Мероприятия без ведущего
На дворе 2020 год и в мир пришло новое поколение: образованное, креативное, самодостаточное. Они не про загсы и лимузины, такие люди устраивают светские рейвы, а на следующее утро просыпаются в Каппадокии. На праздники они реже приглашают родственников, и ведущий в классическом понимании им не нужен. На замену приходит грамотная режиссура, планировка активностей и зон отдыха.
Лидеры рынка уже начали экспериментировать с новыми форматами праздников и продавать их клиентам, пользуясь отличиями и преимуществами в угоду собственной уникальности. Для остального рынка праздник «без ведущего» все еще является рискованным шагом, на который многие организаторы не решаются, либо не могут убедить клиента в его преимуществах по сравнению с традиционным форматом.
Давайте разберемся, как понять, что подобная концепция подходит клиенту, и как ее правильно продавать.
— Формат хорошо работает на небольших мероприятиях (до 30 человек). Часто они больше похожи на вечеринку или фуршет. Чем меньше гостей, тем больше внимания можно успеть уделить каждому из них.
— Основная часть гостей должна быть знакома. Тогда, как правило, им достаточно компании друг друга, а дополнительные активности — лишь повод сделать совместное времяпрепровождение приятнее и интереснее.
— Публика активная и креативная. Гости любят готовить сюрпризы, номера, самодеятельность. Часто это КВНщики, актеры, ведущие, музыканты и другие представители творческих профессий.
— Клиент не хочет, чтобы на мероприятии был лишний человек, перетягивающий внимание. Формат хорошо работает, когда нужно сделать акцент на общении внутри круга друзей, а не на шоу-программе.
— Мероприятие проводится для иностранной публики. В культурном коде иностранцев знакомство и общение является нормой, они не будут скучать даже если нет специальных развлечений.
С точки зрения наполнения и атмосферы, лучше всего сюда вписываются живые музыканты или стильный диджей, т.к. музыка — это один из основных катализаторов хорошего настроения. Выбор зон и активностей можно предоставить клиенту, но варианты должен подобрать и предложить организатор. Иногда не нужно выдумывать что-то сверхъестественное: на свадьбе бывает достаточно нескольких креативных поздравлений, просмотра фильма о паре, танцев, торта и салюта.
Важно понимать, что управлять мероприятием в отсутствии ведущего должна команда проекта. Гостям все так же нужно рассказывать об активностях, которые их ждут, помогать не потеряться на площадке, заботиться об их комфорте и наблюдать за настроением. Неправильно перекладывать ответственность и функции ведущего только на диджея или только на организатора. Я также не рекомендую отдавать эту роль кому-то из гостей, т.к. это не даст ему расслабиться.
Для ивент-рынка России свадьба без ведущего — это пока инновация, направленная на стирание границ, близкое семейное общение и естественную активизацию гостей. Те, кто использует формат уже сейчас, получают преимущество. В их интересах постоянная демонстрация
подбирайте диджея отдельно. Любой профессиональный диджей может работать с любым ведущим. Продавая ВДА, вы лишаете себя и клиента возможности поработать с диджеем, который лучше подходит клиенту или проекту, а не ведущему.
Проявляйте человечность
Организатор НЕ обязан загружать гримерку едой, держать вспышку фотографа, помогать декоратору разложить салфетки, иметь при себе дождевики, зонты, пакеты, ножницы, батарейки для подрядчиков. Но это чертовски приятно, когда о тебе подумали и сделали что-то сверх обозначенного в договоре, особенно в момент форс-мажора.
Сохраняйте спокойствие
Старайтесь не паниковать и ко всему относиться легко, побольше улыбайтесь. Если что-то идет «не так», возможно, так должно быть. Ваши мысли и внимание должны
Не стоит возлагать ответственность на диджея с двумя колонками — техническим обеспечением должны заниматься профессионалы.
Например, нельзя обеспечить качественный звук на площадке исходя только из количества гостей. Для грамотного расчета нужно учитывать план помещения, схему расположения сцены, высоту потолков, материалы стен, пола, наличие препятствий, мебели и многое другое.
По законам физики звук гораздо хуже отражается от ковролина, популярного в отелях, чем от кирпичных стен в лофтах, а плоские пустые поверхности, расположенные друг напротив друга, обычно портят ситуацию. Таких деталей может быть очень много, именно поэтому не может существовать никаких стандартных комплектов оборудования. Все индивидуально.
Кроме того, звук будет меняться с ходом мероприятия, когда площадка заполнится людьми. Важно чтобы с вами на проекте был опытный звукорежиссер, который может подстроить оборудование под ситуацию.
Не перекладывайте обязанности
Не надо просить декоратора «встретить плазмы», а диджея двигать столы, если на вашем мероприятии это сделать «просто больше некому» — вы неправильно сработали. Каждый должен делать свое дело.
Согласуйте действия внутри команды
Перед трехсторонней встречей между организатором, подрядчиком и клиентом заранее проговорите ваши роли и модель поведения. Решите, кто ведет встречу, иначе будет выглядеть, как будто перетягиваете одеяло. Договоритесь, кто из вас отвечает за концепцию и идею, а кто за реализацию. Обязательно дайте подрядчикам информацию о клиенте.
Собирайте, фильтруйте и распределяйте данные
Не стоит создавать общие чаты для обсуждения и подготовки проекта со всей командой, т.к. они отнимают много времени и путают специалистов.
Ведущему не хочется читать по 150 сообщений, которые адресованы декоратору, стилисту или кондитеру, пытаясь выцепить из ленты что-то важное и наоборот. Сильно повышается вероятность потери информации и, как итог, ошибки на мероприятии.
Собирать, фильтровать и распределять информацию должен организатор. В идеале именно он является информационным хабом[1] между клиентом и командой.
Единственное, для чего может быть создан общий чат — обмен оперативной информацией за 24 часа до события и во время него. После мероприятия туда можно будет отправить ссылки на фотографии и видео, а также список аккаунтов команды.
Свяжите клиента напрямую, если это требуется
Не стоит бояться, что заказчику придется тратить время на общение c кем-то из членов вашей команды. Иногда гораздо быстрее решить творческие вопросы без посредника. При этом не забывайте просить коллег информировать вас о результате работы.
Откажитесь от схемы продаж ВДА[2]
Такое объединение услуг свидетельствует об устаревшем подходе к процессу организации. В схеме ВДА ведущий ВСЕГДА урезает бюджет на диджея в свою пользу, жертвуя качеством. То же самое касается и оборудования, которым, как я уже писал, должны заниматься профи.
По схеме ВДА ничего больше двух колонок и цветных фонариков вы не получите. Задумайтесь, как это пов
Глава для агентств
В этом разделе книги я обращаюсь к организаторам мероприятий, менеджерам агентств и координаторам. Здесь я постарался собрать типичные ошибки при планировании и работе, исходя из практики и опыта коллег — агентств, ведущих, диджеев, фотографов и декораторов. Надеюсь, что приведенные ниже рекомендации помогут сделать ваш сервис и работу с подрядчиками лучше.
Жизнь по таймингу
Практически никогда личное событие, особенно такое, как свадьба, не идет по таймингу. Вы можете сколько угодно планировать день, но погода, транспорт, ситуация и настроение гостей всегда буду вносить свои коррективы. Научитесь жить и работать с тем, что ваш тайминг полетит к чертям и всем от этого может стать только лучше. Если вы уверены, что выбрали профессионала в качестве ведущего — прислушайтесь к нему. Чаще ведущий лучше чувствует атмосферу и настроение гостей, т.к. находится в постоянном эмоциональном контакте с ними.
Не нужно просить отпустить всех на перерыв прямо в середине активности. Не стоит вносить торт, пока не договорила слова бабушка. Не надо портить момент. Дождитесь логического завершения блока, а затем переходите к следующему действию.
Тайминг жестко соблюдается только в сегменте люкс и на высокобюджетных событиях, где одновременно выступает множество артистов, задействованы большие команды, и отклонения от него просто вызовут коллапс в работе.
Контроль! Все под контролем!
Избавьтесь от навязчивого желания следить за каждым шагом. Самое важное вы уже сделали — выбрали команду профессионалов, теперь просто дайте им делать свою работу.
Примеры:
Не надо просить ведущего 8-й раз сделать объявление о книге пожеланий во время welcome. Гости, которые только что приехали, еще не успели осмотреться, напитаться атмосферой дня, собраться с мыслями, им нечего писать в книгу. Ничего страшного, если они заполнят ее в конце вечера, на пике эмоций.
Не просите ведущего кардинально поменять стилистику или манеру общения во время мероприятия. Скорее всего, это невозможно. Если вам не нравится — вы выбрали не того и придется дотерпеть до конца.
Не продавайте клиенту то, что ему не нужно
Откажитесь от моделей заработка на перепродаже услуг или лишнего оборудования и декора. Не навязывайте клиенту своих подрядчиков, если они не соответствуют задачам проекта и не являются профессионалами. Все это очень быстро вскрывается и уничтожает вашу репутацию.
Не включайте начальника
Помните, что ваша команда — это ваши партнеры, а не сотрудники. Конечно, вы обязаны курировать праздник, но не перегибайте с указаниями: творческие люди не любят повелительного наклонения. Вы не должны им приказывать. Если у вас хорошая репутация — делать этого не придется: люди сами будут доверять и следовать вашему руководству.
Техническая грамотность
Часто организаторы не понимают техническую часть даже на базовом уровне. Качественный звук и свет — очень важный критерий, от которого многое зависит. Если с этим проблема, то весь концепт, идея и режиссура могут пойти коту под х
— Показывайте только те мероприятия, на которых вы хотите работать в будущем. Если вы весь год делали селфи с банкетов в кабаке — вы там и останетесь.
— Постарайтесь любым образом хотя бы один раз в год поработать на проекте вашей мечты. Cделайте как можно более подробный фото- и видеоотчет с этого события, а затем преподнесите результат вашей аудитории, снабдив посты интересным текстом о ваших впечатлениях. Продемонстрируйте планку, которую вам доверили, чтобы у новых клиентов не было сомнений.
Определите свою цель
Ну и наконец, успех — это ваше внутреннее ощущение. Оно не может быть выражено в абсолютных цифрах, т.к. для каждого человека они будут разными. Для кого-то это количество мероприятий в год, для других — финансовые показатели, для третьих — профессиональное признание. Только Вы выбираете высоту своей планки успешности.
Сначала отдай, потом возьми, или Принцип взаимного обмена[1]
Сделайте что-то существенное для вашего потенциального клиента бесплатно, и благодарность не заставит себя долго ждать. Это универсальное правило базируется на подсознательном желании людей избавиться от бремени долга, и в определенных случаях они будут отдавать вам больше, чем получили.
Не работайте с токсичными клиентами
Если с вами общаются грубо или неадекватно — от клиента бывает лучше отказаться. Часто такое поведение — явный признак того, что вам не доверяют. Освободившееся время вы сможете потратить на тех, кто с большей вероятностью останется доволен вашей работой и запустит нужную вам цепочку рекомендаций.
Не доводите до состояния, когда вам во что бы то ни стало нужно взять заказ, чтобы покрыть расходы. Такая ситуация не играет вам на руку, а лишь заставляет принимать невыгодные условия. Старайтесь сформировать финансовую подушку, которая позволит отказать клиенту в случае, если вас не устраивает сделка.
Используйте социальное доказательство
Это психологическое явление, заставляющее людей в процессе принятия решения прислушиваться к мнению большинства.
Пример: телевизионные шоу используют закадровый смех, чтобы шутки казались смешнее.
Если вы смогли хорошо заполнить сезон заказами — обязательно расскажите об этом на своей страничке в соцсети, ведь востребованность — лучший показатель успешности. Если же заказов реально немного — лучше не врать, ведь это легко проверить. Когда есть возможность — всегда показывайте свою работу или количество входящих заявок в этом месяце, но делайте это органично с другим контентом, не частите, чтобы не раздражать.
Вас должно быть видно и слышно
Посещайте профессиональные тусовки, тематические мастер-классы и вообще любые события, на которые ходят ваши клиенты. Не обязательно ходить только на мероприятия к коллегам, послушайте, о чем говорят специалисты смежных сфер. Помните о том, что в ивенте с конечным клиентом общается множество людей и любой из них может вас посоветовать. Участвуйте в промомероприятиях. Придумайте собственный проект, куда сможете собрать свою целевую аудиторию. Дайте ей что-то полезное, а затем расскажите о своих услугах. Ничто не продаст вас лучше, чем живое общение.