Олег Казаков

E-mail

Ещё одно письмо…

Шрифты предоставлены компанией «ПараТайп»

© Олег Казаков, 2018

Факты гласят, что человек отправляет в день 30 деловых писем. Допустим, что средний размер отправляемого текста составляет 2000 знаков — два абзаца средней величины. Поверим, что скорость печати 250 знаков в минуту. Тогда на написание одного письма уходит 8 минут. На 30 писем, стало быть, 240 минут, что равно 4 часам. Как себя чувствуете после осознания этого факта? Если половину рабочего дня мы посвящаем отправке e-mail, может, пора задуматься над вопросами «ЧТО мы пишем» и «КАК мы это делаем»?

12+

ISBN 978-5-4483-1712-5

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Оглавление

1. E-mail
2. Аннотация
3. От автора
4. Глава 1. Что такое информация?
   1. Формы информации и способы её передачи
   2. Вербальные и невербальные средства общения
5. Глава 2. Что такое E-mail сегодня?
   1. Плюсы и минусы современной электронной почты
   2. Современное письмо для бизнеса
6. Глава 3. Цель вашего E-mail
   1. Шаг нулевой — настроение
   2. Начинайте печатать с «мыслью о конце»
   3. Что вам необходимо знать о получателе?
7. Глава 4. Структура E-mail
   1. Четырнадцать признаков результативного E-mail
   2. Как построить дом?
8. Глава 5. Психологические приёмы в написании E-mail
   1. Баланс в электронном письме
   2. Текст, контекст, интертекст
   3. Методы формирования диалога
   4. Как научиться отказывать?
   5. Попросите вас представить
9. Глава 6. Чёрная риторика
   1. Восемь приёмов чёрной риторики
   2. Золотое правило отражения натиска
10. Глава 7. Речевые клише
    1. Кризис шаблонности
    2. Шаблоны для построения фраз в электронной корреспонденции
    3. Семь кратких замечаний при переписке на английском языке
11. Глава 8. Как не остановиться на достигнутом?
12. Рекомендуемая литература

Аннотация

Как написать E-mail и быть уверенным, что его прочтут? Нас не учат этому навыку ни в школе, такой дисциплины нет в вузе. Мы делаем многие вещи по наитию, в том числе пишем письма. А насколько нам нужно это знание? Подумать только: не будет внятного и понятного письма — не будет нового проекта или клиента, нового предложения о работе или ценного сотрудника, новой сделки или партнёра. Как составить текст письма, в котором нет ничего лишнего, и есть всё, что нужно читателю? Как превратить написание текста автором письма в конкретное действие для читателя? В книге «E-mail. Ещё одно письмо…» автор, Олег Казаков, научит читателя составлять результативные и эффективные письма.

Книга рекомендована всем, кому приходится обмениваться электронными письмами и превращать звуки в буквы. Обязательна к прочтению middle- и TOP-менеджерам любого профиля работы.

От автора

Вы держите в своих руках книгу «E-mail. Ещё одно письмо…». Почему я решил поделиться с вами своими идеями, знаниями, навыками? С самого первого полученного мною письма в девяти из десяти случаев я был недоволен качеством поступающей ко мне электронной корреспонденции. Авторы тех сотен тысяч или, может, даже миллионов электронных писем с трудом осознавали, кто будет их читать, они не видели цели, с которой письмо было отправлено. Думаю, что с подобной проблемой сталкивался не только я.

Вернувшись из очередного двухнедельного отпуска, я обнаружил в своём почтовом ящике почти три тысячи непрочитанных писем, однако не могу не поделиться с вами фактом о том, сколько же входящих представляли для меня ценность. Всего 16. Представляете, сколько времени было потрачено зря?

Написание электронных писем — это творчество. Творчество, в котором ведущая роль отводится краткости. Основную идею данной книги можно было бы изложить в одну строку: «Если текст вашего электронного письма с приветствием и подписью не умещается в ладонь, не отправляйте его». Все последующие буквы, слова, предложения, абзацы и главы прямо или косвенно будут отвечать на вопрос «Как это сделать?».

Чтобы ответить на него, мы пройдём с вами несколько этапов: от изучения способов коммуникации и каналов восприятия до психологических приёмов в письме, чёрной риторики, разберём с вами фразы-клише, а также поупражняемся в написании стандартных фраз при отправке писем на английском языке.

Надеюсь, что среди множества фраз в данной книге вы найдёте для себя полезные практические советы, а время, потраченное на прочтение, пройдёт с пользой. Желаю новых побед, жму руку.

Олег Казаков

Глава 1. Что такое информация?

Современный человек за день произносит примерно 30000 слов, или более 3000 слов в час.

Что даёт информация сегодня? Это ценнейший ресурс для продаж, стратегического развития, формирования видения, общественного статуса, мотивации, признания. Это инструмент маркетинга, PR. Это отдельная ниша и кладезь для инфобизнесменов. Это титанический массив сведений, данных, фактов, витающий вокруг нас, который формирует силу человеческого развития. В своё время исследованием непосредственно «информации» занимались кибернетика и информатика. Вспомните, часто ли вам приходилось в детстве слышать слово «информация»? Полагаю, что нечасто. Однако сейчас, в рамках текущих темпов мирового развития, «информацию» мы стали отождествлять с величайшей ценностью современности. Почти.

Формы информации и способы её передачи

С развитием информации непременно менялся её способ происхождения, содержания, хранения, представления. Сейчас в большинстве случаев это двоичный код, записанный на вашей «флешке» или хранящийся на одном из облачных сервисов. Давайте подробнее остановимся на форме и способах восприятия информации, а изучение других терминов оставим прочим специалистам.

По форме представления информация может быть, как не сложно догадаться:

• текстовая — представляемая в виде символов;

• числовая — в виде цифр и знаков;

• графическая — в виде изображений, предметов, графиков;

• звуковая (или устная) — в виде аудиозаписи;

• видеоинформация — представляемая в виде видеозаписи.

В данной книге мы будем изучать текстовую, числовую и графическую информацию. Почему текстовую и числовую информацию я разделяю и предлагаю к ознакомлению в разных формах? Приведу пример: ответьте себе на вопрос, в каком из двух ниже представленных видов вам комфортнее и быстрее воспринимать одну и ту же информацию?

23901 или двадцать три тысячи девятьсот один?

Ответ очевиден, поэтому цифрам — числа, словам — текст.

По способам восприятия информация разделяется на:

• визуальную — воспринимаем органами зрения;

• аудиальную — воспринимаем органами слуха;

• тактильную — воспринимаем тактильными рецепторами;

• вкусовую — воспринимаем вкусовыми рецепторами.

...