Е.А. Кадыш, И.В. Фадеева. Под редакцией К.В. Сергеевой

Работа с электронными документами
бухгалтерского учета
в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8».
Учебные материалы
«1С:Бухгалтерский и налоговый консалтинг»

Е.А. Кадыш, И.В. Фадеева. Под редакцией К.В. Сергеевой

Работа с электронными документами
бухгалтерского учета
в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8».
Учебные материалы
«1С:Бухгалтерский и налоговый консалтинг»

Электронная книга в формате ePub; ISBN 978-5-9677-3399-4.

Версия издания от 03.01.2024.

Электронный аналог издания "Работа с электронными документами бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8». Учебные материалы «1С:Бухгалтерский и налоговый консалтинг»" (ISBN978-5-9677-3397-0, М.: ООО «1С-Паблишинг», 2024; артикул печатной книги по прайс-листу фирмы «1С»: 4601546148186; по вопросам приобретения печатных изданий издательства «1С-Паблишинг» обращайтесь к партнеру «1С», обслуживающему вашу организацию, или к другим партнерам фирмы «1С».)

---

Книга адресована широкому кругу читателей, чья сфера профессиональной деятельности связана с ведением бухгалтерского и бюджетного учета в государственных и муниципальных учреждениях.
Книга разработана на основе методических материалов, подготовленных для проведения партнерами фирмы «1С» семинаров и вебинаров «1С:Консалтинг»:
• «Отражение изменений в бухгалтерском (бюджетном) учете при подготовке к годовой отчетности. ЭДО в 2023-2024 году. Практикум в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 (редакции КОРП и ПРОФ)». (Подробнее https://1c.ru/news/events/event.jsp?id=1781).
• «Изменения в учете и отчетности государственных и муниципальных учреждений в 2023 году. Практикум в "1С:Бухгалтерии государственного учреждения». (Подробнее https://1c.ru/news/events/event.jsp?id=1707)
• «Переход на ЭДО и порядок применения электронных первичных документов в организациях бюджетной сферы в 2022-2023. Практикум в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8». (Подробнее https://1c.ru/news/events/event.jsp?id=1619)
Вопросы применения электронных первичных учетных документов и регистров, используемых при ведении бюджетного и бухгалтерского учета в государственных и муниципальных учреждениях рассмотрены в соответствии с действующими нормативными документами с использованием редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
Надеемся, что представленные в настоящем пособии рекомендации, будут полезны в повседневной практической работе и помогут вести качественный учет с применением «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8».

© ООО «1С-Паблишинг», 2024
© Оформление. ООО «1С-Паблишинг», 2024

Все права защищены.
Материалы предназначены для личного индивидуального использования приобретателем.
Запрещено тиражирование, распространение материалов, предоставление доступа по сети к материалам без письменного разрешения правообладателей.
Разрешено копирование фрагментов программного кода для использования в разрабатываемых прикладных решениях.

---

Фирма "1С"
123056, Москва, а/я 64, Селезневская ул., 21.
Тел.: (495) 737-92-57.
1c@1c.ru, http://www.1c.ru/
Издательство ООО "1С-Паблишинг"
127434, Москва, Дмитровское ш., д. 9.
Тел.: (495) 681-02-21.
publishing@1c.ru, http://books.1c.ru/

Глава 1. Электронный документооборот

Общие требования к организации ЭДО

Возможность формирования первичных документов и регистров бухгалтерского учета в электронном виде предусмотрена Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ч. 5 ст. 9 и ч. 6 ст. 10 соответственно). При этом и документы, и регистры должны быть подписаны электронной подписью, использование которой регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изменениями и дополнениями).

Во исполнение требований Закона № 402-ФЗ соответствующие положения об электронных документах и регистрах были внесены и в приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению», применяемые с 1 января 2021 г. Также отдельным приказом Минфина России от 15 апреля 2021 г. № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» были утверждены документы и регистры, составлять которые предусмотрено только в электронной форме.

При этом обратите внимание, что для учреждений бюджетной сферы применение электронных документов и регистров постепенно становится не правом, а обязанностью. Это следует не только из положений Приказа № 61н, но и из других нормативных документов для учреждений бюджетной сферы.

В первую очередь, это Приказ № 52н в редакции Приказа № 103н: «Первичные учетные документы (сводные первичные учетные документы), регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо, в случаях, предусмотренных настоящими Методическими указаниями, простой электронной подписью (далее - электронный первичный учетный документ, электронный регистр, вместе - электронные документы), и (или) на бумажном носителе, в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе».

Как следует из приведенной формулировки, начиная с изменений, внесенных Приказом № 103н, приоритет смещается в сторону электронного документооборота (далее – ЭДО).

Далее обратимся к другим нормативным документам для организаций бюджетной сферы.

На основании ст. 165 Бюджетного кодекса установление единого порядка ведения бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, а также форм документов, необходимых для реализации указанных полномочий является исключительной компетенцией Министерства финансов Российской Федерации.

В рамках реализации указанных полномочий и в целях обеспечения реализации централизованных моделей ведения бухгалтерского учета в соответствии бюджетным законодательством Российской Федерации Министерством финансов России в рамках реализации ведомственного проекта «Электронный СМАРТ-контроль (контроллинг) и учет государственных финансов для управленческих решений» осуществляется разработка альбома унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета (унифицированных форм электронных первичных учетных, регистров бухгалтерского учета).

В отношении форм бухгалтерской (бюджетной) отчетности электронный формат представления применяется уже не первый год. При этом электронный формат является приоритетным.

Приказ №191н (п. 4 Инструкции): «Бюджетная отчетность формируется в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, и представляется с обязательным обеспечением защиты информации в соответствии с законодательством Российской Федерации на электронных носителях или путем передачи по телекоммуникационным каналам связи в порядке, установленном субъектом консолидированной отчетности для субъектов бюджетной отчетности, показатели отчетности которых включаются при формировании консолидированной бюджетной отчетности.».

Приказ № 33н (п. 6 Инструкции): «Бухгалтерская отчетность формируется учреждением в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, с представлением в орган государственной власти (государственный орган), орган местного самоуправления, осуществляющий в отношении учреждения функции и полномочия учредителя (далее - учредитель), либо по решению финансового органа публично-правового образования, из бюджета которого учреждению предоставляется субсидия, в указанный финансовый орган, на электронных носителях или путем передачи по телекоммуникационным каналам связи в установленные учредителем (финансовым органом) сроки.».

И в том, и в другом случае, как и в отношении первичных документов и регистров бухгалтерского учета, исключениями являются отсутствие технической возможности формирования и хранения документов отчетности в виде электронного документа и (или) если законодательством Российской Федерации установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Однако, в отличие от ЭДО, исключения из обязанности предоставления бухгалтерской (бюджетной) отчетности в электронной форме не отменяют формирования отчетности и в электронном виде путем выгрузки на электронные носители либо отправки по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС). Анализируя данное положение нормативных актов, отсутствием технической возможности можно считать только отсутствие либо самой усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – УКЭП), либо возможности подписания с ее помощью комплекта отчетности.

Таким образом, организации бюджетной сферы к концу 2023 года уже активно применяют ЭДО как в части отдельных видов первичных документов и регистров бухгалтерского учета, так и в отношении бухгалтерской (бюджетной) финансовой отчетности.

Переход на более высокий уровень автоматизации деятельности организаций бюджетной сферы подразумевает уже внедрение полномасштабного ЭДО уже в повседневных операциях.

В связи с этим в целях обеспечения реализации централизованных моделей ведения бухучета в соответствии бюджетным законодательством РФ Минфином России осуществляется разработка альбома унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета. Унифицированные формы внедряются не одномоментно, а в течение нескольких лет, ранее предполагалось, что в течение 3-х лет – с 2021 по 2023 годы. Однако на сегодняшний день сроки продлены.

В целях реализации перехода на новые формы унифицированных документов принят Приказ Минфина России от 15.04.2021 № 61н (с учетом изменений, внесенных приказами от 30.09.2021 № 142н, от 28.06.2022 № 100н, от 07.11.2023 № 157н), а также приказом Минфина России от 15.06.2020 № 103н внесены изменения в Приказ № 52н.

При установлении субъектами учета правил документооборота необходимо учитывать положения Приказа № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, унифицированные формы которых утверждены указанным приказом, в форме электронных документов.

Как уже говорилось выше, формирование субъектами учета на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденных Приказом № 52н, допустимо в случаях, предусмотренных законами (в части обеспечения соблюдения требований законодательства Российской Федерации о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну) или при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

Положениями Приказа № 61н предусмотрено создание субъектами учета условий по переходу с 2023 года на электронный документооборот. В связи с чем, создание альбома унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, предусматривает включение унифицированных формы документов, утвержденных Приказом № 52н, в положения Приказа № 61н.

В целом тенденция изменений в нормативных актах – уход от бумажного документооборота к электронному, причем в отличие от коммерческого сектора, где нормативная база предусматривает добровольный порядок перехода к ЭДО, в государственном секторе такой переход носит характер обязательного, за редким исключением.

Тем не менее, многих пока волнует вопрос, кто вправе не применять ЭДО и в каких случаях. Ответ на него также содержится в нормативных актах, регламентирующих применение ЭДО в организациях бюджетной сферы.

В том числе с этой целью рассмотрим далее перечень субъектов, на которых распространяется обязанность применения ЭДО в части первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

Субъекты учета, применяющие ЭДО

Если говорить о субъектах учета, обязанных применять ЭДО, то речь идет обо всех организациях бюджетной сферы и иных организациях в части осуществляемых ими в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации полномочий по ведению бюджетного учета и (или) составлению и представлению бюджетной отчетности (п. 7 Приказа № 61н). При этом в самом тексте Приказа нет исключений в отношении субъектов, обязанных применять ЭДО в части первичных документов и регистров бухгалтерского учета. Имеется лишь градация по датам, с которых необходимо начать применение соответствующей группы форм документов и регистров.

При этом в Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов, доведенных письмом Минфина России от 1 декабря 2021 г. № 02-07-07/98091 оговаривается, что не применять ЭДО могут лишь те учреждения, в которых отсутствуют технические возможности для применения электронных документов, а также те, для которых федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа, регистров исключительно на бумажном носителе.

С целью начала применения каждой из групп электронных форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета все субъекты учета, обязанные их применять, делятся также на две категории, первую из которых будем считать «пилотной».

Датой, с которой все организации бюджетной сферы и иные организации в части осуществляемых ими в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации полномочий по ведению бюджетного учета и (или) составлению и представлению бюджетной отчетности обязаны применять первый набор форм электронных первичных документов и регистров бухгалтерского учета, является 1 января 2023 года. До этой даты применяются только формы электронных первичных документов и регистров бухгалтерского учета, предусмотренные Приказом № 52н в редакции приказа Минфина России от 15.06.2020 № 103н.

Далее рассмотрим категории субъектов учета в последовательности их «подключения» к ЭДО на первом этапе его внедрения.

Субъекты учета, применяющие Приказ № 61н до 1 января 2023 г.

В Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов, доведенных письмом Минфина России от 1 декабря 2021 г. № 02-07-07/98091, подробно рассмотрены субъекты учета и условия применения ими унифицированных формы электронных документов бухгалтерского учета, утвержденных Приказом № 61н.

1. С 1 января 2022 года при ведении бюджетного учета территориальными органами, федеральным казенным учреждением «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее уполномоченные организации) при осуществлении ими централизуемых полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений. Перечень федеральных органов исполнительной власти, централизуемые полномочия которых осуществляются уполномоченными организациями приведен в Приложении № 1 к Методическим рекомендациям;

2. До 1 января 2023 года:

• При ведении бюджетного учета финансовыми органами субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) и (или) их территориальными органами, подведомственными казенными учреждениями, а также ведении бухгалтерского учета централизованными бухгалтериями при осуществлении ими централизуемых полномочий в случаях, предусмотренных едиными учетными политиками при централизации учета.

Обязательный переход на электронный документооборот при ведении централизуемых полномочий и применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов как уполномоченными организациями так и субъектами централизованного учета до 01.01.2023, может быть предусмотрен положениями единых учетных политик при централизации учета (в соответствии с правилами документооборота, установленными в рамках единой учетной политики при централизации учета актом уполномоченного органа, определяющих взаимодействие между уполномоченным органом, уполномоченными организациями и субъектами централизованного учета по обеспечению документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления (получения) документов (сведений), необходимых для осуществления централизуемых полномочий, а также по представлению субъектам централизованного учета документов (сведений), сформированных (используемых) при осуществлении централизуемых полномочий.

Правила документооборота должны основываться на применении унифицированных форм документов, необходимых для осуществления централизуемых полномочий, и единых регламентов их составления, представления и обработки, обеспечивающих однократность ввода информации при формировании документов и исключение дублирования процедур сбора информации, а также обеспечении соблюдения требований законодательства Российской Федерации о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Аналогичные положения предусмотрены СГС «Концептуальные основы» (в редакции, применяющейся с 2024 г.).

П. 14 этого СГС установлено, что в случае, если ведение бухгалтерского учета и (или) составление бухгалтерской (финансовой) отчетности передано в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в отношении казенных учреждений, на основании договора (соглашения) и (или) государственных (муниципальных) учреждений иному учреждению (централизованной бухгалтерии), совокупность способов ведения централизованной бухгалтерией бухгалтерского учета субъектов централизованного учета, составляет единую учетную политику при централизации учета.

При этом единая учетная политика при централизации учета формируется централизованной бухгалтерией с учетом положений федеральных стандартов бухгалтерского учета государственных финансов, единой методологии бюджетного учета и бюджетной отчетности и нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности).

В целях реализации единства применяемой системы документов (документооборота) положениями единой учетной политики при централизации учета, сформированной централизованной бухгалтерией, может быть предусмотрено применение при централизации бухгалтерского учета унифицированных форм электронных бухгалтерских документов до 1 января 2023 года.

• Организациями бюджетной сферы самостоятельно осуществляющие полномочия по ведению бухгалтерского учета в соответствии с положениями ими принятых учетных политик.

В соответствии с п. 9 СГС «Учетная политика» определено, что актами субъекта учета, устанавливающими в целях организации и ведения бухгалтерского учета учетную политику субъекта учета утверждаются формы первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета, иных документов бухгалтерского учета, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета, по которым законодательством Российской Федерации не предусмотрены обязательные для их оформления формы документов. Утвержденные субъектом учета формы документов бухгалтерского учета должны содержать обязательные реквизиты и соответствовать требованиям, предусмотренным СГС «Концептуальные основы», иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета (в том числе Приказами № 52н, № 61н).

Учитывая изложенное, положениями учетных политик субъектов учета, может быть предусмотрено переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов до 1 января 2023 года по готовности используемых субъектами учета информационных систем (ресурсов), обеспечивающих переход на электронный документооборот;

• Субъектами учета (уполномоченными организациями) при ведении бухгалтерского учета в части положений Приказа № 61н по обязательному составу реквизитов при формировании первичных учетных документов, а также первичных учетных документов, формируемых на бумажных носителях (документов, содержащих собственноручные подписи).

В соответствии с п. 25 СГС «Концептуальные основы» первичные (сводные) учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству Российской Федерации правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты.

Положениями законодательства Российской Федерации предусмотрено формирование на бумажном носителе первичных документов, для которых установлены унифицированные формы электронных документов, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа, регистров исключительно на бумажном носителе, а также при отсутствии организационно-технической возможности субъекта учета формирования и хранения электронных документов, электронных регистров.

При этом формы унифицированных электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета могут применяться для формирования первичных учетных документов на бумажном носителе с одновременным представлением лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, электронного образа (скан-копии) такого документа.

В указанном случае в учетной политике субъекта учета необходимо установить порядок оформления таких документов, с указание в графике документооборота условий (порядок и сроки) применения и формирования таких документов.

Субъекты учета, применяющие Приказ № 61н с 1 января 2023 г.

Организации бюджетной сферы субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, а также федеральные органы исполнительной власти, их территориальные органы и подведомственные им казенные учреждений, не передавшие полномочия по ведению бухгалтерского учета, а также иные получатели бюджетных средств обязаны обеспечить переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов с 1 января 2023 года.

К организациям бюджетной сферы относятся:

—получатели бюджетных средств, осуществляющие ведение бюджетного учета;

—органы государственной власти (государственные органы), органы местного самоуправления, органы местной администрации;

—органы управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации и территориальными государственными внебюджетными фондами;

—находящиеся в ведении главных распорядителей (распорядителей) бюджетных средств казенные учреждения;

—иные хозяйствующие субъекты, осуществляющие полномочия получателей бюджетных средств (иные получатели бюджетных средств):

• государственные (муниципальные) бюджетные (автономные) учреждения;
• Государственная корпорация по атомной энергии "Росатом";
• Государственная корпорация по космической деятельности "Роскосмос";
• Публично-правовая компания "Единый заказчик в сфере строительства";

—государственные бюджетные учреждения и автономные учреждения.

Субъекты учета, применяющие Приказ № 61н в редакции изменений и дополнений

Подходы, определяющие круг субъектов учета, применяющих электронные документы и регистры, внесенные соответствующими приказами Минфина России, изменяющими и дополняющими Приказ № 61н, остаются неизменными – с первого года действия изменений их применяют те субъекты учета, которые первыми начали применять Приказ № 61н.

Изменения в Приказ № 61н к моменту подготовки книги вносились уже трижды:

• приказом Минфина России от 30 сентября 2021 г. № 142н (вступили в силу с 19 декабря 2021 г. и применяются при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 1 января 2023 г. либо до указанного срока в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета). При ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений изменения применяются с 1 января 2022 г.);
• приказом Минфина России от 28 июня 2022 г. № 100н (вступили в силу с 16 августа 2022 г. и применяются при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 1 января 2024 г. …);
• приказом Минфина России от 7 ноября 2022 г. № 157н (вступили в силу с 24 декабря 2022 г. и применяются при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений с 1 января 2024 г….).

Далее в таблице приведены формы документов и регистров бухгалтерского учета с указанием года начала их применения соответствующими субъектами учета.

Код формы	Наименование формы	Год начала применения
		При централизации полномочий *	Все учреждения
Первичные учетные документы
0510431	Ведомость группового начисления доходов	2022	2023
0510433	Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств	2022	2023
0510432	Извещение о начислении доходов (уточнении начисления)	2022	2023
0510434	Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование	2022	2023
0510435	Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей	2022	2023
0510436	Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам	2022	2023
0510437	Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета________	2022	2023
0510439	Решение о проведении инвентаризации	2022	2023
0510440	Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов	2022	2023
0510441	Решение о признании объектов нефинансовых активов	2022	2023
0510442	Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы	2022	2023
0510445	Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам	2022	2023
0510446	Решении о восстановлении кредиторской задолженности	2022	2023
0510447	Изменение Решения о проведении инвентаризации	2022	2023
0510836	Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств	2022	2023
0510837	Ведомость начисления доходов бюджета	2022	2023
0510838	Ведомость выпадающих доходов	2022	2023
0510448	Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов	2023	2024
0510450	Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов	2023	2024
0510451	Требование-накладная	2023	2024
0510452	Акт приемки товаров, работ, услуг	2023	2024
0510453	Извещение о трансферте, передаваемом с условием	2023	2024
0510521	Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг	2023	2024
0510454	Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)	2023	2024
0510456	Акт о списании транспортного средства	2023	2024
0510458	Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону	2023	2024
0510460	Акт о списании материальных запасов	2023	2024
0510461	Акт о списании бланков строгой отчетности	2023	2024
0510463	Акт о результатах инвентаризации	2023	2024
Регистры бухгалтерского учета
0509213	Журнал операций по забалансовому счету_________	2022	2023
0509095	Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами	2022	2023
0509097	Карточка учета имущества в личном пользовании	2022	2023
0509211	Карточка капитальных вложений	2023	2024
0509214	Карточка учета права пользования нефинансовым активом	2023	2024
0509215	Инвентарная карточка учета нефинансовых активов	2023	2024
0509216	Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов	2023	2024

* При ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства РФ полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений

Электронные документы и регистры учета (Приказ № 52н)

Как уже говорилось выше, обязанность применять именно электронные документы, их приоритет перед бумажными, закреплены законодательно. И обязанность переходить на ЭДО появилась годом ранее начала даже «пилотного» применения Приказа № 61, а именно с момента вступления в силу изменений в Приказ № 52н, внесенных приказом Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103н.

Итак, изменения, предусматривающие формирование первичных документов и регистров бухгалтерского учета в электронной форме, были внесены приказом Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103н, вступили в силу с 27 сентября 2020 г. и новые положения применяются уже с 1 января 2021 года.

«Первичные учетные документы (сводные первичные учетные документы), регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью либо, в случаях, предусмотренных настоящими Методическими указаниями, простой электронной подписью (далее - электронный первичный учетный документ, электронный регистр, вместе - электронные документы), и (или) на бумажном носителе, в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.»

Как следует из приведенной цитаты, с 1 января 2021 года учреждения должны формировать первичные документы и регистры бухгалтерского учета только в электронной форме. Бумажный формат допускается теперь в двух случаях:

• в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов,
• в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Приказом № 103н с оговоркой «при осуществлении централизуемых полномочий», были добавлены следующие формы:

—электронных первичных учетных документов:

• Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512);
• Изменение Решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513);
• Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
• Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516);
• Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (ф. 0504517);
• Заявка - обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518);
• Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).

—электронных регистров бухгалтерского учета:

• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф.0504093);
• Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0504094).

В то же время каких-либо ограничений в использовании этих электронных форм учреждениями, не передавшими полномочия по ведению учета, не установлено, т.к. согласно п. 2 Приказа № 103н электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, предусмотренные Приказом № 103н, применяются учреждениями согласно принятой учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 1 января 2021 года.

Эти формы являются унифицированными, а первичные (сводные) учетные документы и регистры принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по унифицированным формам документов (см. СГС «Концептуальные основы», п. 11 Инструкции № 157н).

Таким образом, унифицированные формы электронных первичных учетных документов, утвержденные Приказом № 52н, необходимо применять всем организациям бюджетной сферы, не только при выполнении централизуемых полномочий.

В то же время реализация перехода на ЭДО организациями бюджетной сферы предполагает постепенную замену унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, предусмотренных Приказом № 52н, формами, предусмотренными Приказом № 61н (с учетом изменений и дополнений). Об этом говорится в Методических рекомендациях по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных первичных документов, доведенных письмом Минфина России от 1 декабря 2021 № 02-07-07/98091.

Так, на момент подготовки книги в печать в альбом унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета включена форма 0510521 Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо, заменяющая Заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518), предусмотренную Приказом № 52н.

Следовательно, с момента, когда учреждение начинает применять Заявку-обоснование (ф. 0510521), применение Заявки-обоснования (ф. 0504518) прекращается.

Аналогичная ситуация и с регистрами бухгалтерского учета Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095)

Далее обратим внимание на порядок подписания электронных документов. В Приказе № 52н, как и в Приказе № 61н, речь идет о двух видах подписей:

• простая электронная подпись
• квалифицированная электронная подпись

Что это означает и в каких случаях применяется, рассмотрим далее.

Электронная подпись

Важной составляющей электронного документооборота является электронная подпись. Какие виды электронных подписей существуют, каковы правовые последствия использования каждого из видов, рассмотрим в этом параграфе

При рассмотрении порядка электронного документооборота и применения электронных подписей необходимо, в первую очередь, определиться с терминологией. Статьей 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определены, в том числе, следующие термины, которые будут использоваться при описании электронного документооборота в учреждениях госсектора.

Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Сертификат ключа проверки электронной подписи – электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи.

Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - квалифицированный сертификат) – сертификат ключа проверки электронной подписи, соответствующий требованиям, установленным настоящим Федеральным законом и иными принимаемыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, созданный аккредитованным удостоверяющим центром либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (далее - уполномоченный федеральный орган), и являющийся в связи с этим официальным документом.

Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи – лицо, которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи.

Ключ электронной подписи – уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи.

Ключ проверки электронной подписи – уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи).

Удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом.

Участники электронного взаимодействия – осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, индивидуальные предприниматели, а также граждане.

Корпоративная информационная система – информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц.

Информационная система общего пользования – информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано.

В законодательстве об электронном документообороте в учреждениях госсектора указывается на обязанность подписывать документы электронной подписью (ЭП) или электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Отличия ЭП от ЭЦП следуют из Закона 63-ФЗ. Также положения этого закона разъясняются на официальном сайте Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минцифры) https://digital.gov.ru/ru в разделе «Обращения граждан / Часто задаваемые вопросы».

Законом предусмотрены два типа электронных подписей: простая и усиленная. Последняя имеет две формы: квалифицированная и неквалифицированная.

Простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина и пароля и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.

Усиленная неквалифицированная подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Сообщение с простой или неквалифицированной электронной подписью может (по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях) быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно.

Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и во всех случаях приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью.

Для того чтобы электронный документ считался подписанным простой электронной подписью необходимо выполнение в том числе одного из следующих условий:

• простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
• ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

При этом закон не уточняет, кто именно может быть владельцем ключа простой электронной подписи, но устанавливает ограничения по ее использованию. Простая электронная подпись однозначно не может быть использована при подписании электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

• правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
• обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

В свою очередь усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная электронные подписи получаются в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи,

• позволяют определить лицо, подписавшее электронный документ,
• позволяют обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания,
• создаются с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись наравне с вышеуказанными признаками должна соответствовать следующим дополнительным признакам:

• ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
• для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.

При этом основное отличие квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи заключается в том, что он должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

В терминологии законодательства для госсектора под ЭП понимается простая электронная подпись. Как следует из сказанного выше, простая электронная подпись признается аналогом собственноручной подписи в том случае, если ее применение закреплено в соглашении между сторонами, между которыми осуществляется электронный документооборот.

Примерами простой электронной подписи может служить пара «логин/пароль» для доступа к порталу Госуслуг. Также простая электронная подпись применяется при осуществлении кадрового электронного документооборота (КЭДО) между работниками и работодателем.

При этом обладатель простой электронной подписи берет на себя ответственность за конфиденциальность данных своей ЭП.

В отношении возможности считать адрес отправителя входящего электронного письма простой электронной подписью отправителя Минцифры ответило следующее.

Если участники электронного взаимодействия достигли соглашения о том, что получение электронного сообщения с определенного адреса электронной почты будет считаться подписанием документа простой электронной подписью и при этом выполнено одно из выше обозначенных условий, то такое электронное сообщение может считаться подписанным простой электронной подписью.

Простая электронная подпись может применяться только при внутреннем ЭДО.

Для внешнего ЭДО необходимо применять усиленную электронную подпись. При этом усиленная неквалифицированная ЭЦП применяется при внешнем ЭДО в том случае, если между сторонами этого ЭДО заключено соответствующее соглашение.

Юридически полностью приравнивается к собственноручной подписи только усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). В терминологии бюджетного законодательства под ЭЦП понимается именно УКЭП.

Получить квалифицированный сертификат электронной подписи можно в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Для получения квалифицированного сертификата электронной подписи физическими лицами требуются:

• личное присутствие;
• основной документ, удостоверяющий личность (паспорт);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования заявителя (СНИЛС).

Сертификат и ключи электронной подписи при этом записываются на сертифицированный электронный носитель — электронную карту или флеш-накопитель.

С 2022 года в связи с изменениями в Законе № 63-ФЗ изменены и правила получения ЭЦП. В отличие от коммерческого сектора, где ЭЦП выдают органы ФНС или удостоверяющие центры, прошедшие переаккредитацию, должностные лица бюджетной сферы должны будут получать электронные подписи Федерального Казначейства.

Федеральное казначейство в соответствии с ч. 1 ст. 15 Закона № 63-ФЗ является аккредитованным удостоверяющим центром и осуществляет эти функции для обеспечения участников электронного взаимодействия в установленной сфере деятельности сертификатами ключей проверки электронных подписей.

Порядок реализации Федеральным казначейством функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей утвержден приказом Федерального казначейства от 15.06.2021 № 21н.

Федеральное казначейство осуществляет функции удостоверяющего центра в целях обеспечения квалифицированными сертификатами ключей проверки электронных подписей участников бюджетного процесса бюджетов бюджетной системы Российской Федерации (их обособленных подразделений), а также юридических лиц, не являющихся участниками бюджетного процесса (их обособленных подразделений), и крестьянских (фермерских) хозяйств, индивидуальных предпринимателей при казначейском сопровождении целевых средств и действующих от их имени представителей.

Функции удостоверяющего центра выполняются в территориальных органах Федерального казначейства Отделами режима секретности и безопасности информации, а также Отделами, созданными для осуществления функций территориальных органов Федерального казначейства на соответствующей территории.

Как отмечается на официальном сайте Федерального казначейства, обращаясь за сертификатом электронной подписи в Удостоверяющий центр Федерального казначейства ведомства и государственные учреждения могут сэкономить до 5 тыс.руб. за каждую электронную подпись, такова среднерыночная стоимость сертификата в коммерческих удостоверяющих центрах.

В соответствии с изменениями, внесенными в Закон № 63-ФЗ, с 1 сентября 2023 года прекратили свое существование электронные подписи юридического лица. С этой даты от имени организации-юридического лица имеет право подписи физическое лицо, на которое оформлена машиночитаемая доверенность (МЧД).

Машиночитаемая доверенность (МЧД) – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации.

Требования к форме МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи».