Александр Смирнов

Практический тайм-менеджмент для топ-менеджеров

Шрифты предоставлены компанией «ПараТайп»

© Александр Смирнов, 2017

Книга посвящена практическим вопросам эффективного управления временем.

Книга в первую очередь предназначена для топ-менеджеров крупных компаний, а также собственников бизнеса.

16+

ISBN 978-5-4485-8490-9

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Оглавление

1. Практический тайм-менеджмент для топ-менеджеров
2. Об авторе
3. Глоссарий
4. Введение
5. Глава 1. Быстрый старт
   1. Заведите дневник
   2. Посмотрите фильм «Время»
   3. Найдите временны́е резервы
   4. Убейте пожирателей времени
   5. Оставьте простые инструменты
6. Глава 2. Целеполагание
   1. Напишите эпитафию
   2. Сформулируйте Миссию
   3. Сформируйте Ви́дение
   4. Разработайте дерево целей
   5. Рассчитайте стоимость времени
7. Глава 3. Потоки информации
   1. Разберитесь с контактами
   2. Запомните важную информацию
   3. Ограничьте длительность звонков
   4. Настройте управление задачами
   5. Оптимизируйте файловое хранилище
   6. Настройте электронную почту
8. Глава 4. Планирование
   1. Запланируйте день
   2. Запланируйте неделю
   3. Запланируйте периодические дела и встречи
   4. Запланируйте встречи в неожиданное время
   5. Настройте пунктуальность
   6. Запланируйте правильный отдых
   7. Запланируйте время для сна
9. Глава 5. Делегирование
   1. Избавьтесь от перфекционизма
   2. Заведите помощников
   3. Настройте секретариат
   4. Делегируйте «очевидные» задачи
   5. Делегируйте «неочевидные» задачи
   6. Делегируйте «сомнительные» задачи
   7. Делегируйте «невозможные» задачи
10. Глава 6. Управление возможностями
    1. Подготовьтесь к поездкам
    2. Купите внешний аккумулятор
    3. Учтите логистику
    4. Ограничьте поездки
    5. Организуйте мобильный офис
    6. Подготовьте списки
11. Глава 7. Совещания и коммуникации
    1. Оцените эффективность совещаний
    2. Внедрите правила проведения совещаний
    3. Делегируйте помощнику совещания
    4. Выстройте коммуникации
    5. Оптимизируйте собеседования
    6. Научитесь говорить «нет»
12. Глава 8. Мотивация
    1. Придумайте «якоря»
    2. Примените метод «раскачки»
    3. Съешьте «лягушку»
    4. Съешьте «слона»
    5. Используйте проектное управление
    6. Примените потенциал лидеров
    7. Фиксируйте и геймифицируйте
    8. Дайте публичное обещание
13. Глава 9. Формирование привычек
    1. Составьте список привычек
    2. Придумайте подготовленную неизбежность
    3. Придумайте приятную неизбежность
    4. Выберите первую привычку для внедрения
    5. Освойте «слепую печать»
14. Заключение

Благодарности

На работу над этой книгой меня вдохновили адепты тайм-менеджмента, заражающие окружающих стремлением эффективно распоряжаться временем: Глеб Архангельский, Брайан Трейси, Михаил Рыбаков, Андрей Андреев, Александр Михайлов, Кирилл Чижов, Андрей Ионов.

Об авторе

Я профессионально занимаюсь проектами с 2000-го года, в 2011-м получил степень РМР (Project Management Professional). За 17 лет я реализовал более 60 проектов и построил с нуля 6 проектных офисов.

Параллельно получил более 40 профессиональных сертификатов в области управления проектами, риск-менеджмента, экономики, маркетинга, продаж, закупок, логистики, стратегического и операционного менеджмента, управления персоналом, психологии. В 2012-м закончил программу МВА в РАНХиГС.

Начиная с 2006-го года, работал в компаниях различной направленности — в инжиниринговой компании прошёл путь от ГИПа до руководителя проектного отдела, а затем стал исполнительным директором. В роли руководителя IT проектов трудился в нефтегазовой отрасли.

Затем руководил проектным офисом в ритейле, выстраивал проектные офисы в производственных, строительных компаниях, в сферах культуры и здравоохранения, а также занимал должность директора цепочки поставок, директора по закупкам крупнейшей в России в своём сегменте производственной компании. В качестве партнёра развивал консалтинговый бизнес и бизнес в сфере услуг B2C.

Провёл несколько десятков тренингов и разработал ряд методик в области управления проектами, тайм-менеджмента и повышения личной эффективности, риск-менеджмента, автоматизации отчётности и оптимизации бизнес-процессов.

Глоссарий

Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) — показатели деятельности подразделения (предприятия), которые помогают организации в достижении стратегических и тактических (операционных) целей.

ТМ — тайм-менеджмент.

ИСР — иерархическая структура работ (термин обычно используется в управлении проектами).

SMART — мнемоническая аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач. Считается, что для наибольшей эффективности, цели должны соответствовать следующим параметрам: Specific (Конкретный), Measurable (Измеримый), Achievable (Достижимый), Relevant (Актуальный), Time-bound (Ограниченный во времени).

Дедлайн — крайний срок (дата и/или время), к которому должна быть выполнена задача.

Принцип Парето — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Введение

Время — самый недооценённый в современном мире ресурс. Слишком часто я слышу вокруг себя фразу «убить время». Мы и так непозволительно много времени убиваем, в основном, бессознательно. И уж тем более не стоит делать это осознанно.

Цель этой книги — дать инструменты для тех, кто хочет использовать время эффективно, рассказать о конкретных шагах, которые нужно сделать для того, чтобы быстро повысить свою личную эффективность. Многие техники, описанные в данной книге, хорошо известны, возможно, часть из них Вы уже используете, сознательно или интуитивно. Однако точное выполнение рекомендаций по управлению временем позволит обнаружить дополнительные временны́е резервы, и использовать их максимально эффективно.

Не стоит недооценивать книгу вследствие её небольшого объёма. В этом весь секрет — чем проще техники, тем больше вероятность, что они будут использоваться на практике. Многие безупречно оформленные методики не исполняются только потому, что слишком сложны для запоминания и исполнения. Выполнение простых правил, но регулярно — гораздо более продуктивно.

Я не пытался в одну книгу поместить все известные техники управления временем, а выбрал самые эффективные техники, подходящие для топ-менеджеров и собственников компаний. Все описанные в книге техники испытаны на практике и успешно применяются мной в течение продолжительного времени.

Структура книги представляет собой набор глав, относящихся к различным разделам тайм-менеджмента, их желательно читать по порядку. Каждая глава содержит некоторое количество шагов — конкретных действий, закрепляющих, обычно достаточно краткую, теоретическую часть главы. Иногда я намеренно повторяю какие-то самые важные моменты в книге для лучшего запоминания (метод Ицхака Адизеса).

Не обязательно делать все шаги — возможно, часть из них Вы уже прошли ранее и успешно используете в жизни, какие-то шаги Вам не подходят по различным причинам. Также Вы можете выбирать наиболее эффективные именно для Вас шаги и сначала сделать их, а уже затем все остальные. Помните о том, что достаточно внедрить всего несколько техник тайм-менеджмента для достижения потрясающих результатов, так как всего 20% этих техник смогут высвободить Вам до 80% времени.

Приятного и полезного чтения!

Глава 1. Быстрый старт

Время идёт. Поэтому, что бы вы ни делали, делайте это. Делайте это сейчас. Не ждите.

Роберт Де Ниро

У понятия «тайм-менеджмент» множество определений, но суть тайм-менеджмента — это всего лишь управление временем. Более правильное управление, более эффективное, более рациональное. Возникает вопрос — более эффективное, чем что? В простейшем случае можно считать, что более эффективное, чем у среднего индивида.

И сразу Вас порадую — подавляющее количество людей управляет своим временем чудовищно неэффективно, как в работе, так и в личной жизни. Пожалуй, даже принцип Парето для соотношения людей, эффективно управляющих временем, и совершенно неэффективных в тайм-менеджменте, не совсем корректно работает: в среднем, гораздо менее 20% людей можно назвать эффективными с точки зрения управления временем. Поэтому Вам будет нетрудно выбиться в топ-лист эффективных управленцев временем, если Вы начнёте применять описанные в книге методики.

Совершенно неважно, применяете Вы данные техники на работе по найму, в собственном бизнесе или в личной жизни — большинство методик одинаково эффективно работает везде. Более того, трудно представить себе человека, который в работе, например, управляет временем эффективно, а в личной жизни — нет. Есть более эффективные методики в одной области и менее продуктивные в другой — но будьте уверены, все описанные в данной книге методы позволят вам сэкономить время во всех областях Вашей деятельности.

Важный момент: тайм-менеджмент не может существовать «в вакууме», Вам не удастся бороться за эффективность работы со временем в одиночку. Для того чтобы технологии тайм-менеджмента успешно работали, ими должны пользоваться не только Вы, но и Ваши коллеги (или члены семьи, например). Поэтому очень важно заражать всех вокруг желанием управлять временем эффективно…

Главный вопрос — для чего вообще нужен тайм-менеджмент? Чтобы успевать больше за тот же самый промежуток времени? Не совсем. Это, разумеется, тоже является одним из эффектов применения инструментов тайм-менеджмента. Однако главная цель тайм-менеджмента — максимально быстро достигать своих целей, не растрачивая время впустую на ненужную деятельность, не продвигающую Вас к реализации Ваших целей.

Если кратко, идеология тайм-менеджмента — вдумчиво и осмысленно использовать время в соответствии с осознанными личными (и/или рабочими) ценностями и приоритетами.

Предлагаю Вам в качестве разминки оценить собственную эффективность в плане управления временем. А вдруг она уже невероятно высока? Тогда, с точки зрения тайм-менеджмента, допустимым для Вас вариантом будет немедленно закрыть книгу и сэкономить несколько часов на её прочтении.

Итак, тест: выберите один наиболее подходящий вариант ответа для каждого вопроса.

1 На встречи и совещания Вы приходите

А) Вовремя, минута в минуту, или чуть заранее

Б) Иногда опаздываю

В) Бывает, сильно опаздываю

Г) Прихожу намного раньше времени

2 Совершая покупки в интернет-магазине, Вы обычно делаете заказ

А) По телефону

Б) Через сайт

В) Не пользуетесь интернет-магазинами

Г) Сами не занимаетесь покупками, поручаете другим

3 Сколько времени Вы проводите в социальных сетях?

А) Несколько часов в день

Б) Полчаса в день

В) Захожу ненадолго несколько раз в неделю

Г) Практически не пользуюсь социальными сетями

Д) Нет аккаунта в социальных сетях

4 Вам выдали для ознакомления рукопись на 100 страницах и её резюме на 3-х страницах:

А) Сначала прочитаю рукопись, затем резюме

Б) Сначала прочитаю резюме, затем (возможно) рукопись

...