М.В. Ловчева, Е.Н. Галкина, Е.В. Гурова

Управление персоналом: теория и практика.
Делопроизводство в кадровой службе

Учебно-практическое пособие

Под редакцией А. Я. Кибанова

---

ebooks@prospekt.org

Информация о книге

УДК 005.95(075.8) 

ББК 65.290.2я73 

Л68

Авторы:

Ловчева М. В., Галкина Е. Н., Гурова Е. В.

Рецензенты:

кафедра управления человеческими ресурсами РЭА им. Г. В. Плеханова, зав. кафедрой засл.

деят. науки РФ, д-р экон. наук, проф. Ю. Г. Одегов;

Московская академия государственного и муниципального управления, проректор засл. экономист РФ, д-р экон. наук, проф. А. Ф. Зубкова.

Под редакцией д-ра экон. наук, проф. А. Я. Кибанова.

 

Рассматриваются вопросы ведения делопроизводства в кадровой службе. Даны порядок организации кадрового делопроизводства, основные реквизиты документов и порядок их оформления, нормативно-правовая база ведения кадрового делопроизводства, виды и структура кадрового документооборота. Подробно представлена номенклатура дел службы управления персоналом с примером ее оформления. Значительное внимание уделено видам и порядку оформления организационно-правовой и информационно-справочной документации по кадрам, для каждого документа указан состав обязательных реквизитов, даны примеры их правильного оформления. Также приведены порядок унификации форм кадровых документов, порядок организации работы с персональными данными работников, рассмотрена ответственность работодателя за нарушение порядка кадрового делопроизводства. Приводится обзор современных автоматизированных информационных технологий и пакетов прикладных программ, используемых в управлении персоналом организаций.

УДК 005.95(075.8)

ББК 65.290.2я73

© Коллектив авторов, 2014

© ООО «Проспект», 2014

1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Кадровое делопроизводство — это ведение документации по кадрам и управлению персоналом организации (предприятия): прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, хранение и обновление документов. Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:

• оформить прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;

• организовать учет личного состава;

• обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников предприятия;

• обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;

• оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;

• обеспечить соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсации, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;

• организовать учет рабочего времени;

• обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;

• организовать разработку, утверждение и контроль исполнения документов по кадрам.

Эти и другие задачи требуют проведения документирования процедур управления персоналом и разработки соответствующих документов. В зависимости от своего функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на две группы (рис. 1) и включает в себя:

• организационные документы: правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание, положение о службе управления персоналом;

• распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

• персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

Рис. 1. Примерный состав кадровой документации предприятия

• учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету ит. д.;

• плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т. п.;

• отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т. д.

Документирование процедур управления персоналом — это запись информации о кадрах и кадровых процессах, проводимых в организации, на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Примерный перечень документов, разрабатываемых в ходе различных процедур управления персоналом, представлен в табл. 1.

Таблица 1

Примерный перечень документов по управлению персоналом в организации

Процедуры управления персоналом	Разрабатываемые документы
Документирование заключения трудового договора и приема на работу	Заявление о приеме на работу. Трудовой договор (соглашение). Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу. Личный листок по учету кадров (анкета). Дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете). Автобиография. Резюме
Документирование общих вопросов управления трудовым коллективом и расстановки кадров	Коллективный договор. Устав (положение об) организации. Правила внутреннего трудового распорядка. Положение о структурном подразделении. Должностная инструкция. Структура и штатная численность. Штатное расписание. Приказ о распределении обязанностей между руководством организации
Документирование учета использования рабочего времени	График предоставления дополнительных дней отдыха. Заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени
Документирование сверхурочных работ	Заявка о проведении сверхурочных работ. Протокол заседания выборного профсоюзного органа в случае его наличия в организации. Приказ о проведении сверхурочных работ
Учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником	В каждом подразделении ведется специальный журнал учета сверхурочных работ. На основании этих журналов составляется сводный журнал учета сверхурочных работ по организации
Документирование привлечения работников к работе в выходные дни	Приказ о привлечении к работе в день (дни) отдыха. Заявление об отгуле (отгулах). Распоряжение о предоставлении отгула (отгулов)
Документирование вопросов организации материального стимулирования персонала	Положение об оплате труда и материальном стимулировании. Положение об организации оплаты труда работников. Положение о премировании персонала. Положение о социальных выплатах и льготах (социальном пакете). Положение о порядке выплаты надбавок за стаж работы в организации. Положение о выплате надбавки за ученую степень. Положение об обязанностях и оплате труда отдельных категорий персонала
Документирование поощрения работников	Представление о поощрении. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников)
Документирование процедур нематериального стимулирования персонала	Положение о проведении конкурсов профессионального мастерства на звание «Лучший по профессии». Положение о почетном звании (грамоте) Положение о знаке отличия «Профессионал».  Положение об организации трудовых соревнований
Документирование основных процедур управления персоналом	Этический кодекс организации. Положение о работе с резервом кадров для выдвижения на руководящие должности. Положение о проведении аттестации персонала. Положение о профессиональном обучении кадров. Положение о системе непрерывного фирменного профессионального образования. Положение о конкурсном отборе специалистов, направляемых в аспирантуру (докторантуру) для целевой подготовки. Положение о комиссии по отбору руководителей и специалистов на руководящие должности организации. Положение о подготовке руководителей и специалистов для работы за рубежом. Положение о работе с молодыми специалистами с высшим и средним профессиональным образованием. Положение о прохождении стажировки специалистов служб управления персоналом. Положение об управлении деловой карьерой персонала и др.
Документирование предоставления отпусков работникам	График отпусков. Заявление о предоставлении отпуска. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам). Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
Документирование прекращения трудового договора и увольнения с работы	Заявление об увольнении. Представление о расторжении трудового договора. Протокол выборного профсоюзного органа. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (работниками)

При документировании необходимо помнить, что запись информации на бумаге или ином носителе строго регламентирована, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (табл. 2).

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления официального документа. Основные реквизиты документов по кадрам и требования к их оформлению приведены в табл. 3.

Таблица 2

Нормы права, регламентирующие различные аспекты работы с кадровыми документами

Группа правовых норм

Наименование нормы права

Коммент

...