Для начала необходимо:
удостовериться, что у телефона — искомый человек, чтобы не подвести его, если во время разговора он не один, либо не спутать с тезкой/однофамильцем;
представиться («Меня зовут Мария Петрова, я представляю компанию «_______», занимающуюся (обозначить отрасль). Я хотела бы обсудить с вами срочный и конфиденциальный вопрос (указание на срочность и конфиденциальность помогает обозначить важность беседы и демонстрирует заботу о собеседнике);
убедиться, что у человека есть возможность разговаривать, либо договориться, кто, кому, когда и по какому номеру перезвонит.