Сколько денег вы тратите на совещания

Онлайн показал, что бесконечные совещания не нужны, что многие вопросы можно решать без организации продолжительных совещаний, что повестка дня и четкая постановка задач необходимы.

Восприятие информации в онлайне отличается от офлайна. Тогда как на офлайн-совещаниях можно держать аудиторию полтора часа, в онлайне это время — не более 15 минут.

Вы когда-нибудь считали, сколько времени вы проводите на совещаниях?

Зачастую эта цифра выглядит пугающее.

Не говоря уже, что частые и неэффективные совещания обходятся в копеечку.

Ведь ваше время и время сотрудников стоит определенную сумму денег.

«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше», — такую мысль высказал выдающийся теоретик менеджмента Питер Друккер.

Итак, проведите подсчет времени, которое тратится на проведение совещаний, — для начала в день и в неделю.

Долгие и нерезультативные совещания обесценивают вашу стоимость, стоимость вашего бизнеса и компании.

Рассмотрим, как это незаметно происходит.

• Обесценивание стоимости в долгих и затяжных проектах!

  Например, стоимость проекта составляет 500 000 рублей, срок реализации проекта — три месяца.

  Вы планируете работать в проекте по три часа в день. Количество рабочих часов составляет 198 (три месяца умножаем на 22 рабочих дня и на три часа), получаем стоимость вашего часа в проекте — 2525 рублей. (500 000 рублей делим на 198 часов). Увеличение продолжительности проекта даже на один час обесценивает вашу стоимость на 12 рублей (нашу стоимость проекта в 500 000 рублей делим на 199 часов, получаем 2512 рубля, из 2525 рублей вычитаем 2513 рублей). Увеличение продолжительности проекта на неделю сокращает вашу стоимость на 180 рублей, на месяц — на 720 рублей.

• Обесценивание стоимости вашего бизнеса!

  Например, фонд оплаты труда в месяц составляет 1 млн рублей. Количество рабочих часов в месяц составляет: 22 рабочих дня умножаем на семь рабочих часов в день — получаем 176 часов: 176 рабочих и результативных часов, когда сотрудник создает ценность для клиента и компании. Стоимость рабочего результативного часа при выполнении всех поставленных задач вовремя составит 5682 рубля.

  Предположим, что вы проводите несколько совещаний в день, традиционно это утренние планерки и итоговые ежедневные разборы полетов, в день такие совещания составляют два часа. В месяц на совещания уходит 44 часа; 44 умножив на 5682 рубля, мы получаем 250 008 рублей — сумма, в которую нам обходятся ежедневные совещания.

  Если продолжительность совещаний больше, соответственно, ваши совещания становятся дороже для вас самих, а для сотрудников — это повод ничего не делать.

Закон Митчелла: «Любую проблему можно сделать неразрешимой, если провести достаточное количество совещаний по ее обсуждению».

Итак, подсчитайте время, которое тратится в месяц на совещания. Определите их стоимость, умножив стоимость часа на количество совещательных часов. Запишите в таблицу данные.

Посмотрите:

• сколько вы в месяц проводите совещаний;
• сколько времени вы тратите на долгие и пустые совещания;
• в какую сумму вам обходятся эти «посиделки».

Цифра пугающая, однако день за днем мы этого не замечаем.

Если у вас разные по времени совещания, можно определить время дифференцированно по каждой группе.

Сумма внушительная? Что делаем?

Сокращаем время — тем более что в большинстве случаев особых результатов совещания не создают. При этом дорогие совещания — это еще не все.

Что еще идет следом за ними?

1. Нарушение дедлайнов.

   Каждый дополнительный час лишних совещаний не только обесценивает вашу стоимость, но и отодвигает выполнение поручений и плановых задач.

2. Снижение мотивации команды.

   Увеличение сроков выполнения поручений и задач снижает мотивацию команды, так как это снижает изначальный темп работ и отдаляет получение итогового вознаграждения.

3. Проект превращается в процесс.

   Проект превращается в процесс, и деятельность начинает строиться по другим принципам.

4. Увеличивается вероятность форс-мажора.

   Несмотря на то что форс-мажор прописан во всех договорах, о нем всегда думают в последний момент. Долгие проекты особенно подвержены данному фактору.

Таким образом, актуальность быстрых и результативных совещаний не вызывает сомнений.

Итак, с чего мы начнем?

1. Определим, для чего нужны совещания и какие они бывают.
   • Типы совещаний — утренние планерки, выездные совещания, подведение итогов, обсуждение конкретных проектов, «пустые» совещания — «сериалы».
   • Ранжирование по времени — плановые, незапланированные, планово-незапланированные.

   Что в результате:

   • Вы поймете, какие совещания станут основными и плановыми, а от каких можно отказаться.
   • Вы получите представление о возможных типах совещаний и особенностях подготовки к ним, и, соответственно, будете планировать не только время совещания, но и его формат.
2. Рассмотрим механику планирования совещаний.

   Планирование — уже хороший шаг к быстрым и эффективным совещаниям. Составляем повестку дня и определяем базовые обязательные атрибуты.

   Что в результате:

   • Вы познакомитесь с базовыми условиями проведения совещаний, научитесь их планировать и ими управлять.
   • Вы сможете в своей команде «вырастить» совещательного контролера!
3. Раскроем методику эффективных совещаний «12 минут».

   Рассмотрим закон Парето и разберем обязательные атрибуты быстрых совещаний.

   Что в результате:

   • Вы оцените эффективность текущих совещаний и сократите их до 12 минут, улучшив результативность.
4. Потренируем качества личной эффективности в совещательном процессе.

   Три базовых качества — фасилитация (эффективная групповая работа), трекинг (четкий фокус) и модерация (ориентация на результат) — помогут вам управлять совещательным процессом, вовлекая в него всю команду.

   Что в результате:

   • Вы научитесь держать внимание людей, изучите методики, которые помогут вывести ваши совещания на новый уровень.
5. Разберем Scrum-митинг, или Совещание на ходу.

   Такое совещание позволяет управлять новыми сложными проектами, сокращать время разработки и реализации.

   Что в результате:

   • Вы получите новый инструмент управления командой и проектами.
6. Сделаем акцент на онлайн-совещания.

   Онлайн-совещания практически не отличаются от классических, но на них сложнее удерживать внимание аудитории. Рассмотрим методики повышения эффективности совещаний через интернет и познакомимся с основными платформами для их проведения.

   Что в результате:

   • Вы научитесь грамотно планировать онлайн-совещания и сможете выбрать наиболее подходящую для вас площадку.

Совещание как инструмент управления

Сами по себе совещания не составляют проблемы. Они даже необходимы и являются управленческим атрибутом власти.

Вам нужно избавиться от продолжительных бесполезных и нерезультативных посиделок.

Наиболее распространенные типы совещаний:

• еженедельные;
• стратегические;
• рабочие;
• отчетные;
• планерки;
• мозговые штурмы;
• деловые беседы и встречи;
• летучки.

Все эти типы можно объединить в четыре основные группы:

1. По продолжительности: быстрые (до 30 минут) и затяжные (более 1 часа);
2. По количеству участников: до 10 человек и более;
3. По цели: рабочие, политические и информационные;
4. По времени проведения: запланированные и незапланированные.

Планирование совещаний: обязательные атрибуты

Что нужно планировать:

• цели;

...