Необходимая избирательность

Умение сделать выбор и не ошибиться в современном мире играет важную роль. Этот навык состоит в том, чтобы в любой момент выбирать главное задание, браться за него и доводить до конца. И квалификация с опытом в карьерной гонке могут даже проиграть мудрой избирательности. Потому что верный выбор и определяет как раз то, каким успешным будет тот или иной сотрудник.

Чёткая приоритизация задач – вот секрет успеха тех, кто, как вам кажется, обделён талантами и престижным образованием. Эта же привычка – их секретное оружие, благодаря которому на фоне гениев с миллионом идей и нереализованных планов они выглядят в сто раз лучше.

Правда о лягушках

Марк Твен предлагает всё самое неприятное делать с утра пораньше. И называет это «съесть лягушку». Остаток дня будет чудесным, если в начале дня управиться с лягушкой.

Лягушкой может быть любая важная задача, которую хочется отложить на неопределённый срок и тянуть время до последнего. Но лягушка повлияет на успех и на жизнь положительным образом. Так почему бы не уделить ей время вместо прокрастинации?

Правило одно: из двух лягушек надо выбирать наиболее уродливую. Если есть две важные задачи, то начните с самой сложной и главной. Беритесь за неё без промедления, доводите до конца и беритесь за вторую.

Пусть это упражнение закалит вас. И не поддавайтесь искушению начать день с более приятной и простой задачи. Потому что самое важное решение за день – это решение, чем заняться в первую очередь, а чем – во вторую. В этом и кроется секрет отличной работоспособности.

Действуйте безотлагательно

Деятельный характер – вот секрет успешных людей-карьеристов. Они быстро приступают к решению важнейших задач и не сдаются под натиском обстоятельств, пока не завершат свой труд.

Зарплату все получают за конкретные измеримые результаты. Каков вклад в работу коллектива – таков и доход от работы. И ценится именно «та важнейшая лепта, которую от вас ждут».

Бурная деятельность не равна результату. Можно проводить планёрки и совещания, строить планы, продвигать идеи, но потом вдруг выяснить, что в перерывах между обсуждениями великих идей никто так и не удосужился их реализовать. Работа стоит на месте, хотя имитация бурной деятельности налицо.

Развивайте привычку к успеху

Персональный успех зависит от того, какие привычки вы вырабатываете со временем. Например, умение ставить акценты, не затягивая с выполнением важной работы и доводя её до конца. Чтобы освоить подобные привычки, нужно постоянно тренироваться, повторять нужные действия, пока они не станут естественными и не войдут в ежедневную рутину.

Такие привычки окупаются сразу же и работают на результат в долгосрочной перспективе. Психологически и эмоционально мы чувствуем себя хорошо, когда завершаем трудную работу. Мы получаем удовлетворение, чувствуем себя победителями. Чем важнее выполненная задача, тем больше радости, уверенности в собственных силах мы испытываем.

В такие моменты наш мозг начинает вырабатывать эндорфины – «гормоны удовольствия», которые дарят столько приятных ощущений. Эта гормональная реакция позволяет каждому чувствовать себя полноценным и творческим человеком.

Полезная привычка

Один из ключевых «секретов успеха» заключается в том, чтобы привыкнуть к эндорфинам и ощущению ясности, компетентности и уверенности, которые они приносят. Когда это происходит, вы становитесь более организованными, чтобы выполнять все более сложные и важные задачи от начала до конца. Такое поведение является базой карьерного успеха, уважения к себе и полноты жизни.

Если помнить об этой цепочке и упорно стремиться к выбросам эндорфинов благодаря выполненным задачам, то в конечном итоге вы разовьёте полезную привычку. В какой-то момент вы заметите, что вам проще завершить важные задачи, чем отложить их на другой день.

Короткого пути нет

Вы, наверное, слышали анекдот о том, как прохожий спрашивает у уличного музыканта о том, как попасть в Карнеги-холл, а тот отвечает: «Репетировать, мой уважаемый, только репетировать».

Для освоения любого навыка необходима практика. К счастью, наше сознание, как и наши мышцы, только крепнет благодаря тренировкам. Это означает, что мы можем сформировать любую поведенческую привычку, если решим, что это нужно и целесообразно.

Три фактора формирования полезной привычки

Для того, чтобы вам было легко сосредотачиваться на главном, необходимы твердость, дисциплина и настойчивость. Все эти качества можно развить.

Во-первых, примите решение развить привычку доводить каждое дело до конца. Во-вторых, будьте дисциплинированны. Тренируйтесь, повторяя нужные действия снова и снова, пока они не станут для вас естественными. В-третьих, продолжайте упорно шагать в выбранном направлении до тех пор, пока эта привычка не войдёт в вашу рутину и не станет частью вашей личности.

Ваш воображаемый портрет

Метод, который способствует высокой работоспособности и продуктивности, заключается в фокусе на плюсах активного подхода к работе. Даже если вы себя не считаете продуктивным, вообразите себя в роли человека, который всегда последовательно, быстро и качественно выполняет важные задачи.

Этот образ должен оказать мощное воздействие на вас. Попробуйте визуализировать нового себя. Брайан Трейси убеждён, что то, каким человек видит себя, во многом определяет его успех.

У каждого есть потенциал осваивать и развивать новые привычки и навыки без ограничений. Научившись выделять важные задачи, немедленно за них браться и доводить до конца, можно задать новый импульс карьере и жизни.

Сделайте то, что давно нужно – примите вызов и приступите к работе, съешьте свою лягушку!

Перед тем как приступить к поеданию первой «лягушки», важно определить, каких целей вы желаете достичь в жизни. Ясность целей – ключ к продуктивности. Если кто-то способен выполнять вдвое больше за меньшее время, то это из-за того, что такой человек чётко определил задачи и следует выбранному пути. Чем лучше человек понимает, зачем он стремится к определённой цели и какие шаги необходимо предпринять для её достижения, тем легче ему преодолеть себя и довести дело до конца.

Главные причины прокрастинации и нежелания приступать к работе – слабая воля, путаница в мыслях и ощущение неопределенности. Если у вас нет чёткого представления о том, что вы пытаетесь сделать, каким образом действовать и, главное, почему это важно для вас, вам следует стремиться к ясности в задачах.

Важное правило для тех, кто стремится к успеху: когда вы обдумываете что-то, возьмите ручку и бумагу в помощники.

Лишь 3 % взрослых могут ясно и чётко прописать свои цели. Именно эти люди способны сделать в десять раз больше, чем их коллеги с классным образованием и множеством талантов, которые не нашли свободной минутки, чтобы записать все свои желания и цели на бумаге.

Для успешного достижения целей важно знать, как их правильно поставить. Существует эффективный метод, состоящий из семи шагов. Каждый шаг способен увеличить вашу производительность в два или даже три раза. Многие ученики Брайана Трейси, применившие этот метод, значительно увеличили свой доход за несколько лет или месяцев.

Первый шаг – определить, что именно от вас требуется. Сделайте это самостоятельно или, лучше всего, обсудите это с вашим начальником. Пусть он чётко опишет, какие задачи и цели стоят перед вами.

Один из худших способов тратить своё время – работать упорно над тем, что не является приоритетом.

Не забывайте слова Стивена Кови: «Прежде чем взбираться по лестнице к успеху, убедитесь, что она прислонена к тому зданию, которое вам нужно».

Второй шаг – записать всё. Думайте на бумаге. Когда вы описываете задачу в ежедневнике, вы превращаете её в нечто материальное; теперь её можно рассмотреть подробно. Пока цель не записана, она остается лишь абстракцией. В ней нет энергии. Неопределённые цели ведут к путанице и ошибкам.

Третий шаг – установить конкретный срок выполнения задачи и определить промежуточные этапы. Решение без срока лишено реальной силы – это, по сути, дело без начала и конца. Если вы не указываете, когда работа должна быть закончена, кто за неё отвечает, вы склонны к прокрастинации и малой продуктивности.

Четвёртый шаг — составить список всех необходимых средств и действий для достижения цели. Как только вам приходит в голову ещё один способ достижения, сразу добавьте его в список. Продолжайте формировать этот список, пока не учтёте все возможные варианты. Этот список даст вам ясное представление о масштабе задачи.

Пятый шаг – превратить список в план. Это означает упорядочить все пункты по приоритету и последовательности выполнения. Потратьте несколько минут, чтобы определить, что нужно делать в первую очередь, а что может подождать. Изобразите ваш план с помощью прямоугольников, кружков, линий и стрелок, чтобы показать взаимосвязь между задачами.

Зафиксированная на бумаге цель и упорядоченный план действий делают ваш труд гораздо более продуктивным.

Шестой шаг – немедленно приступить к осуществлению плана. Действуйте, начиная с наиболее детально проработанных задач. Действие – ключ к успеху.

Седьмой шаг – ежедневно на шаг приближаться к цели. Ваш список дел на день должен включать одну из задач плана: прочитать определенное количество страниц по нужной теме; позвонить определенному числу клиентов; сделать 10-минутную зарядку; выучить несколько новых слов на иностранном языке – независимо от поставленной цели не пропускайте ни одного дня.

Продвигайтесь вперёд, не останавливайтесь на полпути – заставьте себя делать что-то каждый день. Это решение и самодисциплина существенно увеличат скорость выполнения работ и достижение поставленной цели.

Сила написанного слова

Ясно сформулированные и записанные цели обладают чудодейственной силой. Они стимулируют активность мозга, мотивируют к действию, освобождают творческий потенциал, наполняют энергией и помогают преодолевать пассивность. Проще говоря, они создают для вас новую жизнь.

Цели подобны топливу для печи, в которой плавится будущий успех. Чем они более ясны и крупны и чем больше вы думаете о них, тем сильнее внутренний порыв и стремление достичь их.

Не забывайте о своих целях ни на минуту, ежедневно пересматривайте свой список. Каждое утро начинайте с того, чтобы выполнить часть очередного этапа самой важной задачи.

1. Сразу возьмите чистый лист бумаги и перечислите на нём десять целей, которых вы хотите достичь в течение ближайшего года. Пишите так, как будто год уже прошёл и желаемое уже стало действительностью. Используйте настоящее время, изъявительное наклонение и первое лицо – таким образом цели сразу же усваиваются вашим подсознанием. Например: «Я зарабатываю такую-то сумму в год», «Я вешу столько-то килограммов», «Я купил такой-то автомобиль».

2. Перечитайте полученный список и выберите одну из десяти целей, которая окажет наибольшее положительное влияние на вашу жизнь при её достижении. Независимо от того, какая это цель, запишите её на отдельном листе, установите срок выполнения, составьте план и сделайте соответствующие шаги навстречу её реализации. Даже одно такое упражнение способно изменить вашу жизнь!

Вы, вероятно, слышали анекдот о том, как съесть слона. Правильный ответ звучит так: «По кусочкам». Точно так же и с самой большой и неприятной лягушкой: нужно разбить этот процесс на отдельные шаги и начать с первого.

Самый мощный инструмент, который у вас есть для преодоления нерешительности и повышения производительности, – ваш разум, ваша способность мыслить, планировать и принимать решения. Как вы умеете ставить цели, создавать планы и действовать в соответствии с ними, определяет ход вашей жизни.

Как считает Алек Маккензи, «непродуманные действия становятся первейшим источником проблем». Умение составить качественный план перед началом действий является показателем вашей общей компетентности. Чем лучше ваш план, тем легче преодолеть сопротивление и взяться за сложную работу.

Максимальная отдача от вложенных усилий

Одна из основных целей на рабочем месте – максимальная отдача от вложенных усилий (как умственных, так и физических). Важно помнить, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут труда. Для эффективной организации рабочего дня достаточно потратить десять или двенадцать минут на планирование, что может сэкономить до двух часов времени.

Возможно, вам знакома формула «Шести П»: «Правильное Предварительное Планирование Препятствует Падению Производительности». Подумайте, какую пользу может принести правильно организованный труд с точки зрения повышения производительности. Удивительно, что так мало людей придерживаются этого правила каждый день. В действительности планирование очень просто – достаточно взять чистый лист бумаги и ручку, а на нём написать список задач.

Два дополнительных часа в день

Всегда следуйте списку дел. Когда у вас появляется новая задача, первым делом добавьте её в список, а затем приступайте к выполнению. При последовательном использовании этого принципа эффективность труда вырастет уже с первого дня на 25 % или даже больше.

Каждый вечер составляйте список дел на следующий рабочий день. Сначала переносите в него задачи, которые не удалось выполнить сегодня, затем добавляйте новые задачи на завтра. Если список дел составлен заранее, ваше подсознание будет работать с ним во время сна. Вы наверняка проснётесь с новыми идеями. Существует явная связь между временем, потраченным на предварительное планирование, и продуктивной работой.

Для каждой цели – свой список

Для разных целей требуются разные списки задач.

Во-первых, нужен главный список, куда вносится всё, что нужно сделать. В этом списке фиксируются идеи, новые задачи и обязанности. Вы можете организовать их позже.

Во-вторых, полезно иметь список дел на месяц, составленный в конце предыдущего месяца. Он может включать задачи из главного списка.

В-третьих, нужен список дел на каждый день недели, который составляется перед началом недели. Этот список постоянно корректируется и пересматривается по ходу трудовой недели.

Такое систематическое планирование времени помогает развить самодисциплину. Пара часов в конце недели на планирование помогает повысить личную продуктивность и изменить жизнь к лучшему.

В-четвёртых, важно ежедневно составлять список на следующий день, перенося в него задачи из списков на месяц и на неделю. Это конкретные дела, которые вы планируете сделать завтра.

В течение дня отмечайте галочками выполненные пункты. Это помогает визуализировать достижения, даёт энтузиазм и уверенность в себе. Постоянный прогресс стимулирует вас двигаться вперёд быстрее и преодолевать сомнения.

Планирование проекта

Каждый проект – это список этапов. Пункты списка нужно упорядочить по приоритету и последовательности выполнения. Идеально весь список уместить на одной странице, чтобы видеть все запланированные шаги и задачи. Затем приступайте к выполнению задач поочерёдно. Вы удивитесь тому, как много вы успеваете сделать, следуя такому плану.

Придерживаясь составленного заранее списка, вы будете чувствовать себя у руля собственной жизни. У вас появится стимул делать больше и лучше, увеличится мыслительный и творческий потенциал, появятся новые идеи.

Постепенно преодолевая трудности и выполняя пункты списка, вы будете охвачены позитивной энергией, которая поддержит вас на протяжении всего рабочего дня.

Одно из важных правил индивидуальной работы – «10 на 90». Потратив первые 10 % времени на планирование и организацию работы, вы сэкономите 90 % времени при выполнении. В этом легко убедиться на собственном опыте.

Когда вы начнете планировать каждый день заранее, вы заметите, что теперь вам намного проще браться за дело и доводить его до конца. Работа будет идти быстрее и легче, вы почувствуете себя сильнее и компетентнее, сможете делать больше за меньшее время.

1. Немедленно приступайте к составлению плана на каждый день, каждую неделю и месяц. Возьмите блокнот или лист бумаги и перечислите всё, что вам необходимо сделать в течение ближайших двадцати четырёх часов. Пополняйте свой список по мере появления новых дел. Также составьте перечень всех проектов и многоцелевых работ, важных для вашего будущего.

2. Расположите все главные цели, проекты и задачи по приоритету и сроку выполнения – это самое важное. Определите, что требуется сделать в первую очередь, а что позже. Приступая к реализации плана, всегда помните о его завершении в положенный срок.

Не забывайте работать по списку. Вы скоро заметите, как увеличивается ваша производительность и как упрощается процесс достижения поставленных целей.

Кроме «10 на 90», есть также правило «80 на 20» – один из наиболее полезных принципов управления собственным временем и жизнью. Его называют «принципом Парето» в честь итальянского экономиста Вильфредо Парето, который сформулировал этот закон в 1895 году.

Парето заметил, что общество естественным образом делится на две группы: элиту, составляющую 20 % наиболее богатых и влиятельных людей, и массу, состоящую из оставшихся 80 %. Учёный обнаружил, что этот принцип применим почти ко всей экономической деятельности человека. Например, 20 % усилий принесут 80 % результатов, 20 % клиентов – 80 % выручки, 20 % продуктов или услуг – 80 % прибыли.

Это означает, что два пункта из десяти в вашем списке дел будут стоить в пять или десять раз больше, чем остальные восемь.

Соотношение количества задач и их важности

Есть одно любопытное наблюдение: даже если все десять задач требуют одинакового количества времени для выполнения, среди них обязательно найдутся одно или два дела, стоящих в пять или десять раз больше, чем любое из остальных. Иногда одна задача может быть ценнее, чем девять других вместе взятых. Именно это и есть та самая «лягушка», которую стоит съесть первой.

Как вы думаете, какие задачи люди обычно откладывают на потом? Довольно печально, но в большинстве случаев это «элитарные» задачи, то есть те, которые относятся к десяти или двадцати процентам наиболее ценных и важных. Вместо этого они часто засыпают себя задачами, которые относятся к восьмидесяти процентам и мало что приносят в общем результате.

Важные двадцать процентов

Без сомнения, вы наверняка встречали людей, которые всегда кажутся занятыми, но при этом мало что успевают сделать. Причина этого почти всегда одна: они занимаются мелочами и не приступают к выполнению ключевых задач, которые могли бы изменить их жизнь и карьеру.

Часто самые важные ежедневные задачи бывают самыми сложными и трудоемкими. Но именно их выполнение может принести огромные результаты. Поэтому Трейси советует уделять внимание задачам «высшего ранга», то есть тем, которые действительно важны, а не заниматься рутинной «текучкой».

Перед тем как приступить к заданию, спросите себя, к какой категории оно относится – к важным 20 % или к малозначительным 80 %. Не поддавайтесь искушению заниматься мелочами в первую очередь.

Помните: чем реже вы принимаете решение начинать день с занятий мелочами, тем меньше вероятность, что это станет привычкой. Вместо этого уделите время самым важным задачам, даже если они кажутся сложными или трудными.

Роль мотивации

Даже мысль о начале и завершении важной работы способна преодолеть нежелание ей заниматься. Существенные задачи могут требовать столько же времени, сколько и незначительные. Но выполнение первых приносит гораздо больше удовлетворения и чувства гордости от создания чего-то ценного и значимого, в то время как вторые не приносят радости.

Управление временем фактически означает управление собственной жизнью. Вы контролируете ход событий и имеете свободу выбора задач. Возможность отдавать предпочтение важному перед незначительным является ключевым фактором, определяющим ваш успех как на работе, так и в жизни.

Люди, работающие эффективно, выбирают из всех задач самую важную. Они способны заставить себя приступить к выполнению задачи, даже если она кажется сложной или неприятной, и в результате делают гораздо больше, чем средние работники, при этом чувствуя себя более счастливыми. Трейси рекомендует следовать их примеру.

Начните с составления списка всех ключевых задач, дел, проектов и обязанностей, которые есть у вас в жизни в настоящее время. Определите, какие из них важны и могут оказать значительное влияние на результат.

Примите решение о том, что вы больше не будете тратить свое время на мелочи, а будете уделять его в основном важной деятельности, которая действительно влияет на жизнь и карьеру.

Отличительной чертой умного человека является способность правильно предсказывать последствия своих действий или бездействия. Потенциальные результаты любой вашей деятельности играют ключевую роль в определении её важности для компании и лично для вас. Верно оценивая значимость дел, вы сможете определить, что в приоритете.

Доктор Эдвард Бэнфилд из Гарвардского университета более пятидесяти лет исследовал концепцию «долговременной перспективы», которая позволяет более точно предсказывать продвижение американцев по социальной и экономической лестнице. Он обнаружил, что перспектива для успеха важнее, чем происхождение, образование, раса, способности, связи и любые другие факторы.

Отношение человека к будущему оказывает огромное влияние на его поведение. Люди, которые видят свою жизнь и карьеру в перспективе, обычно принимают более обдуманные решения относительно своего времени и занятий, чем те, кто не задумывается о будущем.

Если уделить внимание долгосрочной перспективе, то можно улучшить качество краткосрочных решений. У успешных людей есть чёткое представление о будущем. Они способны не только представить себе, что будет через пять, десять или двадцать лет, но и анализировать свои текущие выборы и действия с точки зрения их соответствия картинке успешного будущего.

Принимайте лучшие решения

Когда у человека есть чёткое представление о том, какие решения действительно важны для его персонального будущего, ему легче определить приоритеты в текущей деятельности. Важно перед каждой задачей задаваться вопросом: «Что может произойти, если я выполню или не выполню эту работу?»

Важные дела обладают потенциалом для долгосрочных результатов. Именно оценка возможных последствий в отдалённой перспективе помогает принимать обоснованные решения о том, на чём стоит сосредоточиться в данный момент.

Намерения и представления о будущем оказывают сильное влияние на ежедневные действия и часто определяют их. Чем чётче вы представляете свои цели с учётом временной перспективы, тем лучше сможете оценить соответствие текущей работы этим целям и действовать соответственно.

Заглядывайте далеко вперёд

Успеха достигают те, кто готов отказаться от мгновенного удовольствия в пользу более значимых плодов в будущем. Неудачники же склонны уделять больше внимания мгновенным удовольствиям и мало задумываться об отдалённом будущем.

Известный психолог Денис Уэйтли отмечает, что неудачники уходят от трудной работы и страхов, связанных с ней, предпочитая заниматься пустыми делами, которые разряжают напряжение. В то время как победители предпочитают постоянную активность, которая помогает им достигать своих целей.

Например, приходя на работу раньше, обучаясь на курсах повышения квалификации и фокусируясь на важных задачах, можно значительно повлиять на своё будущее и изменить его в лучшую сторону. Хотя прокрастинировать на работе и тратить время на развлечения будто бы намного приятнее, такое поведение часто приводит к отсутствию продвижения по службе и низкой эффективности.

Ставьте своим важным задачам наивысший приоритет и выполняйте их в момент, когда у вас достаточно энергии, – то есть в начале рабочего дня. Если вы не выполните их в срок или не достигнете высокого качества, то столкнётесь с серьёзными последствиями. Поэтому важно иметь мотивацию и ясное понимание того, какие результаты могут быть достигнуты благодаря вашему усердию. И в этом вам поможет взгляд в будущее.

Подчиняйтесь закону принудительной эффективности

Принцип принудительной эффективности гласит, что времени всегда не хватает на всё, но всегда найдётся достаточно времени для выполнения самых важных задач. Это означает, что вам может быть недостаточно времени, чтобы решить все проблемы, но вы можете сконцентрироваться на наиболее существенной задаче, а этого, по крайней мере на какое-то время, будет достаточно.

Когда вы осознаете серьёзные последствия задачи, которая не выполнена в срок, то у вас наверняка получится завершить её в нужный момент. Даже если это будет последнее мгновение перед дедлайном. Можно приступать к работе раньше или оставаться в офисе допоздна, чтобы мобилизовать все усилия, но выполнить всё вовремя и избежать неприятностей.

Для многих сотрудников, особенно руководителей, количество рабочих задач может быть огромным. Это приводит к вороху отложенных дел и обязанностей как на работе, так и дома. Исследования показывают, что руководители могут иметь в планах такое немыслимое количество дел, на которые нет времени, что их бы хватило на сотни рабочих часов.

Это означает, что нельзя ожидать, что вот-вот наступит идеальный момент и у вас будет достаточно времени на всё. Однако можно сосредоточиться на самых важных обязанностях и делах, в то время как остальные задачи будут ожидать своего времени.

Срочность – это отговорка

Многие люди считают, что они работают более продуктивно, когда стоят жёсткие дедлайны. Однако многолетние исследования показывают, что это утверждение редко соответствует действительности. Под давлением сроков, которое часто возникает из-за прокрастинации, люди испытывают значительное нервное напряжение, что часто приводит к ошибкам и дополнительным затратам времени на исправление недочётов. Нередко также спешка и просчёты приводят к перерасходу ресурсов, что может привести к финансовым потерям. Работа, оставленная на последний момент, требует значительно больше времени на завершение, так как её чаще всего приходится переделывать.

Гораздо эффективнее тщательно планировать время, учитывая возможные задержки и отклонения от графика заранее. Важно добавить дополнительные запасные сроки к оценке времени на работу, увеличивая его как минимум на двадцать процентов или заканчивая работу заранее, чем планировалось. Это позволит избежать стресса и обеспечит более качественное выполнение задачи.

Три первоочередных вопроса

Чтобы всегда держать на первом плане самые значимые из предстоящих задач, попробуйте регулярно задавать себе три вопроса.

Первый вопрос: «Какие из моих занятий наиболее ценны?»

Или, другими словами, какие задачи являются наиболее важными, чтобы принести большую пользу компании, семье или личной жизни? Обсудите его также с руководством, коллегами и подчинёнными, с друзьями и семьёй.

Второй вопрос: «Что я, и только я, могу сделать для своей организации?»

Этот вопрос был предложен известным теоретиком управления Питером Друкером и является одним из лучших для повышения личной эффективности. Какую задачу я могу выполнить наилучшим образом, которую никто другой не сможет выполнить так, как я?

Третий вопрос: «Каким образом я могу наиболее эффективно использовать своё время прямо сейчас?»

Это основной вопрос управления временем. Правильный ответ на него – ключ к избеганию прокрастинации и повышению личной эффективности. Для каждого часа и каждого дня существует одна задача, выполнение которой будет наиболее продуктивно в данный момент. Важно постоянно задавать себе этот вопрос и действовать в соответствии с полученным ответом.

В первую очередь обратите внимание на неотложные дела, пренебрегая менее значимыми. Гёте писал: «Наиболее важное нельзя отдавать на милость самого несущественного», – так классик напоминает о важности приоритизации задач.

Чем точнее вы сможете ответить на вопросы о значимости и срочности дел, тем легче будет вам преодолеть прокрастинацию и эффективно распорядиться своим временем.

1. Регулярно обновляйте список задач, проектов и обязанностей, постоянно задавая себе вопрос: «Какое дело в списке принесёт наиболее существенные результаты для моей работы и жизни?»

2. Определите ключевую задачу, которой вы будете уделять время каждый день, и научитесь работать так, чтобы эффективно использовать своё время.

3. Найдите свою цель, разработайте план достижения этой цели. Затем немедленно приступите к действиям. Цитируя «Фауста»: «Что можно сделать неотложно, зачем на завтра оставлять? Должны мы сразу уловлять всё то, что нужно и возможно, и уж из рук не выпускать!»

Умение творчески подходить к выбору отложенных дел является одним из наиболее эффективных способов повышения производительности. Это способно развернуть вашу жизнь на 180 градусов.

Вы не можете выполнить всё, что нужно, поэтому важно уметь откладывать дела. Начните с выполнения самых сложных и неприятных задач, оставляя более лёгкие на потом. Разница между хорошими и плохими работниками часто заключается в их способности выбирать, что отложить. Грамотно отсекайте лишнее. Откажитесь от выполнения дел, которые не приносят большой ценности. Избавьтесь от мелочей и сконцентрируйтесь на том, что действительно важно.

Во-первых и во-вторых

Чтобы определить, какие задачи в приоритете, необходимо чётко понимать то, какие дела второстепенны. Приоритетными становятся те задачи, за которые вы берётесь сразу, уделяя им больше внимания и времени, в то время как менее важные дела остаются на потом, так как их можно выполнить с меньшими затратами времени и усилий.

Ваше время и ваша жизнь в ваших руках только в том случае, если вы умеете отказываться от малозначительных дел. Слово «нет» является одним из самых мощных инструментов в управлении временем. Используйте его вежливо и чётко, чтобы ваше намерение было понято правильно. Регулярно прибегайте к нему. Помните, что у вас нет свободного времени. Говорите уверенно: «У меня уже запланированы другие дела».

Прежде чем приступить к чему-то новому, завершите текущие дела или прекратите над ними работу. Принимать в свою жизнь что-то новое означает отказаться от чего-то старого.

Откладывайте намеренно

Многие люди бездумно откладывают дела, не задумываясь о последствиях. В результате они упускают возможность заняться важными и перспективными задачами, способными принести значительные результаты в долгосрочной перспективе. Избегайте этой тенденции любой ценой.

Ваша задача состоит в том, чтобы осознанно откладывать незначительные дела, освобождая время для тех, которые могут обеспечить прорыв в вашей жизни и работе. Постоянно пересматривайте список дел и обязанностей, выделяйте задачи, от которых можно отказаться без значительных потерь. Это станет вашей постоянной обязанностью на протяжении всей жизни.

Например, мой знакомый увлекался гольфом, когда был холостяком. Он играл три-четыре раза в неделю по несколько часов. Со временем у него появился собственный бизнес, семья и дети. Но он продолжал играть в гольф так же часто из-за привычки. Однако позже он осознал, что это увлечение мешает ему, вызывая большое напряжение в его деятельности на работе и в семье. Только после того, как он отказался от регулярных игр в гольф, его жизнь пришла в норму.

Откладывайте занятия, пожирающие время

Регулярно пересматривайте распределение своего рабочего и личного времени, чтобы выявить задачи и занятия, от которых можно отказаться. Вместо просмотра телевизора проведите время с семьёй, почитайте книгу, займитесь спортом или чем-то ещё, что улучшит вашу жизнь.

Проанализируйте свои рабочие обязанности и определите, какие из них можно делегировать другим, чтобы освободить время для более значимых задач. Начните уже сегодня обдумывать, от чего можно отказаться. Этот шаг поможет вам эффективно управлять своим временем и личной жизнью.

Взгляните на то, что вы делаете на работе и в свободное время. Выберите хотя бы одну задачу, с которой вы можете легко расстаться или отложить на неопределённый срок.

Чем больше вы вложите усилий в планирование и установку приоритетов перед началом работы, тем более значимыми задачами сможете заниматься и тем быстрее будете двигаться вперёд.

Думайте на бумаге

Метод ABCDE – мощный инструмент управления приоритетами, который можно использовать ежедневно. Он настолько прост и эффективен, что его использование может сделать вас самым продуктивным и компетентным в кругу коллег.

Преимущество метода ABCDE заключается в его простоте. Для начала составьте список всех своих дел на следующий день и рассмотрите их на бумаге. Перед тем как приступить к выполнению первой задачи, каждому пункту списка присвойте метку A, B, C, D или E.

Метка «A» означает «очень важное дело», которое необходимо выполнить в первую очередь, например встреча с ключевым клиентом или подготовка отчёта для совещания совета директоров. Неудача в выполнении такой задачи может иметь серьёзные последствия, в то время как успешное выполнение может привести к положительным результатам. Задачи с меткой «A» – ваш главный приоритет.

Если в списке более одной задачи с меткой «A», определите их относительный приоритет, например «A-1», «A-2», «A-3» и так далее. Задача «A-1» – это самая важная и требующая больше всего внимания из всех предложенных.

Обязательное и желательное

Метка «B» относится к задачам, которые было бы хорошо выполнить, но их игнорирование приведёт к умеренным последствиям, например пропущенному звонку или непрочитанной электронной почте. Эти задачи можно назвать «головастиками» вашей рабочей жизни. Хотя их игнорирование может разочаровать кого-то или причинить неудобства, они несравнимы по важности с задачами «A». Следует придерживаться правила: не заниматься задачами «B», пока есть невыполненные задачи «A». Не отвлекайтесь на головастика, когда перед вами лежит более важная задача-лягушка.

Задачи с меткой «C» – это работы, которые было бы хорошо сделать, но если их отложить, серьёзных последствий не будет. Это может быть звонок другу, кофе с коллегой или решение личных вопросов в рабочее время. Эти задачи не влияют на вашу рабочую жизнь.

Метка «D» (от delegate – «поручать») присваивается задачам, которые можно передать коллегам или помощникам. Следует делегировать всё, что может сделать кто-то другой, чтобы освободить больше времени на задачи «A», которые можете выполнить только вы.

Наконец, метка «E» (от eliminate – «уничтожать») относится к задачам, которые можно просто убрать, так как это практически не повлияет на что-либо. Это задачи, которые раньше были важными, но теперь утратили свою актуальность. Потратив время на них, вы упускаете возможность заняться делами, которые могут изменить вашу жизнь.

Приступайте немедленно

Метод ABCDE эффективен, если вы обладаете высокой самодисциплиной и немедленно приступаете к работе над задачей «A-1», а через какой-то промежуток времени доводите её до конца. Необходимо сконцентрировать всю свою волю на том, чтобы начать и завершить именно эту задачу – самую важную, которую вы могли бы выполнить. Поглотите лягушку целиком и не останавливайтесь, пока не дожуёте последний кусочек.

Ваша способность анализировать и составлять собственный список дел, в котором легко найти задачу «A-1», является ключом к повышению уровня самооценки, самоуважения и чувства гордости за свои достижения. Развивая привычку сосредотачиваться на задаче «A-1», вы начнете превосходить своих коллег и достигать больших результатов.

Чтобы применять метод ABCDE, сначала проанализируйте свой список дел и присвойте букву каждой задаче. Затем выберите задачу «A-1» и приступайте к её выполнению немедленно, не отвлекаясь на что-либо другое, пока она не будет завершена. Повторяйте этот процесс ежедневно в течение месяца, чтобы сформировать привычку браться за приоритетные задачи.

Важно постоянно задавать себе вопрос: «За что я получаю зарплату?» Этот вопрос помогает чётко понять, какие результаты ожидаются от вас на работе. Ваша зарплата связана с вашим вкладом в результаты, в создание продуктов или услуг, за которые клиенты готовы платить.

Ваша работа включает в себя несколько ключевых областей, в которых вы должны достигать успеха, чтобы выполнять свои обязанности и вносить максимальный вклад в доходы организации. Каждая из этих областей представляет собой жизненно важную функцию, а ваш вклад непосредственно влияет на работу остальных сотрудников и результаты компании.

«Большая семёрка» в управлении и продажах

Основные области в управлении включают планирование, организацию, наём персонала, распределение задач, контроль, оценку и подготовку отчётов. Управляющему необходимо быть компетентным во всех этих аспектах, чтобы успешно выполнить свои обязанности. Недостаток в какой-либо из ключевых областей может привести к слабым результатам.

В продажах ключевыми областями являются: оценка потенциала клиента, установление доверительных отношений, определение потребностей, убедительная демонстрация продукта, преодоление возражений, заключение сделок, повторные продажи и обеспечение послепродажного обслуживания. Неэффективные действия продавца могут привести к снижению объёмов продаж и, возможно, к провалу в карьере.

Независимо от того, в какой области вы работаете, для успешного выполнения обязанностей вам необходим определённый набор ключевых навыков. Важно помнить, что требования постоянно меняются. У вас может быть нужная квалификация для выполнения работы, но также важно рассмотреть ключевые показатели успеха и факторы, определяющие вашу эффективность на рабочем месте.

Главное – это ясность

Эффективность работы начинается с определения ключевых областей деятельности. Важно обсудить это с вашим руководителем и составить список наиболее важных обязанностей, чтобы убедиться, что ваше понимание совпадает с видением начальства, коллег и подчинённых, работающих в отделе.

Например, для агента по продажам ключевой момент – это способность организовать эффективные встречи, которые способствуют заключению сделки. Также важно оформление договора, что часто включает в себя сотрудничество с поставщиками услуг.

Для владельца или руководителя компании ключевой областью действий может стать получение выгодных кредитов. Важно также умение привлекать и отбирать квалифицированных сотрудников, правильно распределять задачи.

Для секретаря критически важно оперативно работать с документами, отвечать на телефонные звонки и перенаправлять их на нужные адреса.

Оцените свою работу

Определите для себя основные области вашей деятельности и проведите оценку в каждой из них, используя десятибалльную шкалу (от единицы – наихудший балл, до десяти – наилучший). Определите ваши сильные и слабые стороны, зоны роста, в которых вы достигаете лучших результатов, и те области деятельности, где ваши показатели ниже среднего. Общая компетентность сотрудника определяется областью, в которой он наименее квалифицирован.

Другими словами, даже если вы успешны в шести основных областях, низкие результаты в седьмой могут тормозить вас. Это может стать источником напряжения и конфликтов с коллегами.

Например, для менеджера важно умение давать инструкции. Это ключевой аспект его работы, от которого зависит эффективность подчинённых. Если менеджер не в состоянии правильно делегировать задачи, это сказывается на его способности эффективно использовать прочие навыки. Недостаточная компетентность в одной из ключевых областей может препятствовать выполнению работы в целом.

Любое промедление снижает эффективность работы

Люди часто избегают задач и деятельности, которые им не даются хорошо, что затрудняет их работу. Вместо того чтобы определить цели и разработать план улучшения в определенной области, многие просто уходят от таких задач, что только усугубляет ситуацию.

Однако чем больше вы уверены в себе как специалисте, тем сильнее ваше желание взяться за дело и успешно завершить его без промедлений. Каждый имеет свои сильные и слабые стороны. Вместо того чтобы оправдывать или защищать свою некомпетентность, лучше выявить все проблемы и поставить цели по выработке нужных навыков. И тогда оптимальные результаты работы не заставят себя ждать.

Важный вопрос

Для вашей карьеры важно ответить на один вопрос: «Какой навык оказал бы наибольшее влияние на мою карьеру?» Вспомните свой опыт и обратитесь за советом к руководителям, коллегам и близким, чтобы определить, чего вам не хватает. Учтите, что профессиональные навыки можно развивать.

1. Выберите ключевые области вашей работы и определите, какой навык поможет вам достичь большего.

2. Обсудите это с руководителем и коллегами, чтобы получить непредвзятые мнения и замечания.

Затем выделите три наиболее важные задачи, которые лежат в основе вашей продуктивности. Это позволит сосредоточиться на ключевых областях и добиться больших результатов.

Как рассказала Синтия на одном из семинаров Трейси в Сан-Диего, она начала свой путь к изменениям, когда осознала, что завалена работой и теряет время на неважные задачи. Чтобы удвоить доход и свободное время, она выделила три главных обязанности и сосредоточилась на них, изменяя свою жизнь и карьеру.

Одно дело на весь день

Синтия продолжила:

Следующим моим шагом было составление списка персональных обязанностей, после чего нужно спросить себя: «Могу ли я выбрать только одно дело из этого списка, которое принесёт наибольшую пользу фирме?» Это дело нужно обвести в кружок.

Второй вопрос: «Если бы пришлось выбрать ещё одну задачу из этого списка, какое дело было бы вторым по важности для фирмы?» Так легко найти вторую по важности задачу. То же самое нужно сделать, чтобы выявить третий приоритет.

Выполнение этих трёх задач составляет девяносто процентов моего личного вклада в работу фирмы. Прочие задачи второстепенны и могут быть делегированы или вычеркнуты из списка.

Действуйте немедленно

Давайте продолжим слушать историю Синтии:

Когда я взглянула на три задачи, поняла, что это действительно то, что имеет наибольшее значение для фирмы. И я подошла к руководителю, рассказала ему о своём открытии и попросила помочь мне передать на аутсорс всю остальную работу, оставив только три главные задачи. Мне казалось, что, сосредоточившись на этих делах, я смогу вдвое увеличить свою производительность для компании. Я выразила боссу желание получать вдвое больше, если смогу удвоить свою эффективность. Мой руководитель сказал: «Хорошо».

Он продолжил: «Вы правы. Эти три ключевые задачи, которые вы выполняете для фирмы, вы делаете лучше всего. Я помогу вам полностью или частично избавиться от второстепенных обязанностей, чтобы вы могли посвятить всё своё время ключевым задачам. Если вы увеличите свою производительность вдвое, я увеличу вашу заработную плату вдвое».

Преображение жизни

Окончание истории Синтии:

Мой начальник сдержал своё обещание, а я не нарушила данное слово. Он помог мне передать второстепенные обязанности другим сотрудникам, в то время как я могла сосредоточиться на ключевых заданиях. Результатом этого стало увеличение моей производительности вдвое за следующие тридцать дней, а также повышение моей зарплаты. Всё это благодаря тому, что я посвятила всё своё время и энергию выполнению этих трёх ключевых задач.

В течение восьми лет я много трудилась, но за один месяц мой доход удвоился, потому что я научилась сосредотачиваться на самых важных задачах. Теперь я работаю не по десять-двенадцать часов в день, а всего лишь с восьми утра до пяти вечера. Вечера и выходные я провожу вместе с мужем и детьми.

Вклад – это, возможно, ключевое понятие в мире работы. Ваша награда, будь то материальная или эмоциональная, всегда будет пропорциональна вашим результатам и ценности вашего вклада в работу. Если вы хотите увеличить свою зарплату, сосредоточьтесь на повышении ценности вашей работы и найдите способы увеличить свой вклад в достижения компании.

Метод «быстрых списков»

Выполните упражнение на листе бумаги: «За тридцать секунд запишите три самые важные цели для вашей жизни на данный момент».

Интересно, что, даже имея всего тридцать секунд, люди отвечают не менее точно, чем если бы им дали тридцать минут или три часа. Видимо, подсознание при должной мотивации моментально выдаёт список наиболее значимых целей.

В восьмидесяти процентах случаев, если не чаще, первая цель касается финансов или карьеры, вторая – семейных или личных отношений, а третья – здоровья или физической формы. Это вполне логично, учитывая, что эти три области являются основными в жизни.

Попробуйте поставить оценку от одного до десяти в каждой из этих сфер, и вы сразу поймёте, что в вашей жизни идёт хорошо, а где есть место для улучшений. Покажите результаты этого упражнения своим близким – их ответы помогут внести ясность в вашу жизнь.

Далее то же самое упражнение можно выполнить по каждой из семи сфер жизни:

• Бизнес или карьера;

• Семейные или личные отношения;

• Финансы;

• Здоровье;

• Личное и профессиональное развитие;

• Общественная жизнь;

• Три главные задачи на данный момент.

Если вы сможете ответить на эти вопросы, уделив каждому не более тридцати секунд, результаты вас удивят. Но как бы они ни выглядели, это обычно точный «моментальный снимок» вашей жизни, показывающий, что именно для вас важно.

Управление временем как средство для достижения цели

Навыки эффективного управления временем необходимы, чтобы успевать выполнить все важные задачи вовремя и освободить больше времени для восстановления сил и досуга. Именно это приносит наибольшее удовлетворение и счастье.

Около восьмидесяти пяти процентов всех радостей в жизни связаны с тем, как вы общаетесь с другими людьми, особенно с вашими родными и близкими. Качество отношений с окружающими в первую очередь зависит от того, сколько времени вы проводите вместе с теми, кого любите.

Цель эффективного управления временем заключается в том, чтобы достигать больших результатов за меньшее количество времени, а также уделять много времени своей семье и заниматься делами, которые доставляют удовольствие.

Работая – работайте

В жизни важно находить баланс, поэтому стоит привить себе привычку полностью посвящать рабочее время работе. Избегайте отвлечений и настойчиво выполняйте запланированные задачи. Приходите на работу немного раньше, задерживайтесь по возможности дольше и прилагайте дополнительные усилия. Не тратьте время зря, каждая минута необязательных разговоров с коллегами отнимает у вас время, которое можно было бы потратить на выполнение работы.

Более того, пустыми разговорами с коллегами вы лишаете себя времени с семьёй, так как вам приходится задерживаться на работе или брать некоторые задачи для выполнения дома. Тогда ваша производительность страдает, вы чувствуете излишнее напряжение и упускаете возможность провести время с близкими.

«Мама, почему папа всегда приносит домой кучу бумаг и не проводит с нами времени?» – спрашивает дочь. Мама пытается оправдать папу: «Дорогая, ты должна понять, что у папы много работы в офисе, и иногда ему приходится доделывать её дома». «Папа много работает? – удивляется дочка. – Почему же его тогда не переводят в группу для тех, кто не успевает?»

Баланс – не временное явление

Как утверждали древние греки, «в умеренности – счастье». Важно найти баланс между работой и личной жизнью. Необходимо определить свои приоритеты на работе и сконцентрироваться на наиболее значимых задачах, но не стоит забывать, что цель эффективной работы заключается в улучшении качества жизни и проведении большего времени в кругу семьи.

Трейси часто спрашивают:

– Как достичь баланса между работой и личной жизнью?

– А сколько времени проводит канатоходец на проволоке? – отвечает он встречным вопросом.

– Всё время, – размышляет собеседник.

– Точно так же и с работой и личной жизнью – необходимо постоянно поддерживать баланс между ними.

На работе важно хорошо выполнять свои обязанности, приносить пользу и получать соответствующее вознаграждение. Однако Трейси советует также и наслаждаться приятными моментами – «смотреть на небо и нюхать цветы» по пути на работу. Это же истинные причины, которые мотивируют стараться и стремиться к большему. По мнению Брайана Трейси, чем больше времени человек проводит в окружении близких, тем счастливее он будет.

1. Определите три самые важные задачи, которые вы должны выполнить на работе. Спросите себя: «Какие задачи будут наиболее продуктивными и способствуют моему профессиональному росту?» Повторите это упражнение ещё дважды, чтобы выявить три ключевых задачи. Затем сосредоточьтесь на них в течение рабочего дня, уделяя им основное внимание.

2. Определите три важнейшие цели в каждой сфере вашей жизни. Ранжируйте их по приоритету и разработайте план для их достижения. Ежедневно предпринимайте конкретные шаги для реализации этих целей. Такой подход поможет вам достичь значительных результатов уже в ближайшие месяцы.

Перед тем как приступить к работе, важно подготовиться так, чтобы всё необходимое было под рукой. Это способствует повышению продуктивности и позволяет добиваться больших результатов за меньшее время. В следующие месяцы и годы вы сможете достичь огромного успеха, просто начав действовать, вдохновившись ценностью своей работы.

Подготовка к выполнению задач аналогична приготовлениям на кухне, когда нужно готовить деликатес. Например, большую лягушку. Раскладывая необходимые ингредиенты на столе и следуя шаг за шагом инструкциям, вы готовите блюдо. Важно начать с уборки рабочего места, убрать всё лишнее, чтобы создать пространство для работы. Собрать необходимые материалы, чтобы иметь к ним доступ без лишних движений. Рабочее пространство следует разумно организовать для комфортного и продуктивного труда, включая удобное эргономичное кресло.

Удобное рабочее место

Те, кто достигает высокой производительности, стремятся создать для себя комфортное рабочее пространство. Чем более аккуратно и ухоженно оно выглядит, тем легче начать работу. Нужная рабочая атмосфера возникает быстрее, когда всё вокруг аккуратно и упорядоченно.

Прогресс в работе

Сколько книг не написано, диссертаций не защищено, решений не принято из-за того, что не сделан первый шаг, который выпадает на время подготовки плана. Со всей Америки люди съезжаются в Лос-Анджелес с надеждой написать хороший сценарий для фильма и продать его в одной из голливудских студий. Они принимают низкооплачиваемые работы и живут так годами, мечтая о своём успехе. Однажды журналист из газеты Los Angeles Times отправился в центр города, на бульвар Уилшир, и задавал случайным прохожим один и тот же вопрос: «Как продвигается ваш сценарий?» Трое из четырёх отвечали: «Почти готов!» К сожалению, это «почти готов» часто означает «ещё не начат». Не допустите, чтобы с вами случилось то же самое.

Стремление к мечте

Когда всё готово, наступает время действовать. Начинайте. Пройдите первый этап, даже если он кажется сложным. У Трейси такой принцип: «Сделай 80 % правильно, остальное исправим позже». Доведите дело до конца и посмотрите, как вас приветствуют. Не ожидайте, что с первого раза или даже со второго и третьего всё будет совершенно. Будьте готовы к тому, что успеху предшествуют неудачи.

Самые страшные препятствия на пути к успеху – это не отсутствие способностей или возможностей, а сомнения и страхи перед неудачей или провалом. Единственный способ побороть внутренних демонов – это действовать. Как сказал Эмерсон, «сделай то, чего страшишься, и смерть страха неизбежна».

Великий хоккеист Уэйн Гретцки когда-то сказал: «В цель не попадают сто процентов несделанных бросков». После завершения подготовки сделайте глубокий вдох и приступайте к делу – всё остальное начнет складываться с первого шага. Совершайте смелые поступки, действуйте так, как будто вы уже очень храбрый человек.

Первый шаг

Присев за стол, где всё расставлено аккуратно, примите позу, свидетельствующую о вашей готовности к работе, выпрямитесь, отодвиньтесь от спинки кресла. Поставьте себя в позу опытного, энергичного и высокопроизводительного работника. Возьмите первый необходимый предмет и скажите себе: «Поехали!», погрузитесь в работу и занимайтесь ею, пока не завершите.

1. Необходимо внимательно рассмотреть свой стол или рабочее место как дома, так и на работе. Задайте себе вопрос: «Что за человек работает в таком окружении?» Чем более чисто и аккуратно оформлено ваше место работы, тем позитивнее вы настроены, а также чувствуете себя более продуктивно и уверенно.

2. Сегодня примите решение не откладывать, а привести в порядок свой рабочий стол или кабинет. Организуйте всё наиболее рациональным и эффективным образом.

Пройти весь путь сразу может быть огромным испытанием, но шаг за шагом можно преодолеть все трудности. Как гласит народная мудрость, «спешите медленно». Большие задачи, которые не вызывают энтузиазма, разбейте на несколько мелких. Выполняйте их одну за другой. Это отличная стратегия для тех, кто хочет преодолеть себя, включиться в работу и научиться быть более продуктивным.