автордың кітабын онлайн тегін оқу Особенности делопроизводства в юриспруденции
П. П. Ланг, Ю. В. Руднева, А. В. Фадеев
Особенности делопроизводства в юриспруденции
Учебник
Под редакцией
П. П. Ланга
Информация о книге
УДК 34.08(075.8)
ББК 67.5я73
Л22
Рецензенты:
Анаева Е. А., кандидат юридических наук, судья Арбитражного суда Самарской области;
Трещева Е. А., доктор юридических наук, профессор, профессор кафедры гражданского процессуального и предпринимательского права Самарского национального исследовательского университета имени академика С. П. Королева;
Чернецова Т. В., начальник отдела делопроизводства Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда.
Предлагаемый учебник разработан по дисциплине «Делопроизводство и документооборот в юриспруденции». В нем детально отражены этапы формирования и развития системы делопроизводства в юридической сфере. Дана характеристика нормативного регулирования документооборота в юриспруденции. Рассмотрены современные требования к оформлению документов в различных областях юриспруденции, в том числе с учетом процесса цифровизации правоотношений.
Законодательство приведено по состоянию на 30 августа 2023 г.
Учебник соответствует требованиям государственного образовательного стандарта высшего образования по направлению подготовки «Юриспруденция» и предназначен студентам, изучающим названную дисциплину.
УДК 34.08(075.8)
ББК 67.5я73
© Ланг П. П., Руднева Ю. В., Фадеев А. В., 2023
© ООО «Проспект», 2023
УКАЗАТЕЛЬ СОКРАЩЕНИЙ
АПК РФ – Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации;
БИК – банковский идентификационный код;
ВАС РФ – Высший Арбитражный Суд Российской Федерации;
ВЦСПС – Всесоюзный центральный совет профессиональных союзов;
ГАС «Правосудие» – государственная автоматизированная система «Правосудие»;
ГК РФ – Гражданский кодекс Российской Федерации;
ГПК РСФСР – Гражданский процессуальный кодекс Российской Советской Федеративной Социалистической Республики;
ГПК РФ – Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации;
ГСДОУ – Государственная система документационного обеспечения управления;
ГУП – государственное унитарное предприятие;
ДОУ – документационное обеспечение управления;
ЕГРЮЛ – Единый государственный реестр юридических лиц;
ЕИСН – Единая информационная система нотариата;
«еНот» – информационная система нотариуса;
ЕТКС – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
ЕТС – единая тарифная система;
ИНН – идентификационный номер налогоплательщика;
КАС РФ – Кодекс административного судопроизводства Российской Федерации;
КоАП РФ – Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;
КС РФ – Конституционный Суд Российской Федерации;
МВД РФ – Министерство внутренних дел Российской Федерации;
МУП – муниципальное унитарное предприятие;
МФО – микрофинансовая организация;
МФЦ – многофункциональный центр;
НАО – непубличное акционерное общество;
НДС – налог на добавленную стоимость;
НК РФ – Налоговый кодекс Российской Федерации;
НПА – нормативный правовой акт;
ОГРН – основной государственный регистрационный номер (ОГРН/ОГРНИП);
ООО – общество с ограниченной ответственностью;
ПАО – публичное акционерное общество;
ПК – производственный кооператив;
ПФР – Пенсионный фонд Российской Федерации;
РКЦ – рассчетно-кассовый центр;
РСФСР – Российская Советская Федеративная Социалистическая Республика;
СК РФ – Семейный кодекс Российской Федерации;
СМС – англ. Short Message Service (услуга коротких сообщений);
СССР – Союз Советских Социалистических республик;
ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации;
УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
УПК РФ – Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации;
ФАС – Федеральная антимонопольная служба;
ФНП – Федеральная нотариальная палата;
ФНС – Федеральная налоговая служба России;
ФСБ РФ – Федеральная служба безопасности Российской Федерации;
ФСС – Фонд социального страхования;
ФФОМС – Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
ЭВМ – электронная вычислительная машина;
ЭДО – электронный документооборот;
ЭЦП – электронная цифровая подпись;
PGP – англ. Pretty Good Privacy (хорошая защита личной информации);
VIN – англ. Vehicle Identification Number (идентификационный номер транспортного средства).
ВВЕДЕНИЕ
Важнейшая роль в системе управления обществом, безусловно, принадлежит правовому регулированию. Необходимость документирования различных видов деятельности и состояний вызвана многообразием явлений и процессов, которые происходят в обществе. Правовое регулирование позволяет упорядочить общественные отношения и обеспечить их прогрессивное развитие, воздействуя как на поведение людей, так и на них самих с помощью норм права (системы правовых норм), других специальных юридических средств. Ключевое значение в данных обстоятельствах имеют закрепление и общезначимое удостоверение актов, событий и состояний. Информация — это сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-нибудь1.
Наиболее распространенным носителем, удостоверяющим определенную информацию, является письменный документ. Нельзя недооценивать роль и значение юридических документов в защите прав, свобод и законных интересов граждан и организаций.
Рассматривая юридический документ в широком смысле, можно говорить о нем как об общем, собирательном понятии, выделяя в качестве его основных свойств юридическую силу и значение. С этой точки зрения в качестве юридического документа рассматривается любой документ, к форме и содержанию которого предъявляются определенные требования в силу его вовлечения в правовое регулирование в результате юридической деятельности участников правовых отношений.
Юридический документ в узком смысле представляет собой закрепление с помощью юридических техник субъективных юридических прав и субъективных юридических обязанностей и/или юридических фактов, возникающих в результате практической деятельности участников правовых отношений.
Изучать документы важно как с научной, так и с практической точки зрения. Об этом свидетельствуют глобальные изменения, вызванные повсеместным внедрением в жизнь цифровых технологий, стремительно замещающих привычные письменные бумажные документы документами электронными. Происходящие в мире процессы повсеместной цифровизации приводят к появлению абсолютно новых понятий, норм и правил. Для обеспечения овладения новыми технологиями и их интеграции в правовое пространство необходимы четкие, нормативно закрепленные понятия, отсутствием которых все еще страдает отечественное законодательство.
Во все более разнообразных сферах общественных отношений традиционный бумажный документооборот заменяется документооборотом электронным. И вот уже сложно найти человека, не знающего о существовании электронной цифровой подписи. Но использование в правоприменительной практике электронной цифровой подписи лишь создает предпосылки для организации юридически значимого электронного документооборота, так же как когда-то с помощью бумаги или авторучек стало возможным организовать обычный документооборот.
С юридической точки зрения всегда важно помнить о доказательственном значении документа, полученного как в простой письменной форме, так и в форме электронной, о возможности использования документа, полученного как традиционным способом, так и переданного по цифровым каналам, в качестве доказательства, безусловно подтверждающего определенный юридический факт, совершенное юридически значимое действие.
Учебная дисциплина «Делопроизводство и документооборот в юриспруденции» включена в Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования по направлению подготовки «Юриспруденция» (квалификация «бакалавр», «специалитет») и является специальной дисциплиной профессионального цикла, устанавливающей базовые знания, необходимые для получения профессиональных умений и навыков по юридической специальности. Она преподается на всех формах обучения. В процессе обучения студенты знакомятся с юридическими документами в различных сферах деятельности, с правовым регулированием делопроизводства и документооборота в органах исполнительной и судебной власти, в адвокатуре и нотариате, в правоохранительных органах. Изучаются кадровые документы и документы, обеспечивающие договорную работу. Особое место занимает изучение процессуальных документов, обеспечивающих гражданское, уголовное и административное производство.
Целью освоения учебной дисциплины «Делопроизводство и документооборот в юриспруденции» является формирование у обучающихся общекультурных и профессиональных компетенций, направленных на формирование системного представления о документах, оформляемых в процессе нормотворчества и в правоприменительной деятельности, о правилах их оформления, ознакомление с практикой работы с документами в правоохранительных органах, органах государственной власти и органах местного самоуправления, в хозяйствующих субъектах, судебных органах.
При изучении курса «Делопроизводство и документооборот в юриспруденции» студенты получают первоначальные навыки работы с первоисточниками — текстами нормативных правовых документов.
В рамках данного курса студенты изучают:
– документ как источник информации;
– общие принципы организации делопроизводства и документооборота в России, а также специальные требования, предъявляемые к делопроизводству в отдельных отраслях права;
– взаимосвязь всех отраслей права.
Рассматриваемая дисциплина основывается на знаниях, умениях и навыках, полученных на базе общего среднего образования.
Система учебной дисциплины «Делопроизводство и документооборот в юриспруденции» подразделяется на Общую и Особенную части.
В Общей части изучаются основные понятия, используемые в делопроизводстве и документообороте, предмет и система дисциплины, нормативная правовая база, регламентирующая работу с документами, понятие и виды документов.
Особенная часть учебной дисциплины посвящена анализу организационно-правовых и кадровых документов и работе с ними. Изучаются: документы, обеспечивающие гражданско-правовые отношения; документы, содержащие конфиденциальную информацию, а также правила работы с ними; процессуальные документы в гражданском, административном и уголовном производстве. Уделено внимание документообороту и делопроизводству в адвокатуре и нотариате, судебному делопроизводству.
Предлагаемый учебник разработан преподавателями кафедры гражданского и арбитражного процесса Самарского государственного экономического университета с участием практикующих юристов. В его основу положены лекции, читаемые в университете по дисциплине «Делопроизводство и документооборот в юриспруденции», а также результаты системного анализа нормативных правовых актов, регулирующих документооборот и делопроизводство применительно к рассматриваемой сфере.
[1] См.: Ожегов С. И. Словарь русского языка. М.: Изд-во БСЭ, 1970. С. 246.
Общая часть.
ОСНОВЫ ЗНАНИЙ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
Глава 1.
ПРЕДМЕТ И СИСТЕМА ДИСЦИПЛИНЫ «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И ДОКУМЕНТООБОРОТ В ЮРИСПРУДЕНЦИИ»
1.1. Современные тенденции развития делопроизводства и документооборота в России
Документационное обеспечение управления, или делопроизводство, основывается на общих правилах и требованиях, согласно которым создают, обрабатывают, учитывают и хранят документы.
Термин «делопроизводство» означает все этапы работы с документацией. Делопроизводство в современной России регулируют законодательство, нормативные правовые акты, система стандартов по информации, издательскому и библиотечному делу.
Общеустановленные нормативы и методики, регулирующие процесс делопроизводства, позволяют решить четыре задачи:
1) определить и установить требования к содержанию конкретных видов документов (приказов, актов, писем, служебных записок);
2) установить общие требования к формулярам и оформлению разных видов документов, обеспечивающие их единообразие и юридическую значимость;
3) установить единые технологии, которые будут использоваться на всех этапах — от создания документа до организации его хранения или утилизации;
4) автоматизировать и оптимизировать процессы работы с документами, упростить их поиск и контроль над их исполнением.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст «Об утверждении национального стандарта»)).
Изменения в законодательной и нормативной правовой базе, которые произошли за последнее время, обусловлены в первую очередь: совершенствованием и стремительным развитием цифровых технологий, возможностью цифрового обмена информацией; появлением автоматизированных систем электронного документооборота, систем управления базами данных; развитием облачных и интернет-технологий; появлением новых способов обмена информационными потоками.
Глобальные изменения, вызванные повсеместным внедрением в нашу жизнь цифровых технологий, стремительно замещают привычные нам письменные бумажные документы документами электронными.
Происходящие в мире процессы цифровизации приводят к появлению абсолютно новых понятий, норм и правил. В последнее время сделано очень много для обеспечения овладения новыми технологиями и их интеграцией в правовое пространство. Тотальное внедрение электронных документов во все сферы общественных отношений привело к значительным изменениям законодательства. С 1 октября 2019 г. вступил в силу закон, который внес ряд важных «цифровых» нововведений в Гражданский кодекс Российской Федерации (Федеральный закон от 18 марта 2019 г. № 34-ФЗ «О внесении изменений в части первую, вторую и статью 1124 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации»; далее — Закон № 34-ФЗ).
Основные вопросы электронного документооборота, регулируемые отечественным законодательством сегодня, — это:
1. Возможность заключения сделок посредством электронных документов, передаваемых по каналам связи, позволяющим достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
В качестве основных новелл действующего законодательства выделяются:
– Введение нового объекта гражданских прав — цифровых прав.
– Изменение правил соблюдения формы сделки. Теперь сделка считается соблюденной, если она совершена в числе прочего с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести содержание сделки на материальном носителе в неизменном виде. При этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее свою волю.
2. Возможность обмена документами с органами исполнительной власти, предоставления и получения документов в электронном виде от уполномоченных органов.
3. Возможность обращения в судебные органы путем подачи электронных документов.
4. Возможность использования электронных доказательств.
Одним из важнейших направлений совершенствования документооборота сегодня является защита информации, передаваемой с помощью цифровых технологий, а также защита прав участников электронного сделкооборота. И это не только вопрос технический. Во многом это вопрос правового регулирования, в том числе и вопрос привлечения к ответственности за правонарушения и преступления в рассматриваемой сфере.
Технически защитить обмен документами можно различными способами: путем ограничения доступа к передаваемым данным, с использованием набора протоколов IP Security, посредством шифрования на общем ключе для защиты данных и ограничения доступа с одновременным использованием электронной подписи.
В правовом поле защита информации в нашей стране осуществляется Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует принятие правовых, организационных и технических мер, направленных:
5) на обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в ее отношении;
6) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
7) реализацию права на доступ к информации.
В сфере электронного документооборота нормотворческая работа не прекращается, так как, несмотря на актуальность и эффективность применения электронного документооборота в современной финансово-хозяйственной деятельности как организаций, так и государственных органов, единый нормативный акт, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует.
Информационное взаимодействие посредством обмена документами в электронном виде федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, иных государственных органов, а также организаций, выполняющих публично значимые функции, в случае, если указанные участники произвели присоединение к системе межведомственного электронного документооборота, осуществляется в порядке, установленном Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства РФ от 24 июля 2021 г. № 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (пункт 1 указанных Правил).
В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (часть 4 статья 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
Электронные документы, образующиеся в процессе деятельности организации, составляют документальный фонд. Требования к правилам хранения электронных документов, их учету и порядку комплектования архива электронными документами установлены приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (пункты 2.1, 2.30—2.33, 2.35, 2.39—2.41, 2.47, 3.3, 3.4, 4.13, 4.15, 4.19, 4.26, 4.31, 4.34 Приложения к приказу Минкультуры России № 526).
Вместе с тем в условиях активного роста цифровых технологий, требующих перехода к более совершенной и открытой системе внедрения электронного документооборота, в том числе для оптимизации работы с документами в хозяйственной деятельности, на заседании Межведомственной рабочей группы высокого уровня по развитию электронного документооборота в хозяйственной деятельности утверждены документы, которые обеспечивают комфортные условия для электронного взаимодействия между хозяйствующими субъектами или государственными органами власти, а также операторами электронного документооборота (Информация ФНС России от 17 июня 2021 г.).
Один из документов — «Методические рекомендации по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами», утвержденные ФНС России 17 июня 2021 г. (далее — Методические рекомендации). Они устанавливают, в частности:
– процедуры самостоятельного взаимодействия между организациями (физическими лицами) или через оператора электронного документооборота (ЭДО);
– рекомендации, что предусмотреть в соглашении между организациями (физическими лицами), если они действуют без оператора ЭДО;
– какой вид подписи могут использовать участники.
Методические рекомендации носят рекомендательный характер, а также не применяются при обмене электронными документами, формируемыми при планировании, осуществлении закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, закупок отдельных видов юридических лиц, а также при исполнении государственных и муниципальных контрактов и договоров (пункт 1.1 Методических рекомендаций).
Преимущества электронного документооборота уже никем не оспариваются. Это, во-первых, безопасность и надежность, обеспеченные должным уровнем технического и правового регулирования.
Во-вторых, возможность снизить издержки. Так, с 1 января 2019 г. статья 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) предоставляет право не уплачивать государственную пошлину, если документы, необходимые для государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, направлены в налоговый орган в форме электронных документов. При этом обязательным условием является наличие у юридического лица или индивидуального предпринимателя усиленной электронной цифровой подписи (ЭЦП).
В-третьих, повышение эффективности и продуктивности. Электронный документооборот способствует существенному ускорению времени подачи документов в суд и иные государственные органы. С 1 января 2017 г. подать исковое заявление в федеральные суды общей юрисдикции можно в электронном виде.
Произошли значительные изменения в сфере нотариата: с 1 января 2018 г. все нотариальные действия фиксируются в электронной форме.
В новой редакции Правил нотариального делопроизводства, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 30 сентября 2020 г. № 231 «О внесении изменений в Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16 апреля 2014 г. № 78», особое внимание уделяется вопросам совершения нотариальных действий в удаленном формате и обработки электронных документов, поступающих к нотариусам и создаваемых нотариусами.
Все органы исполнительной власти постепенно переходят на электронный документооборот. Электронный документооборот позволяет представлять информацию в цифровой форме, что значительно ускоряет процесс ее передачи и возможность ее упорядочения.
1.2. Предмет изучения дисциплины «Делопроизводство и документооборот в юриспруденции»
Целью изучения дисциплины «Делопроизводство и документооборот в юриспруденции» является: формирование системного представления о документах в процессе нормотворчества и в правоприменительной деятельности, о правилах их оформления; ознакомление с практикой работы с документами в органах государственной власти и органах местного самоуправления, в хозяйствующих субъектах.
Для достижения поставленной цели, изучая дисциплину «Делопроизводство и документооборот в юриспруденции», необходимо решить ряд задач:
– приобрести теоретические знания в области юридического делопроизводства, овладеть терминологией курса;
– сформировать и развить умение оформлять различные виды документов в процессе нормотворчества и правоприменения;
– приобрести знания о современных технологиях работы с документами.
Работа с первоисточниками — текстами нормативных правовых документов — позволит ориентироваться в огромном потоке информации, вычленяя важную и нужную.
Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Предмет делопроизводства — правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям законодательства.
Предмет изучения дисциплины «Делопроизводство и документооборот в юриспруденции» шире предмета делопроизводства и документооборота в том смысле, который придается им приведенным выше определением, т. к. в сферу изучения попадают не только основные понятия и нормативное правовое регулирование деятельности, обеспечивающей документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов, движение документов в организации, но и взаимосвязь всех отраслей права.
Объект изучения дисциплины «Делопроизводство и документооборот в юриспруденции» — документ как доказательство, принципы организации делопроизводства и документооборота в различных юридических сферах, а также нормативные правовые акты как документы, регламентирующие требования к документообороту и делопроизводству.
Делопроизводство осуществляется в целях соблюдения требований законодательных актов, возлагающих на организацию обязанность по раскрытию той или иной информации и представлению документов государственным и муниципальным органам, акционерам или участникам. Кроме того, организация ведет документооборот с целью фиксации необходимой информации, ее анализа и обобщения для последующего использования в своей деятельности, а также в иных не противоречащих законодательству целях.
Закон не относит вопросы определения порядка ведения делопроизводства и, соответственно, документооборота, а также порядка его внедрения в той или иной форме в организации к исключительной компетенции высших органов ее управления, поэтому указанный порядок может быть утвержден ее единоличным исполнительным органом, к компетенции которого отнесены вопросы текущего управления всей деятельностью (пункт 3 статьи 65.3 ГК РФ).
Порядок ведения документооборота может включать следующие элементы:
– форму ведения документооборота (бумажную, электронную или смешанную);
– порядок учета и обработки входящей и исходящей корреспонденции;
– формы используемых документов;
– правила оформления документов;
– график документооборота;
– порядок взаимодействия участников документооборота;
– контроль исполнения документов;
– место и сроки хранения документов, порядок уничтожения и др.;
– ответственных за организацию делопроизводства.
Необходимо учитывать, что в ряде случаев потребуется оформление документов в бумажном виде. В частности, Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) предусмотрено ознакомление работников с некоторыми документами «под подпись» (например, статьей 68 ТК РФ).
В случае использования бумажного документооборота следует закрепить:
– формы бланков документов и порядок их заполнения;
– порядок и сроки «движения» документов;
– порядок организации учета и хранения документов;
– круг лиц, ответственных за работу с документами;
– другие вопросы, связанные с использованием документооборота в бумажной форме.
Коммерческая организация, помимо бумажного документооборота, вправе установить электронный документооборот (часть 4 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Правила ведения делопроизводства в части использования электронного документооборота могут включать следующие элементы:
– сферу использования электронного документооборота (например, обмен документами и информацией, служебную переписку, согласование проектов договоров и иных документов, взаимодействие с государственными органами);
– формы документов;
– правила оформления документов, виды используемых электронных подписей;
– обязательность применения работниками корпоративной электронной почты при обмене документами и информацией;
– порядок, место и сроки хранения электронных документов;
– лиц, ответственных за обеспечение конфиденциальности информации, передаваемой посредством использования электронного документооборота;
– контроль за организацией электронного документооборота;
– другие вопросы, связанные с использованием электронного документооборота.
Также следует учитывать, что в отдельных случаях документооборот может осуществляться только в электронной форме. Например, налоговые декларации по НДС представляются по телекоммуникационным каналам связи, и в случае представления на бумажном носителе они будут считаться непредставленными (пункт 5 статьи 174 НК РФ).
Сфера делопроизводства как отдельная область деятельности подразумевает качественное составление документации и организацию работы с ней. В современном делопроизводстве участвует множество документов разных видов. Все они требуют правильного оформления, обработки и хранения. Документирование деятельности помогает компаниям принимать управленческие решения, вести справочно-информационную работу и учет, поддерживать коммуникацию с клиентами и партнерами, юридически защищать свои права. Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные функции и др.
Важный вид документов — удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определенной деятельностью.
В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска описывается, с одной стороны, документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т. е. метаданными; с другой стороны — содержание информации, закрепленной на этом объекте, как правило, с помощью индексов. Совокупность документов, посвященных какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа.
Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «делопроизводство». Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.
Автором документа является физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления».
1.3. Нормативное правовое регулирование делопроизводства и документооборота
Единый нормативный акт, регулирующий ведение делопроизводства в Российской Федерации, отсутствует.
При разработке порядка делопроизводства организации необходимо учитывать положения следующих документов:
– Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (статья 17);
– приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения”»;
– приказ Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;
– приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрировано в Министерстве юстиции России 1 июня 2021 г. № 63748);
– Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
– Налоговый кодекс Российской Федерации;
– постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»; и множество других.
Также существуют: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст; Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Однако они применяются на добровольной основе.
Говоря о нормативных правовых требованиях к конкретным юридически значимым документам, необходимо понимать, что, помимо общих требований, содержащихся в вышеперечисленных законодательных актах, ГОСТах, существуют специальные требования, закрепленные в специальном законодательстве. То есть правила оформления документа в сфере трудовых отношений будут использоваться в первую очередь в соответствии с ТК РФ, а протокол следственного действия — в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации (далее — УПК РФ). Ссылки на законодательство, используемое при оформлении документов применительно к конкретной отрасли права, будут даны в посвященной данной отрасли части учебника. Именно поэтому в данном параграфе мы назвали лишь основные нормативные правовые акты, ГОСТы, содержащие общие требования к документам и документообороту.
Литература к главе 1
1. Абрамова Н. Юридическое делопроизводство: учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2021. 224 с.
2. Басаков М. И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учебник. Ростов н/Д: Феникс, 2019. 83 c.
3. Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 164 с.
4. Чвиров В. В. Судебное делопроизводство в цифровую эпоху. М.: Городец, 2020. 352 с.
Контрольные вопросы
1. Предмет и система дисциплины «Делопроизводство и документооборот в юриспруденции». Понятия делопроизводства и документооборота.
2. Понятие современного документирования управленческой деятельности. Значение и роль документационного обеспечения управленческой деятельности.
3. Понятие информации, документированной информации. Значение документа и организации работы с документами в различных областях юриспруденции.
4. Основные принципы организации документооборота.
5. Источники правового регулирования делопроизводства и документооборота.
6. Нормативная правовая база, регламентирующая работу с документами. Особенности документов, предъявляемые в зависимости от отраслевой принадлежности документа. Виды документов. Доказательственное значение документов.
7. Основные вопросы электронного документооборота, регулируемые отечественным законодательством.
8. Задачи, решаемые общеустановленными нормативами и методиками, регулирующими процесс делопроизводства.
Глоссарий
Гриф конфиденциальности — специальная отметка, свидетельствующая о принадлежности сведений к коммерческой или государственной тайне, проставляемая на носителе сведений и/или в сопроводительной документации.
Делопроизводством является деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Защита информации — комплекс мероприятий, направленных на обеспечение информационной безопасности.
Нормативный правовой акт — официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение и отмену правовых норм.
Правила оформления документов — соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Глава 2.
ПОНЯТИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Документ: понятие, история возникновения, функции
Появление документа неразрывно связано с возникновением письменности, а роль документа в жизни человека сложно переоценить.
С древнейших времен с помощью письменных документов происходит передача информации, получают закрепление имущественные отношения, фиксируются исторические события. Отсутствие документов лишило бы человечество знаний о своем прошлом, достижениях и изобретениях, сделанных в разное время. Цивилизация не получила бы своего развития.
Документы и обращение с ними имеют важное значение в жизни общества, в повседневной жизни людей. Но именно с юридической точки зрения документ имеет особое значение.
Документ необходимо рассматривать в первую очередь как инструмент социальных коммуникаций, позволяющий создавать, собирать, обрабатывать, систематизировать, накапливать и хранить информацию.
Жизнь человека со дня его рождения до смерти состоит из ряда событий, как имеющих значение лично для него, так и создающих предпосылки для возникновения или изменения отношений с другими людьми, организациями, государственными структурами. Нередко возникает необходимость документального закрепления таких событий. Факт рождения ребенка, факт регистрации брака, факт смерти порождают или прекращают определенные права и обязанности, и все они фиксируются в документах определенной формы.
Что же такое документ вообще и юридический документ в частности?
Термин «документ» получал различное трактование, в зависимости от типа и исторического этапа развития государств документу приписывалось различное содержание. Как известно, любое понятие — это представление о наиболее существенном, самом важном, главном в изучаемых предметах и явлениях, поскольку невозможно охватить все их признаки, свойства, стороны сразу. По мере проникновения вглубь изучаемых предметов и явлений происходит уточнение, расширение наших представлений о них, а следовательно, происходит расширение и самих понятий. Сказанное в полной мере относится и к документу.
В древнем мире словом documentum первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрел правовое значение и в этом смысле использовался вплоть до XIX в.
История происхождения термина «документ» имеет разные варианты. По одному из них, слово «документ» (в переводе с лат. documentum — образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола docere — «учить», «обучать». Его истоки прослеживают в индоевропейском праязыке, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо. По другой версии, слово dek происходит от имени числительного «десять» и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось 10 пальцев. Постепенно корень dek был заменен на doc в слове doceo — «учу», «обучаю», от которого были образованы слова doctor — «ученый», doctrina — «учение», documentum — «то, что учит, поучительный пример». Говорят, именно в этом значении слово «документ» использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от Средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки. В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I как заимствованное из немецкого языка через польский в значении письменного свидетельства. Этот факт стал началом официального формирования делового стиля и узаконивания всех канонов делопроизводства.
В начале XX в. понятие «документ» уже имело два основных значения:
1) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условий, договоров, долговых обязательств);
2) вообще любое письменное свидетельство.
В словаре русского языка С. И. Ожегова даются различные толкования понятия «документ»:
– деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы);
– то, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);
– письменное свидетельство о чем-нибудь (пример: древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т. д.)2.
На современном этапе развития общества понятие «документ» стало его неотъемлемым атрибутом. Причем речь идет обо всех сферах общественной жизни: научной, культурной, социальной, духовной, политической, экономической и др. В каждой из перечисленных областей это понятие имеет свои индивидуальные особенности.
Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ (редакция от 3 июля 2016 г.) «Об обязательном экземпляре документов» содержит такое определение: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и/или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Утвержденный приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит несколько определений, относящихся к термину «документ»:
– документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
– официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
– архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства;
– электронный документ — документ, информация которого представлена в электронной форме;
– документированная информация — структурированная информация, зафиксированная на носителе.
Наиболее новое из всех определений документа дано в утвержденном приказом Росстандарта от 26 марта 2019 г. № 101-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»:
Документы (records) — документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой трансакции.
Понятием «документ» в современном мире определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, можно констатировать, что понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы. На протяжении истории носители информации менялись, ими могли быть бумага, перфокарта, фотопленка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняная табличка и т. п. Для автоматизации обработки документов с XX в. стали широко использоваться компьютеры3.
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и/или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и который предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения4.
Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
Рассмотрим функции документа.
Информационная функция. Она логически вытекает из самого определения документа. Так, в документе фиксируются различные факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.
Юридическая функция. Документ обладает юридической силой. Юридическая сила документа — это свойство официального документа вызывать правовые последствия5. Важно то, что содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении сторонами отношений спорных вопросов.
Правовая функция. Такой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, которые фиксируют правовые нормы и правоотношения в обществе, либо же документы, временно исполняющие данную функцию (например, любой документ, который выступает в качестве судебного доказательства)6.
Дисциплинарная функция. Документ дисциплинирует исполнителей, так как для его правильного оформления требуется повышенный уровень образовательной подготовки.
Коммуникативная функция. Обеспечивает внешние связи предприятий и организаций.
2.2. Унификация и стандартизация документов
Действующее законодательство Российской Федерации не устанавливает специальных требований к порядку ведения делопроизводства и документооборота в организации. Тем не менее необходимость придания документу юридической силы требует устойчивых, постоянно повторяющихся правил его оформления, что находит отражение уже в древнейших законодательных актах (порядок подписания, прикладывания печатей, точность титулования и т. д.). С развитием человечества, и прежде всего с возникновением и развитием государственного аппарата, быстро расширяются сферы применения документов и растет их количество. Составление и оформление служебных документов уже требует специальных навыков и знаний, появляются документы-образцы, выделяются реквизиты, оформляемые по единым правилам, вводится бланк и т. д. В XIX в. научно-технический прогресс приводит к резкому увеличению потоков информации и, соответственно, документов, в которых она фиксируется, что, в свою очередь, потребовало разработки и внедрения разнообразных средств механизации для обработки этого возросшего массива документов. Так как машины приспособлены для работы только с однородными предметами, возникла потребность привести документы к определенному единообразию, т. е. унифицировать. Со второй половины ХХ в. лавинообразный рост информации вызвал внедрение средств автоматизации в документооборот, что привело к усилению процессов унификации документов по всем направлениям.
Сочетание латинских слов unus — «один» и facere — «делать» породило термин «унификация».
Унификация — приведение чего-либо к единой форме, системе, единообразию.
«В технике под унификацией понимают приведение различных видов продукции и средств ее производства к наименьшему числу типоразмеров, мерок, свойств и т. п. Один из методов стандартизации»7.
Многократное повторение действий, предметов, изделий вызывает необходимость их унификации.
Возникающий с целью закрепления и передачи информации во времени и пространстве, используемый в качестве доказательства какого-либо факта, документ представляет собой сложное явление.
В унификации документов выделяют четыре уровня.
Первый уровень — унификация форматов бумаги.
Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров бумаги для изготовления документов. Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Они регламентированы ГОСТ 6656-76 «Бумага писчая потребительских форматов. Технические условия», ГОСТ ISO 217-2014 «Бумага. Промышленные форматы. Обозначение и допуски для основных и дополнительных рядов и обозначение машинного направления».
Второй уровень — унификация форм документов (от лат. forma — «внешний вид», «наружность»).
Помимо форматов бумаг, утвержденный приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» устанавливает рекомендуемые для служебных документов размеры полей, абзацный отступ, интервалы между словами и буквами и т. д.
Стандартизация — установленные стандартом состав и оформление реквизитов документа, которые определяются его видом и разновидностью.
Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:
1 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
2 — эмблема;
3 — товарный знак (знак обслуживания);
4 — код формы документа;
5 — наименование организации — автора документа;
6 — наименование структурного подразделения — автора документа;
7 — наименование должности лица — автора документа;
8 — справочные данные об организации;
9 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
21 — виза;
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Унификация форм документов касается закрепления расположения реквизитов документа на листе бумаги и требований к ним. Она происходит как на уровне государства, так и на уро
...
