документов
Информационно-справочные материалы
Основная литература
1. Основы информатики и математики для юристов: учеб. пособие / под ред. В.Д. Элькина. – М.: ООО «Полиграф-Опт», 2006. – 336 с.
Дополнительная литература
1. Информатика. Базовый курс : учебник для вузов / под ред. С.В. Симоновича. – СПб.: Питер, 2010.
2. Коноплева И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В. Информационные технологии: учеб. пособие / под ред. И.А. Коноплевой. – М.: Проспект, 2011. – 328 с.
4.1. Текстовые редакторы: назначение и функции
Работа юристов в различных областях правовой деятельности связана с подготовкой большого количества текстовых документов (законопроектов, иных нормативных актов, договоров, протоколов допроса, материалов судебного разбирательства, завещаний, дарственных и т.п.). Использование информационных технологий позволяет сократить время на техническую подготовку подобных документов и повысить их качество. Для подготовки юридических документов на персональном компьютере используются различные текстовые редакторы. Их развитие идет, с одной стороны, по пути расширения функциональных возможностей и, с другой, – по пути обеспечения удобства работы с ними.
При выборе текстового редактора решающее значение имеет набор функциональных возможностей, предоставляемых программой. К набору возможностей, ставших стандартными, относятся:
• редакционная обработка текста на экране (перемещение по знакам, строкам, абзацам, страницам, в конец и начало текста; поиск фрагмента текста по метке и модели; выделение фрагментов, состоящих из символов, слов или строк; вставка, замена, удаление, перемещение фрагментов текста; работа с несколькими текстовыми документами в отдельных окнах на экране);
• оформление текстового документа:
— задание формата документа;
— установка автоматического переноса (по словам или слогам),
— форматирование абзацев (установка межстрочного интервала, правого/левого поля, отбивок абзаца и абзацного отступа, выравнивание по правому/левому краю или ширине);
— разбивка на страницы (автоматическая или ручная установка границ между страницами);
— выделение заголовков, их автоматическая или ручная нумерация;
— изменение шрифта отдельных символов, слов, строк, абзацев;
— выделение текста (подчеркивание, разрядка слов, усиление яркости, курсив и т.п.);
— нумерация страниц и использование колонтитулов; расположение текста в нескольких колонках);
• введение в текстовый документ нетекстовых фрагментов (рисунков, графиков, математических выражений и т.п.);
• представление текста в таблично организованном виде;
• взаимодействие с файловой системой (сохранение, считывание текстовых файлов; выдача папки и выбор из нее файла для работы; слияние текстов из разных файлов, взаимные переносы фрагментов текстов между разными файлами; импорт текстов и нетекстовых фрагментов, составленных с помощью других программ);
• вывод текстового документа на принтеры разных типов с установкой параметров печати: типа и марки принтера, диапазона печати (весь документ или отдельные страницы), количества копий.
• проверка текста и исправление орфографических ошибок путем сопоставления каждого слова текста со словарем; при обнаружении расхождений можно заменять в этом тексте неправильно написанные слова или пополнять словарь новыми словами (для исправления ошибок необходимы заранее составленные словари: обычно такие словари содержат от 50 до 100 тыс. слов);
• автоматическая индексация, т.е. выделение из текста слов по определенному критерию и занесение их в упорядоченные списки;
• оценка стиля изложения с указанием стилистических погрешностей.
В настоящее время в нашей стране наиболее используемым текстовым редактором является текстовый редактор Word35 (различные его версии), разработанный фирмой Microsoft.
Процесс подготовки текстового документа можно условно разбить на три этапа: ввод текста, редакторская обработка, оформление. Такое разбиение на этапы не означает, что из последующего этапа нельзя вернуться к предыдущему. На практике при подготовке сложных документов это происходит повсеместно.
В любой организации, как правило, имеется набор образцов и шаблонов типовых документов, которые и используются для их подготовки. При подготовке документа на основе образца в документ-образец вносится недостающая информация и необходимые изменения стандартного текста. Заботиться об оформлении документа в этом случае не приходится. При подготовке документа на основе шаблона текст документа является оригинальным: его приходится полностью вводить и редактировать. Оформление документа в достаточной мере автоматизировано, так как шаблон содержит стили оформления структурных элементов документов этого типа.
Структура документа и его вид (оформление) предназначены для выявления его содержания (смысла) документа и облегчения его восприятия. К смысловым единицам текстового документа можно отнести: слово, предложение, абзац. К структурным единицам текстового документа относятся: слово, предложение, абзац, строка, страница, колонка, раздел. Каждый структурный элемент «заканчивается» определенным символом, который и дает возможность текстовому редактору различать структурные единицы текстового документа. Следует иметь в виду, что не все перечисленные структурные элементы «поддерживаются» конкретным текстовым редактором, например, колонки, разделы.
4.2. Microsoft Word: итерфейс и общие установки
В учебнике рассматривается средства текстового редактора Microsoft Word, входящего в состав пакета Microsoft Office 2007. Редактор Word – это многофункциональная программа обработки текстов, которая используется для ввода, редактирования и форматирования текста.
4.2.1. Интерфейс Word
Запуск программы и выход из нее. Программа может запускаться в операционной системе Windows через главное меню (кнопка Пуск) или с Рабочего стола, если на нем есть ярлык Word.
В результате загрузится Word и, как правило, откроется его окно.
Выход из Word. Существует несколько способов выхода из Word:
1) выполнить команду Кнопка Office → Выход из Word;
2) щелкнуть на значке «Закрыть» в правом верхнем углу строки заголовка.
3) набрать комбинацию клавиш {Alt+F4}. В ответ на любое из этих действий на экран выводится диалоговое окно подтверждения выхода.
Основное окно программы Word. Word реализован в соответствии со стандартом, определяющим интерфейс Windows. Экран Word состоит из типичных для среды Windows элементов (рис. 4.1).
Заголовок окна содержит название программы Microsoft Word. Рядом с названием программы отображается имя файла документа. Если документу не присвоено имя, строка заголовка содержит имя, установленное по умолчанию, например, Документ 1, Документ 2 и т.д.
Кнопка Office () содержит команды, с помощью которых можно создать, открыть, сохранить, распечатать, отправить документ, а также осуществлять автоматический поиск документов по всему диску, устанавливать опции для различных режимов отображения и работы с документом, а также завершать работу с Word (рис. 4.2). Справа в окне кнопки Office приводится перечень последних документов, с которыми перед этим работал пользователь.
Лента содержит вкладки: Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид. Вкладки содержат команды и инструменты. Команды вкладок позволяют реализовать основные действия пользователя в программе (см. рис. 4.1).
Рис. 4.1. Окно редактора Word 2007
Рис. 4.2. Окно кнопки Office
Вкладка Главная содержит группы: Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили, Редактирование Команды и инструменты групп позволяют:
редактировать документ, то есть отмечать, удалять, копировать и производить поиск фрагментов текста по заданной модели, переходить в заданные места документа, заменять фрагменты текста;
выбирать шрифт и его размер, осуществлять шрифтовое выделение фрагментов текста;
форматировать и размечать текст, располагать его на странице в нескольких колонках, устанавливать позиции табуляции, обрамлять таблицы, создавать стили оформления документов и т.д.
Вкладка Вставка содержит группы: Страницы, Таблицы, Иллюстрации, Связи, Колонтитулы, Текст, Символы. Команды и инструменты групп позволяют вставлять в документ таблицы, внешние объекты (рисунки, графики, формулы), внетекстовые элементы (номера страниц, колонтитулы); текстовые элементы (буквицы, объекты Word Art, текстовые файлы), а также специальные и разметочные символы (начало страницы, колонки, раздела).
Вкладка Разметка страницы содержит группы: Темы, Параметры страницы, Фон страницы, Абзац, Упорядочить. Команды и инструменты групп позволяют устанавливать формат документа (размер листа, ориентацию, поля), положение колонтитула относительно края листа, фон и обрамление страницы, а также параметры оформления абзацев.
Вкладка Ссылки содержит группы: Оглавление, Сноски, Ссылки и списки литературы, Названия, Предметный указатель, Таблица ссылок. Команды и инструменты групп позволяют вставлять и оформлять такие внутренние объекты Word как сноски, оглавление, предметный указатель, ссылки на литературу и т.д.
Вкладка Рецензирование содержит группы: Правописание, Примечание, Отслеживание, Изменения, Сравнить, Защитить, Рукописные данные. Команды и инструменты групп позволяют вносить в текст изменения и примечания не только автору, сравнивать версии документа, отслеживать изменения и объединять их.
Вкладка Рассылки содержит группы: Создать, Начать слияние, Составление документа и вставка полей, Просмотр результатов, Завершить. Команды и инструменты групп позволяют готовить документы с изменяемыми полями, заполнять эти поля перед рассылкой и осуществлять рассылку документа.
Вкладка Вид содержит группы: Режим просмотра документа, Показать или скрыть, Масштаб, Окно, Макросы
