Ивент-маркетинг

Алексей Селезнёв

Мероприятия без ведущего

На дворе 2020 год и в мир пришло новое поколение: образованное, креативное, самодостаточное. Они не про загсы и лимузины, такие люди устраивают светские рейвы, а на следующее утро просыпаются в Каппадокии. На праздники они реже приглашают родственников, и ведущий в классическом понимании им не нужен. На замену приходит грамотная режиссура, планировка активностей и зон отдыха.
Лидеры рынка уже начали экспериментировать с новыми форматами праздников и продавать их клиентам, пользуясь отличиями и преимуществами в угоду собственной уникальности. Для остального рынка праздник «без ведущего» все еще является рискованным шагом, на который многие организаторы не решаются, либо не могут убедить клиента в его преимуществах по сравнению с традиционным форматом.

Давайте разберемся, как понять, что подобная концепция подходит клиенту, и как ее правильно продавать.

— Формат хорошо работает на небольших мероприятиях (до 30 человек). Часто они больше похожи на вечеринку или фуршет. Чем меньше гостей, тем больше внимания можно успеть уделить каждому из них.

— Основная часть гостей должна быть знакома. Тогда, как правило, им достаточно компании друг друга, а дополнительные активности — лишь повод сделать совместное времяпрепровождение приятнее и интереснее.

— Публика активная и креативная. Гости любят готовить сюрпризы, номера, самодеятельность. Часто это КВНщики, актеры, ведущие, музыканты и другие представители творческих профессий.

— Клиент не хочет, чтобы на мероприятии был лишний человек, перетягивающий внимание. Формат хорошо работает, когда нужно сделать акцент на общении внутри круга друзей, а не на шоу-программе.

— Мероприятие проводится для иностранной публики. В культурном коде иностранцев знакомство и общение является нормой, они не будут скучать даже если нет специальных развлечений.

С точки зрения наполнения и атмосферы, лучше всего сюда вписываются живые музыканты или стильный диджей, т.к. музыка — это один из основных катализаторов хорошего настроения. Выбор зон и активностей можно предоставить клиенту, но варианты должен подобрать и предложить организатор. Иногда не нужно выдумывать что-то сверхъестественное: на свадьбе бывает достаточно нескольких креативных поздравлений, просмотра фильма о паре, танцев, торта и салюта.
Важно понимать, что управлять мероприятием в отсутствии ведущего должна команда проекта. Гостям все так же нужно рассказывать об активностях, которые их ждут, помогать не потеряться на площадке, заботиться об их комфорте и наблюдать за настроением. Неправильно перекладывать ответственность и функции ведущего только на диджея или только на организатора. Я также не рекомендую отдавать эту роль кому-то из гостей, т.к. это не даст ему расслабиться.
Для ивент-рынка России свадьба без ведущего — это пока инновация, направленная на стирание границ, близкое семейное общение и естественную активизацию гостей. Те, кто использует формат уже сейчас, получают преимущество. В их интересах постоянная демонстрация

подбирайте диджея отдельно. Любой профессиональный диджей может работать с любым ведущим. Продавая ВДА, вы лишаете себя и клиента возможности поработать с диджеем, который лучше подходит клиенту или проекту, а не ведущему.

Проявляйте человечность

Организатор НЕ обязан загружать гримерку едой, держать вспышку фотографа, помогать декоратору разложить салфетки, иметь при себе дождевики, зонты, пакеты, ножницы, батарейки для подрядчиков. Но это чертовски приятно, когда о тебе подумали и сделали что-то сверх обозначенного в договоре, особенно в момент форс-мажора.

Сохраняйте спокойствие

Старайтесь не паниковать и ко всему относиться легко, побольше улыбайтесь. Если что-то идет «не так», возможно, так должно быть. Ваши мысли и внимание должны

Не стоит возлагать ответственность на диджея с двумя колонками — техническим обеспечением должны заниматься профессионалы.
Например, нельзя обеспечить качественный звук на площадке исходя только из количества гостей. Для грамотного расчета нужно учитывать план помещения, схему расположения сцены, высоту потолков, материалы стен, пола, наличие препятствий, мебели и многое другое.
По законам физики звук гораздо хуже отражается от ковролина, популярного в отелях, чем от кирпичных стен в лофтах, а плоские пустые поверхности, расположенные друг напротив друга, обычно портят ситуацию. Таких деталей может быть очень много, именно поэтому не может существовать никаких стандартных комплектов оборудования. Все индивидуально.
Кроме того, звук будет меняться с ходом мероприятия, когда площадка заполнится людьми. Важно чтобы с вами на проекте был опытный звукорежиссер, который может подстроить оборудование под ситуацию.

Не перекладывайте обязанности

Не надо просить декоратора «встретить плазмы», а диджея двигать столы, если на вашем мероприятии это сделать «просто больше некому» — вы неправильно сработали. Каждый должен делать свое дело.

Согласуйте действия внутри команды

Перед трехсторонней встречей между организатором, подрядчиком и клиентом заранее проговорите ваши роли и модель поведения. Решите, кто ведет встречу, иначе будет выглядеть, как будто перетягиваете одеяло. Договоритесь, кто из вас отвечает за концепцию и идею, а кто за реализацию. Обязательно дайте подрядчикам информацию о клиенте.

Собирайте, фильтруйте и распределяйте данные

Не стоит создавать общие чаты для обсуждения и подготовки проекта со всей командой, т.к. они отнимают много времени и путают специалистов.
Ведущему не хочется читать по 150 сообщений, которые адресованы декоратору, стилисту или кондитеру, пытаясь выцепить из ленты что-то важное и наоборот. Сильно повышается вероятность потери информации и, как итог, ошибки на мероприятии.
Собирать, фильтровать и распределять информацию должен организатор. В идеале именно он является информационным хабом[1] между клиентом и командой.
Единственное, для чего может быть создан общий чат — обмен оперативной информацией за 24 часа до события и во время него. После мероприятия туда можно будет отправить ссылки на фотографии и видео, а также список аккаунтов команды.

Свяжите клиента напрямую, если это требуется

Не стоит бояться, что заказчику придется тратить время на общение c кем-то из членов вашей команды. Иногда гораздо быстрее решить творческие вопросы без посредника. При этом не забывайте просить коллег информировать вас о результате работы.

Откажитесь от схемы продаж ВДА[2]

Такое объединение услуг свидетельствует об устаревшем подходе к процессу организации. В схеме ВДА ведущий ВСЕГДА урезает бюджет на диджея в свою пользу, жертвуя качеством. То же самое касается и оборудования, которым, как я уже писал, должны заниматься профи.
По схеме ВДА ничего больше двух колонок и цветных фонариков вы не получите. Задумайтесь, как это пов