Редактор В. Подобед

Руководитель проекта А. Деркач

Корректор С. Мозалёва

Компьютерная верстка М. Поташкин, К. Свищёв

Художник обложки М. Лобов

© Безручко П., 2013

© ООО «АЛЬПИНА ПАБЛИШЕР», 2014

© Электронное издание. ООО «Альпина Паблишер», 2014

Безручко П.

Без воды: Как писать предложения и отчеты для первых лиц / Павел Безручко. — М.: АЛЬПИНА ПАБЛИШЕР, 2014. (Серия «Библиотека ЭКОПСИ»).

ISBN 978-5-9614-3279-4

Все права защищены. Никакая часть электронного экземпляра этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

ВЫЖИМКА КНИГИ

Вероятно, вы уже просмотрели оглавление. Если все то, что там упоминается, вам прекрасно известно, примите мои поздравления: по-видимому, вы в совершенстве владеете языком первых лиц или сами принадлежите к их числу. Моя книга вам не нужна.

Если после просмотра оглавления у вас остались вопросы вроде «Что имел в виду автор?» или «Как сделать то, что предложено в названии конкретной главы?», уделите десять минут прочтению выжимки книги. Возможно, этого окажется достаточно, — и тогда я порадуюсь за вас.

Если же выжимка показалась вам слишком концентрированной и потому непонятной или вас заинтересовали подробности, тогда прочтите всю книгу. Она поможет вам освоить тот язык, которым написана выжимка, — язык, позволяющий беречь свое и чужое время.

Введение

• Первые лица — это те люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения.
• Они очень заняты. Поэтому самые распространенные способы общения с ними — короткие текстовые документы и электронные письма.
• В этой книге рассматриваются два основных вида документов для первых лиц: отчеты и предложения.
• Далеко не каждый из нас умеет излагать свои мысли так, как этого ждут первые лица: коротко и ясно, «без воды».
• От этого умения зависит не только решение конкретных рабочих вопросов, но и ваша карьера. Ваши инвестиции сил и времени в развитие этого умения обязательно окупятся.
• В основе книги лежит практический опыт автора в роли консультанта, работающего с первыми лицами, и в роли первого лица — генерального директора компании «ЭКОПСИ Консалтинг».

Часть 1. Каковы особенности первых лиц, обусловленные их ролью?

Первые лица мыслят масштабно

• В фокусе внимания первых лиц, как правило, находятся крупные вопросы: стратегические и персонально значимые цели; удовлетворенность заинтересованных групп; межфункциональная координация; возможности для прорывного развития организации; стратегические риски и другие «большие темы».
• Не следует загружать первых лиц мелкими вопросами, которые можно легко решить без их участия.
• Если мелкий вопрос нельзя решить без вовлечения первого лица, необходимо быть особенно кратким и заранее проработать вопрос до такой степени, чтобы решение можно было принять моментально.

Первые лица нацелены на результат и не хотят ждать

• Для большинства первых лиц результат важнее процесса.
• На языке первых лиц результат описывается в терминах достижения, а не выполнения. Результат — это эффект.
• Первые лица нетерпеливы. Они хотят получить результат незамедлительно.
• Не следует давать невыполнимые обещания лишь потому, что их хочет услышать нетерпеливый адресат. Указывать напряженные, но все же реалистичные сроки трудно, но необходимо.

Первые лица прагматичны

• Первые лица думают не только о стратегии, но и о ее реалистичности и исполнении. Большинству из них приходится мыслить глобально, а действовать локально.
• Они всегда хотят знать цену вопроса и размер отдачи от предложенного решения. Их интересуют также механизмы, сроки и вероятность получения отдачи и источники необходимых ресурсов.

Первые лица критичны

• Первые лица знают, что ситуация никогда не развивается точно по плану и что ошибки неизбежны.
• Они знают, что многие авторы предложений и отчетов не видят ясной картины реальности или намеренно искажают ее.
• Они не склонны доверять чужим суждениям, не основанным на фактах. Они верят цифрам и фактам только после проверки.
• Они «включают скептика» еще и потому, что хотят проверить автора — понять, в какой мере он заслуживает доверия.
• Они по-разному относятся к информации в зависимости от уровня доверия к автору документа.

Первые лица могут не вписываться в стереотип

• Портрет первого лица, нарисованный в четырех предыдущих главах, — это стереотип. В той мере, в которой он соответствует реальности, он поможет вам написать хороший документ.
• Если первое лицо не вписывается в этот стереотип, вам следует более тщательно проанализировать особенности своего адресата. В конце главы содержится список вопросов для такого анализа.

Часть 2. Как сформулировать цель документа?

Формулируйте цель своего сообщения в терминах желаемой реакции адресата

• Многие авторы документов пишут без цели — лишь для того, чтобы проинформировать. В ситуации с первыми лицами это большая ошибка.
• Для каждого сообщения «наверх» необходимо определить цель в терминах желательной реакции адресата.
• Если желаемая реакция не определена, любой полученный ответ может быть истолкован как блестящий успех и одновременно как полный провал.
• Когда вы инициатор запроса или предложения, ваша вероятная цель — получить ресурсы или согласие с решением, которое вы предлагаете.
• Когда вы пишете отчет по запросу первого лица, ваша вероятная цель — получить признание сделанной работы или помочь адресату прийти к полезным выводам и решениям.
• Цели документов не статичны — они могут и должны уточняться по мере сбора и анализа информации.

Ставьте цели адекватного масштаба

• Не пытайтесь получить от первого лица слишком много и слишком быстро с помощью одного короткого документа. Избегайте недостижимых и чрезмерно амбициозных целей. Решение сверхмасштабной задачи разбивайте на сравнительно небольшие части.
• Предлагайте первому лицу выдать такую реакцию на ваш документ, какую он может выдать, — совершить такой шаг, какой он готов совершить. Просите о возможном — не рассчитывайте на чудо.
• Цель документа может оказаться и недостаточно амбициозной. Не бойтесь предлагать сильную реакцию, если дело того требует и у вас есть шанс получить то, о чем вы просите.

Предлагайте одобрить анализ, выводы, подход, план или конкретные действия

• Цель вашего обращения к первому лицу должна соответствовать текущему этапу решения того вопроса, о котором вы пишете.
• Когда ситуация не ясна, просите согласия на ее анализ, а затем предлагайте одобрить выводы, содержащиеся в отчете.
• Когда ситуация ясна и выводы сделаны, предлагайте одобрить подход, концепцию решения.
• Когда концепция согласована, предлагайте рассмотреть план действий по ее реализации (включая необходимые ресурсы).
• Когда план одобрен, согласуйте конкретные действия (если такое согласование необходимо).

Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату

• Создавайте своими документами «добавочную стоимость», вносите вклад в принятие решений — даже если это потребует дополнительной работы и вам не поручали это в явном виде.
• Формулируйте выводы и рекомендации конкретно, чтобы их можно было применить с пользой для дела.
• Запрос первого лица может относиться к одному из пяти уровней: 1) запрос на анализ; 2) запрос на выводы; 3) запрос на концепцию; 4) запрос на план; 5) запрос на конкретные действия.
• При составлении документа мыслите и предлагайте на один шаг дальше полученного запроса.

Часть 3. Как структурировать отчет или предложение?

Первым делом конкретизируйте мысли, затем выстраивайте пирамиду

• Структурирование — это определение главных мыслей, последовательности их изложения и способа детализации.
• Бессодержательные, «рыхлые» мысли нельзя хорошо структурировать. Подготовка к структурированию состоит из четырех шагов:
  1. Определите темы.
  2. Исключите темы, не имеющие отношения к цели документа.
  3. Определите типы высказываний по каждой теме (суть проблемы, причины проблемы, варианты решения и т.п.).
  4. Конкретизируйте содержание высказываний.
• После подготовительной работы используйте первый принцип пирамиды Барбары Минто: пункты — идеи или высказывания — верхнего уровня должны быть раскрыты при помощи пунктов нижележащего уровня.

Делайте немногочисленные главные мысли документа понятными с самого начала

• Напоминайте контекст в начале документа — но коротко.
• Большинство первых лиц быстро соображают и весьма умны. Они привыкли действовать и принимать решения молниеносно, уяснив главное и не вдаваясь во все детали.
• В отчетах и предложениях первым лицам лучше всего работает подход «от главного к второстепенному». Выделите главные мысли и сообщите их в начале текста. Озвучив главное, представьте пояснения.
• Главных мыслей не должно быть слишком много. Чтобы сфокусировать изложение, руководствуйтесь двумя принципами:
  1. Главные мысли должны работать на цель документа.
  2. Принцип МЕСЕ: главные мысли не должны пересекаться или дублировать друг друга, при этом ничто по-настоящему важное не должно быть упущено.
• Отражайте главные мысли в заголовках.

Пользуйтесь шаблонами

• Если у вас нет времени учиться изощренным методам структурирования, используйте один из шаблонов:
• Шаблон 1: «Предложение/запрос»
  • Ситуация
  • Возможное решение
  • Цена вопроса и выгода решения
  • План действий и ресурсы (требуется не всегда)
• Шаблон 2: «План — факт»
  • Название плана или поручения в заголовке отчета
  • Резюме
  • Статус «план — факт»
• Шаблон 3: аналитический отчет «Выводы — рекомендации»
  • Цель отчета
  • Выводы
  • Рекомендации
  • Результаты исследования
  • Методика сбора и анализа фактов и данных
• Информация в отчетах и предложениях может быть структурирована с помощью четырех подходов:
  • объектного;
  • сравнительного;
  • процессного/хронологического;
  • комбинированного (сочетание трех предыдущих).

Используйте логику ответов на вопросы первого лица

• Если цель и содержание документа не вписываются в готовый шаблон, хорошо работает метод структурирования с помощью ответов на вопросы.
• Запишите в верхней части листа бумаги цель своего сообщения, а затем мысленно представьте себе диалог на эту тему с первым лицом.
• Запишите важные вопросы, которые вы можете услышать от адресата.
• Расположите эти вопросы в логической последовательности — например, от главного к второстепенному.
• Своим документом (текстом, цифрами, фактами) дайте ответы на эти вопросы.
• Превратите вопросы в заголовки документа, заменив их утвердительными предложениями.
• Если есть такая возможность, на этапе подготовки расспросите адресата, на какие вопросы должен ответить ваш документ. Используйте эти вопросы для создания структуры документа.

Часть 4. Как написать текст с учетом особенностей первого лица?

Показывайте цену вопроса и размер отдачи, но воздерживайтесь от манипуляций

• Первые лица прагматичны. Поэтому они хотят знать цену вопроса, о котором пишет автор документа, и размер отдачи от предложенных решений.
• И цена вопроса, и отдача (выгода) бывает не только краткосрочной, сиюминутной. Цена вопроса может быть связана с рисками, которые еще не случились. А отдача в ряде случаев — это будущие перспективы и новые возможности.
• В тех ситуациях, когда возможны несколько различных вариантов решения, первые лица хотят понимать их цену и выгоду в сравнении друг с другом. При этом среди сравниваемых вариантов всегда есть вариант «ничего не менять».
• У любого варианта есть и плюсы, и минусы. Не манипулируйте, показывая только цену или только отдачу, и не злоупотребляйте «проблематизацией»: вы рискуете потерять доверие первого лица.

Будьте конкретны: опирайтесь на цифры, факты, бенчмарки

• Конкретность — одно из главных условий доверия к вашим выводам и рекомендациям.
• Для принятия решений первым лицам нужна точная, конкретная информация.
• Показать цену вопроса и отдачу от решения проще всего с помощью цифр, фактов, примеров.
• Смысл некоторых цифр и фактов невозможно понять, пока они не размещены в сравнительном контексте. Поэтому следует использовать бенчмарки.
• Правило «будьте конкретны» не означает «приводите больше подробностей». Используйте конкретику вместо оценочных суждений и обобщений, избегайте упущений информации.

Упрощайте по-умному

• Чтобы принимать решения и действовать, первым лицам необходима простая и ясная картина ситуации.
• Упрощайте сложные проблемы, выводы, концепции, планы и решения.
• Не бойтесь того, что первые лица сочтут вас «простаком». Им нет дела до вашей личности — их интересует результат.
• Не пытайтесь подать проблему или решение «абсолютно правильно». Просто предложите хорошее, эффективное решение. Больше беспокойтесь о сути, чем о форме.
• Избегайте излишнего упрощения, делающего ваши отчеты и предложения отрывочными и непонятными.
• Не верьте сложным гипотезам. Проверяйте их, прежде чем на них опираться.
• Если хотите найти простое, но эффективное решение, идите «в поле» — подойдите к проблеме вплотную.
• Правильно определяйте проблему. Решайте ту проблему, которая требует решения, а не ту, которую вы умеете (или формально обязаны) решать.

Пишите понятно

• Пишите короткими предложениями. Одно предложение — одна мысль.
• В одном абзаце группируйте мысли (предложения) на одну тему.
• В предложениях выделяйте субъект, действие и объект. Используйте прямые связи между субъектом, действием и объектом.
• Без необходимости не нарушайте логику «причина — событие — следствие».
• Не злоупотребляйте непонятной терминологией и размытыми понятиями. Используйте простой бизнес-язык.

Часть 5. Как сократить все лишнее?

Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям документа

• Чем короче документ, тем выше шанс, что занятый руководитель внимательно прочтет его.
• Для сокращения документов используются те же основные принципы, что и для создания.
• Чтобы сократить все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям, используйте принцип пирамиды:
  • сформулируйте цель документа;
  • найдите главные мысли — пункты верхнего уровня;
  • сохраните только те главные мысли, которые имеют прямое отношение к цели документа;
  • рассортируйте всю остальную информацию (детали) — сделайте ее подпунктами главных мыслей;
  • оставьте только те подпункты, которые критически необходимы для аргументации и иллюстрации главных мыслей.
• Одну и ту же идею можно выразить текстом, таблицей или графически. Выбирайте экономную форму, которая наиболее прямо и быстро доносит мысль до адресата. Не стремитесь к украшательству.
• Если ваш отчет или предложение содержит варианты решения, предлагайте к рассмотрению лишь те из них, которые действительно имеют смысл. Не пытайтесь показать все теоретически возможные варианты.
• При сравнении вариантов используйте лишь те критерии, которые действительно важны для принятия решения.

Когда длинный документ невозможно сократить, сопровождайте его выжимкой (executive summary)

• Цель выжимки — донести до читателя главные мысли основного документа, не вынуждая читать сам документ.
• Содержание и структура выжимки полностью зависят от цели и содержания основного документа.
• Выжимка должна быть полностью понятна без ссылок на основной текст.
• Размер выжимки — не более одной страницы А4.
• Как правило, выжимка — это первая страница основного документа (после обложки, перед оглавлением) или тело электронного письма (при этом основной документ находится во вложении).
• Если ваш документ можно прочитать за 5 минут и он составлен хорошо, отдельная выжимка не нужна.

ВВЕДЕНИЕ

Первые лица — это люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения. Например, это инвесторы или члены совета директоров, рассматривающие вопрос о финансировании вашего проекта. Это генеральные директора или вице-президенты, у которых вы просите ресурсы или перед которыми отчитываетесь о выполнении важных поручений. Это руководители клиентских организаций, которые думают о том, заключать ли договор с вашей фирмой.

Первые лица очень заняты. Как правило, на рассмотрение каждого конкретного вопроса у них есть всего несколько минут. В их напряженный график трудно вставить личную встречу. Поэтому самые распространенные способы общения с ними — короткие текстовые документы и электронные письма: отчеты, запросы и предложения.

Вот одно из таких писем (пример взят из жизни и изрядно сокращен, имена и названия изменены). Руководитель отдела маркетинга обращается к генеральному директору своей компании:

Уважаемый Иван Владимирович!

За время своег