М. Ю. Рогожин

Настольная книга ответственного за делопроизводство

---

ebooks@prospekt.org

Информация о книге

УДК 651

ББК 65.050.2

Р59

Автор: Рогожин М. Ю.

Книга представляет собой краткое систематизированное руководство по работе с документами (документированной информацией) в организации (на предприятии, в учреждении). Она поможет грамотно и быстро сформировать корпоративную систему делопроизводства и архивного дела в любой организации.

В содержание включены, кроме прочего, новая примерная инструкция по делопроизводству, учитывающая в том числе требования ГОСТ Р ИСО 7.0.97-2016 к оформлению документов, и новые примерные положения об архиве и экспертной комиссии организации, вступившие в силу в августе 2018 г.

Книга адресована руководителям организаций, их заместителям, курирующим вопросы корпоративного делопроизводства и архивного дела, персоналу подразделений, ответственных за делопроизводство и архивное дело, обучающимся по специальностям «Документационное обеспечение управления и архивоведение», «Документоведение и архивоведение», а также всем, кто интересуется проблематикой делопроизводства и архивного дела.

УДК 651

ББК 65.050.2

© Рогожин М. Ю., составление, 2019

© ООО «Проспект», 2019

Введение

Российская Федерация – социальное государство, политика которого направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие человека1, в том числе посредством создания комфортных условий для жизни и самореализации2. Одно их таких условий – формирование и поступательное развитие информационного пространства3 (в ряде источников также – информационной среды, т. е. среды, в которой осуществляется обращение информации (обращение с информацией), отвечающего интересам развития и человека, и общества, и государства).

Последнее (в лице органов государственной власти, органов местного самоуправления (далее – органы управления (власти)), их должностных лиц) обязано, в частности, обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими права и свободы человека (доступ к соответствующей документированной информации, кроме случаев, предусмотренных законом) – к примеру, с экологической информацией4. Предусмотрено официальное опубликование информации о нормативных правовых актах, затрагивающих как права и свободы, так и обязанности граждан5.

В Конституции России закреплено и право граждан на свободное обращение с информацией (в том числе документированной) любыми законными способами – как для личных нужд, так и в связи с осуществлением общественной, творческой, предпринимательской или иной профессиональной (трудовой, служебной) деятельности6. Но одновременно государством должны приниматься и меры по недопущению обращения определенной информации7 либо установлению особого порядка обращения с нею (с определенными сведениями (документами)), а также по регулированию отношений, возникающих в сфере информации, смежных сферах деятельности, посредством соответствующего законодательства (подробнее см. ниже).

К таким сферам деятельности принято относить в том числе делопроизводство и архивное дело. Одновременно представляется правомерным рассматривать ведение делопроизводства и архивного дела в качестве неотъемлемых составляющих основной деятельности как органов управления (власти), так и организаций, предприятий и учреждений.

Глава 1. Сущность делопроизводства и архивного дела, их цели и взаимосвязь

Делопроизводство (применительно к организации, предприятию, учреждению (далее, кроме случаев, оговоренных особо, – организация))8 – деятельность по обеспечению документирования, документооборота и использования документов до их передачи (подробнее см. ниже) на архивное хранение9. Таким образом, функционально делопроизводство включает, во-первых, управление документами (посредством организации документооборота и организации обращения с документами) и, во-вторых, документирование, а хронологически – период времени от возникновения документа до его помещения в архив (санкционированного уничтожения документа – в отсутствие оснований для помещения в архив, подробнее см. ниже). Неотъемлемой составляющей делопроизводства является также организация хранения документов в процессе повседневного обращения с ними (текущее (оперативное) хранение, подробнее см. ниже).

Архивное дело – деятельность по организации обращения с документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами10: их помещению в архив (комплектованию архива), учету и использованию в процессе архивного хранения11. По аналогии с делопроизводством, обязательными компонентами архивного дела являются также организация управления документами и документирование (подробнее см. ниже) в процессе архивного, в том числе постоянного хранения документов.

* * *

Цель делопроизводства организации (далее также – корпоративное делопроизводство) заключается в своевременном, полном и качественном удовлетворении потребностей организации – преимущественно для осуществления своей текущей (оперативной) деятельности – в документированной информации, кроме содержащейся в архивных документах (далее также – архивная документированная информация). Соответственно, надлежащее удовлетворение потребностей организации в архивной документированной информации (в том числе для осуществления организацией своей текущей деятельности) может быть обозначено в качестве цели архивного дела.

Взаимосвязь делопроизводства и архивного дела наиболее наглядно выражается, например, в том, что в процессе делопроизводства осуществляется подготовка документов, образующихся в деятельности организации, к переводу с текущего хранения на архивное. С другой стороны, выполнение весьма многих задач текущей деятельности организации – допустим, подготовка отчетности, ведение справочной работы по кадрам (персоналу, личному составу) и т. д. – не представляется возможным без обращения к тем или иным архивным документам, обращения с содержащейся в них архивной документированной информацией.

Глава 2. Основы нормативного регулирования деятельности в сфере делопроизводства и архивного дела

Нормативное правовое регулирование деятельности в сфере делопроизводства и архивного дела осуществляется в соответствии с федеральными, в том числе кодифицированными законами и Законами Российской Федерации, а также принимаемыми в их развитие иными нормативными правовыми актами, актами технического регулирования (в частности, национальными стандартами, предназначенными в том числе для реализации норм соответствующих федеральных законов, подробнее см. ниже). Нормативное регулирование делопроизводства и архивного дела в организациях осуществляется в соответствии с действующими в этих организациях нормативными требованиями, в том числе предусмотренными локальными нормативными актами, принимаемыми организациями в соответствии с нормативными правовыми актами (во исполнение содержащихся в них нормативных требований) в пределах предоставленной компетенции и с соблюдением установленного порядка принятия локальных нормативных актов12.

В совокупности с нормативными требованиями, содержащимися в нормативных правовых актах, требования, предусмотренные локальными нормативными актами, образуют обязательные требования к ведению делопроизводства и (или) архивного дела организации (далее – обязательные требования). Отдельные, в том числе временные обязательные требования к ведению корпоративного делопроизводства и (или) архивного дела могут устанавливаться актами (приказами, распоряжениями и др.) по вопросам управления текущей деятельностью организации, надлежаще изданными коллегиальным или единоличным органом управления (в общем случае – руководителем (иным уполномоченным лицом)) соответствующей организации13 – например, требования к осуществлению хранения документов в организации14 и т. д.

* * *

Универсального законодательного нормативного правового акта, регулирующего отношения и в сфере делопроизводства, и в сфере архивного дела, в Российской Федерации нет, в связи с чем до настоящего времени для указанной цели применяется – в части, не противоречащей законодательству Российской Федерации (например, законодательству об архивном деле, подробнее см. ниже) – Государственная система документационного обеспечения управления15.

В ГСДОУ, наряду с основными положениями, закреплены наиболее общие требования к документированию управленческой информации, организации работы с документами (в том числе к автоматизации такой работы), а также к службе документационного обеспечения управления (службе или иному подразделению делопроизводства) организации16. Последнее, кстати, позволяет отнести к деятельности, образующей делопроизводство, и деятельность по управлению персоналом, ответственным за делопроизводство организации17.

* * *

Техническое регулирование процессов управления документами организаций осуществляется на основе Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»18. Помимо общих положений, в названном стандарте содержатся требования к:

– корпоративной политике и корпоративной ответственности в сфере управления документами;

– принципам разработки программ управления документами и характеристикам документов;

– проектированию и внедрению документной системы (в том числе к характеристикам таких систем и методологии их проектирования (внедрения));

– процессам управления документами и контроля за этими процессами при обращении (хранении) документов, их документированию;

– мониторингу и аудиту в сфере управления документами;

– обучению (персонала, ответственного за делопроизводство (управление документами) организации).

Техническое регулирование процессов оформления документов организаций осуществляется на основе Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»19. Помимо общих положений (общих требований к оформлению документов), в названном стандарте содержатся требования к составу и расположению реквизитов документа, а также к бланкам документов.

Отметим также, что посредством положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 и ГОСТ Р ИСО 7.0.97-2016 предполагается обеспечить в том числе реализацию норм, содержащихся в ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (в ред., действующей с 31 июля 2018 г., далее – Закон № 149), а также в соответствующих положениях Закона № 125 (см. ниже).

* * *

Правовое регулирование в сфере архивного дела осуществляется в соответствии с законодательством об архивном деле, в котором роль системообразующего нормативного правового акта выполняет Закон № 125. Наряду с общими нормативными положениями в названном законе содержатся нормы о:

– Архивном Фонде Российской Федерации;

– управлении архивным делом в Российской Федерации;

– хранении и учете архивных документов;

– комплектовании архивов архивными документами;

– доступе к архивным документам, их использовании;

– ответственности за нарушение федерального законодательства об архивном деле;

– международном сотрудничестве в сфере архивного дела.

Законом определены обязанности организаций по обеспечению сохранности архивных документов, комплектованию архивов архивными документами, порядок исчисления сроков хранения архивных документов, сроки временного хранения документов, относящихся к Архивному Фонду Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение, а также сроки хранения документов по личному составу (кадрам, персоналу).

Глава 3. Основы организационного регулирования деятельности в сфере делопроизводства и архивного дела

Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию (см. выше) в сфере архивного дела и делопроизводства, является Федеральное архивное агентство (Росархив), которое, кроме того, осуществляет контроль в сфере архивного дела и делопроизводства, оказывает государственные услуги и управляет федеральным имуществом в названной сфере деятельности20. К полномочиям Росархива относится, в частности, внесение проектов нормативных правовых актов по вопросам архивного дела и делопроизводства, разработка и утверждение правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях, перечней типовых архивных документов (с указанием сроков их хранения), образующихся в деятельности организаций (в том числе кредитных организаций (по согласованию с Центральным Банком России)), а также примерных положений об архиве и экспертной комиссии организации.

Росархив уполномочен издавать нормативные правовые акты по архивному делу и делопроизводству. Росархив также вправе давать организациям разъяснения по насущным вопросам ведения архивного дела и делопроизводства.

* * *

Организационное регулирование деятельности в сфере делопроизводства и архивного дела в организации осуществляется посредством создания корпоративной системы делопроизводства и архивного дела, условий, обеспечивающих ее эффективное функционирование, их последующей оптимизации. Корпоративная система делопроизводства и архивного дела, как и любая система управления, включает управляющий и управляемый органы, а также каналы для обмена информацией, обеспечивающей управление и реализацию управленческих функций: сохранение структуры, отвечающей цели и задачам функционирования системы; поддержание требуемого (регламентированного) режима функционирования; выполнение задач и, на этой основе, достижение цели функционирования системы, а также целей управления и целей в определенной сфере деятельности21.

Создаваемая организацией корпоративная система делопроизводства и архивного дела должна соответствовать действующим в данной организации обязательным требованиям к осуществлению рассматриваемых видов деятельности (см. выше). При этом наиболее общие требования могут устанавливаться нормативными (в том числе локальными нормативными) актами, регламентирующими управление деятельностью организации в целом – к примеру, регламентом, положением и т. п. Конкретизация требований – исходя из целей деятельности организации, в том числе в сфере делопроизводства и архивного дела, и с учетом фактических условий осуществления организацией своей деятельности, достигается посредством установления локальных норм, их последующего закрепления в соответствующих локальных нормативных актах: корпоративном стандарте, инструкции (по делопроизводству, по организации обращения с архивными документами и т. п.), правилах разработки документов, должностных (рабочих) инструкциях персонала, привлекаемого к ведению делопроизводства (архивного дела), и т. д.

В свою очередь, возможности создаваемой системы должны соответствовать текущим потребностям организации в документированной информации (см. выше).

В общем случае корпоративная система делопроизводства и архивного дела включает подразделение, ответственное за делопроизводство и архивное дело22, подчиненное, как правило, руководителю организации23.

Напомним, к компетенции руководителя организации относятся как осуществление руководства (управления) повседневной деятельностью организации24, так и осуществление всестороннего обеспечения такой деятельности, включая документационное обеспечение управления, хранение документов организации25. Соответствующие полномочия (права и обязанности) руководителя организации конкретизируются в договоре (трудовом договоре, контракте) и охватывают:

1) организацию ведения корпоративного делопроизводства и архивного дела, совершенствование условий для их надлежащего ведения;

2) установление в организации единого порядка (правил) управления документами и документирования;

3) осуществление действенного контроля за состоянием делопроизводства и архивного дела организации;

4) принятие мер по предупреждению несанкционированного доступа или (и) утраты документов, в особенности документов, подлежащих архивному хранению, документов, содержащих сведения ограниченного доступа, и др.

Кроме того, руководитель организации должен обеспечивать надлежащую передачу на постоянное хранение документов, подлежащих включению в состав Архивного фонда Российской Федерации (подробнее см. ниже), реализовывать иные полномочия в сфере делопроизводства и архивного дела. При этом он вправе делегировать соответствующие полномочия (полностью или частично) своим подчиненным, включая полномочия по руководству деятельностью подразделения, ответственного за делопроизводство и архивное дело.

В тех случаях, когда создание в организации подразделения, ответственного за делопроизводство и архивное дело, представляется нецелесообразным, такая ответственность может быть возложена на одного из работников организации (наделяемого для этого соответствующими полномочиями). В отсутствие подразделения (должностного лица), ответственного за делопроизводство и архивное дело, руководитель организации вправе:

– исполнять соответствующие полномочия лично;

– возложить исполнение соответствующих полномочий на одного из своих заместителей (помощников) или иного работника организации, в том числе по совместительству либо посредством совмещения должностей26;

– возложить исполнение соответствующих полномочий на специализированную организацию либо специалиста, в установленном порядке оказывающие услуги по делопроизводству или (и) архивному делу, заключив для этого соответствующий гражданско-правовой договор.

* * *

Деятельность подразделения, ответственного за делопроизводство и архивное дело, регламентируется положением о подразделении (приложение 1). Комплектование подразделения осуществляется посредством назначения (перевода) на должности, предусмотренные штатным расписанием организации, работников, обладающих требуемой квалификацией (приложение 2), с изданием об этом соответствующих приказов (распоряжений).

Уточним, что назначению на должность вновь принятого в организацию работника предшествует заключение с ним трудового договора27. Переводу на должность (и изданию приказа (распоряжения) о переводе на эту должность (о переводе на другую работу)) в установленных случаях может предшествовать аттестация работника или (и) независимая оценка его фактической квалификации, по результатам которых принимается решение о возможности заключения с работником дополнительного соглашения к трудовому договору.

Основные обязанности и права работников подразделения, ответственного за делопроизводство (работника, ответственного за делопроизводство), устанавливаются трудовым договором (дополнительным соглашением к нему – при переводе на должность, а равно и при поручении работы по совместительству либо на условиях совмещения, см. ранее). Полномочия (права и обязанности) работников подразделения (работника), ответственного за делопроизводство, основы взаимодействия с подразделениями (должностными лицами) конкретизируются в должностных (рабочих) инструкциях, инструкциях по видам деятельности (видам работ), регламентах об информационном взаимодействии (об обмене документированной информацией между подразделениями организации) и др.

Нормирование труда работников, ответственных за делопроизводство, производится в соответствии с действующими в организации нормами (нормативами) времени28. Нормативные показатели применяются, кроме того, для:

– определения (последующего уточнения) штатной численности подразделения, ответственного за делопроизводство;

– расчета трудозатрат на подготовку управленческих документов (проектов документов) подразделениями и должностными лицами, допущенными к работе с документами;

– установления (проверки обоснованности установления) сроков исполнения документов (см. далее).

Глава 4. Управление документами

4.1. Номенклатура дел

Эффективное управление документами невозможно без установления организацией (с самого первого дня осуществления ее деятельности) единых требований к системному учету документов – как создаваемых самой организацией, так и поступающих в организацию извне (например, от других организаций). Для этого в первую очередь необходимо завести номенклатуру дел – систематизированный перечень заголовков дел организации, с указанием сроков их хранения29. Посредством номенклатуры дел решаются следующие задачи делопроизводства:

– распределение документов в дела (преимущественно, в соответствии с функциональным назначением документа, его видовой спецификой);

– обеспечение безошибочного и возможно более быстрого поиска документов;

– учет дел.

Кроме того, номенклатура дел необходима для надлежащей подготовки документов к переводу на архивное хранение (подробнее см. ниже).

Проект номенклатуры дел организации (или сводная номенклатура дел (приложение 3)) разрабатывается на основе номенклатур дел подразделений (иных обособленных участков деятельности, в процессе которой обращаются документы). Утвержденная руководителем организации сводная номенклатура дел вводится в действие (в том числе в качестве временной) с началом функционирования организации, а в дальнейшем – с 1 января очередного календарного года (как правило, после уточнения)30.

4.2. Документооборот

Единые требования устанавливаются и в отношении документооборота организации. Документооборот представляет собой системное перемещение документов внутри организации с момента их получения (создания) до момента отправки (исполнения) документа либо помещения документа в дело (см. выше)31. Документооборот организации образуют:

– входящие документы – документы, поступающие в организацию извне;

– внутренние документы – документы, создаваемые организацией (в инициативном порядке, в том числе для удовлетворения собственных потребностей в документированной информации, либо во исполнение требования о создании документа, в том числе вытекающего непосредственно из содержания входящего документа, либо предусмотренного соответствующей нормой);

– исходящие документы – документы, отправляемые из организации.

Требования к корпоративному документообороту закрепляются в инструкции по делопроизводству либо в соответствующих правилах32, а особенности обращения с входящими, внутренними и исходящими документами – в инструкциях по видам работ или (и) технологии работ, и т. п.

4.2.1. Входящие документы

Документы, поступающие в организацию, подлежат приему, предварительному рассмотрению, регистрации (за исключением нерегистрируемых) и передаче на исполнение. Документы, не требующие исполнения по итогам предварительного рассмотрения, передаются на доклад руководителю организации или иному лицу, уполномоченному определить порядок дальнейшей работы с соответствующим документом.

Исполненные документы помещаются в дела (см. выше). Документы, не требующие исполнения, но подлежащие хранению в течение установленных сроков, также помещаются в дела. Документы, подлежащие возврату, отправляются (см. ниже) по назначению, в необходимых случаях – с оставлением в деле организации копии документа. Документы, не подлежащие исполнению и хранению, уничтожаются в действующем в организации порядке.

4.2.2. Внутренние документы

Документы, создаваемые внутри организации, подлежат регистрации и тиражированию (в необходимом количестве экземпляров). Проекты документов, подлежащих утверждению, регистрируются после утверждения.

Документы, не предназначенные для отправки из организации (их оригиналы или первые экземпляры, см. выше), помещаются в дела. Документы, предназначенные для подразделений (должностных лиц) (второй и последующие экземпляры), передаются по назначению.

4.2.3. Исходящие документы

Документы, отправляемые из организации, также подлежат регистрации и тиражированию. Оригинал документа помещается в дело.

Экземпляры документа, предназначенные для отправки, группируются (сортируются, предварительно распределяются) по получателям, каналам передачи (обыкновенная или электронная почта, телеграф, телефакс и др.), категориям отправлений (простое, заказное и др.). Документы на бумажном носителе упаковываются в конверты. Запечатанные конверты с указанием адресов получателей (адресатов) и со знаками почтовой оплаты (требуемого номинала) передаются в соответствующее отделение Почты России (кроме отправлений, доставка которых производится иным способом). Иные документы на бумажном носителе передаются посыльным (курьерам), на телеграф (пункты телеграфной связи в составе отделений Почты России) и др.

Документы на электронном носителе (в общем случае – электронные сообщения) передаются непосредственно получателям (по соответствующему адресу электронной почты). Телефонограммы, факсограммы также передаются непосредственно получателям (по соответствующему номеру телефонной связи).

4.3. Текущее (оперативное) хранение документов

Документы, помещенные в дела, состоят на текущем (оперативном) хранении организации – по месту формирования документов в дела (в соответствующих подразделениях организации) – как правило, в течение года. Этот срок может быть увеличен до трех лет с учетом фактической потребности в повсед

...