Для этого обычно делают расчет полной стоимости сотрудника для компании: зарплата, налоги, компьютер (+индивидуальные лицензии на софт), мебель, доля в стоимости аренды офисных помещений на одного работника и т.д. Опытным путем определяют объем работы, которую может выполнить один сотрудник. Оценив общий объем работы в количестве документов или транзакций, определяют, сколько работников могут выполнить эту работу без нарушения трудового законодательства. Затем сравнивают совокупные издержки на решение проблемы руками людей и стоимость программы, которая будет это делать автоматически.
Есть стандартные таблицы для расчета окупаемости инвестиций в виде покупки софта. Именно этот расчет функциональный заказчик должен представить своему руководству для утверждения финансирования, а продавец вашего софта — помочь ему с подготовкой экономического обоснования.
