
Сокращение снабженческих ошибок
Снижение затрат
Более рациональное сотрудничество с поставщиками и подрядчиками
Значительное сокращение несвоевременных поставок