Квадрат C: срочные, но неважные дела
Это отвлекающие дела. Нередко они просто мешают сосредоточиться на важных задачах и снижают эффективность. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.
В этот квадрат стоит вписывать:
навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры;
обсуждение вопросов, которые могут решить подчиненные;
обсуждение вопросов, не связанных с бизнесом;
обсуждение отвлеченных тем.
Перечислите, какие срочные, но не важные дела вы обычно обсуждаете на совещаниях:
Квадрат D: несрочные и неважные дела
Дела этой категории не продвигают вас в проектах, но отвлекают от работы над ними.
не приносят совсем никакой пользы;
полезно не заниматься ими вообще;
«пожиратели времени».
Перечислите, какие несрочные и неважные дела вы обычно обсуждаете на совещаниях:
По каждой цели руководитель ставит следующие вопросы:
Кто обладает информацией и знаниями, касающимися рассматриваемого вопроса?
Чьи интересы затрагивает этот вопрос?
От кого зависит принимаемое решение?
Кому нужно знать информацию, которая будет обсуждаться?
Кто будет реализовывать принятые решения?
При планировании совещаний по проекту можно использовать методику 99/50/1.
Руководитель организует встречи в трех важных точках проекта:
на старте — для погружения всех участников в темп проекта и для командообразования группы;
на промежуточном этапе — для обсуждения результатов проделанной работы и дальнейших корректировок, если это необходимо;
на финише, когда остается реализовать 1% общего объема — для предварительного подведения итогов.
Такой тайминг позволит эффективнее использовать время на совещаниях.
Повестка дня
Повестка дня — план задач, которые нужно решить на совещании. Необходимо четко определить время выступления каждого, отвести отдельное время на обсуждение и обратную связь от всех участников.
При планировании временного регламента совещания важно учесть следующее:
важность вопроса, выносимого в повестку дня;
регламент каждого выступления;
перерывы, если они необходимы;
20% времени на дополнительную важную информацию.
Повестка дня рассылается всем участникам совещания.
ПРИМЕР
Повестка дня с фиксацией времени и конкретики выступлений
Повестка дня:
Результаты работы по заключению договоров. Доклад Иванова И. (15 минут).
Проблемы в транспортном обеспечении поставок. Доклад Петрова И. (15 минут).
Результаты и планы проектной работы. Доклад Сидорова Т. (20 минут).
Начало в 11:00.
Окончание в 12:15.
Необходимо тренироваться в проведении быстрых и результативных совещаний!
Ваши временные ориентиры:
Кіру не тіркелу пікір қалдыру үшін