Бурцева Н. Ю., Данилов А. С.

1С:Документооборот.
Версия 3.0.
300 вопросов и ответов: практическое пособие

Бурцева Н. Ю., Данилов А. С.

1С:Документооборот.
Версия 3.0.
300 вопросов и ответов: практическое пособие

Электронная книга в формате ePub; ISBN 978-5-9677-3337-6.

Версия издания от 20.09.2023.

Электронный аналог издания "1С:Документооборот. Версия 3.0. 300 вопросов и ответов: практическое пособие"
(ISBN978-5-9677-3332-1, М.: ООО «1С-Паблишинг», 2023; артикул печатной книги по прайс-листу фирмы «1С»: 4601546147585; по вопросам приобретения печатных изданий издательства «1С-Паблишинг» обращайтесь к партнеру «1С», обслуживающему вашу организацию, или к другим партнерам фирмы «1С»).

---

Практическое пособие от авторов, много лет занимающихся работой с программным продуктом «1С:Документооборот», подготовлено для знакомства с новой версией этой программы. С выходом версии 3.0 появились новые вызовы – чем больше возможностей у системы, тем шире область ее применения. В этом руководстве-путеводителе рассмотрены актуальные вопросы, отобранные среди множества запросов пользователей. Ответы на эти вопросы подготовлены на основе опробованных на практике решений.
Книга написана командой «1С-КПД» – дочерней компании фирмы «1С», специализирующейся на проектах автоматизации документоцентрированных процессов компаний разных сфер с помощью программного продукта «1С:Документооборот».
«1С:Документооборот» сейчас – это решение очень широкого спектра задач: от организации работы секретариата небольшой фирмы до управленческого контура глобальных корпораций; от управления документами до управления связями и любым иным контентом компании. «1С:Документооборот» – не только про регистрацию писем, но и про выстраивание любого процесса компании по этапам и про ответственных относительно любого объекта. На основе конфигурации «1С:Документооборот» развивают свои системы управления корпоративным контентом (так называемые Enterprise Content Management system) промышленные предприятия, компании атомной и нефтегазовой отраслей, государственные корпорации разных направлений деятельности, организации банковской сферы, государственные и муниципальные органы управления, предприятия торговли и сферы услуг.
Решения автоматизации, предлагаемые в «1С:Документообороте», универсальны. Будучи вне отраслевой специфики, программа легко может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи, она позволяет: упорядочить работу сотрудников с документами; исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; сократить время поиска и коллективной обработки документов; повысить качество подготовки решений, контрольных мероприятий, реализации проектов и бизнес-процессов.
Книга во многом дополняет штатную документацию к программному продукту, входящую в комплект поставки. Информация сгруппирована по тематическим главам, основанным на вопросах пользователей и специалистов, уже работающих с «1С:Документооборотом».
Цель книги – оказать практическую помощь в использовании и настройке «1С:Документооборота», научить пользователей использовать возможности программы более эффективно.
В подготовке книги принимали участие: Андреев В. Ю., Андреев М. С., Гацков А. Н., Гиниатуллин Р. Р., Екшова А. М., Киселева А. С., Кайбанов И. В. (редактор), Митькина К.Ф., Павлюнин М. В., Шабалин Д. В.

© ООО «1С-Паблишинг», 2023
© Оформление. ООО «1С-Паблишинг», 2023

Все права защищены.
Материалы предназначены для личного индивидуального использования приобретателем.
Запрещено тиражирование, распространение материалов, предоставление доступа по сети к материалам без письменного разрешения правообладателей.
Разрешено копирование фрагментов программного кода для использования в разрабатываемых прикладных решениях.

---

Фирма "1С"
123056, Москва, а/я 64, Селезневская ул., 21.
Тел.: (495) 737-92-57.
1c@1c.ru, http://www.1c.ru/
Издательство ООО "1С-Паблишинг"
127434, Москва, Дмитровское ш., д. 9, 21/1, строение 1.
Тел.: (495) 681-02-21.
publishing@1c.ru, http://books.1c.ru/

Введение

Автоматизация процессов деятельности компании сегодня – необходимость. Органы исполнительной власти, производство, торговля, транспорт, энергетика, коммуникации, сервис и многие другие отрасли развиваются, процессы в них усложняются и требуют новых решений. Как строить работу в постоянно усложняющемся мире, как управлять изменениями? Один из основных постулатов кибернетики – «управляющая система не может быть проще управляемой». Иными словами, командный контур в любой автоматизированной системе – это сложный и многоуровневый механизм.

На практике основу любых управленческих решений обеспечивает набор документов, которые сопровождают весь процесс – от момента формирования плана действий до анализа результатов и принятия следующих решений.

Большинство видов деятельности компании не может осуществляться без документирования, не говоря уже об обязательности соблюдения законодательных требований. И документы, и другая информация и решения в компаниях сейчас – это объект информационной системы. В современных условиях эффективность организации взаимодействия людей в компании с этими объектами становится важным фактором роста.

Правильно организованная система управления контентом компании позволяет структурировать весь объем документов и предполагает регламентацию порядка их движения, а также применение единых правил оформления. Практика показывает, что компания, желающая обеспечить себе успех в долгосрочной перспективе, просто обязана выстроить систему документооборота, а в текущих реалиях – еще и автоматизировать максимум функций управления этой системы.

Внедрение системы электронного документооборота является жизненно необходимым для компаний, которые стремятся развиваться, служит критерием и показателем эффективности их работы.

Использование при внедрении специализированных программных продуктов позволяет любой компании получить готовую типовую методологию работы с документами и организации деловых процессов. После необходимой адаптации типового программного обеспечения создается индивидуальная система документооборота, реализующая особенности конкретной организации на всех уровнях системы управления.

Программа «1С:Документооборот» – тиражный продукт на платформе «1С:Предприятие 8», позволяющий ответить на перечисленные вызовы организации работы компании.

«1С:Документооборот» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

«1С:Документооборот» дает следующие возможности:

• Повышение качества управляемости организацией. Система дает понятный и быстрый способ направлять сотрудникам управленческие решения, вводить распорядительные документы и получать актуальную информацию о состоянии работы «в реальном времени».
• Укрепление исполнительской дисциплины. Оперативное получение информации об исполнении документов, контроль исполнительской дисциплины. Стоит отметить «прослеживаемость» сроков исполнения, согласования, ознакомления и утверждения документов на каждом этапе их движения, а также гибкую настройку маршрутов движения документов.
• Проведение контрольных мероприятий. Осуществление функций персонального контроля за исполнением конкретных документов, задач или процессов. Постановка и снятие их с контроля на разных организационных уровнях.

Организация коллективной и групповой работы. Возможность объединять в единую систему коллективы или команды людей независимо от их местонахождения.

Экономия рабочего времени сотрудников. Сокращение времени на поиск документов, коммуникацию между руководителями и сотрудниками.

• Информационная безопасность организации. Ограничение доступа к «чувствительной» информации, разграничение прав доступа к документам согласно занимаемой должности и решаемых функциональных задач.
• Снижение влияния человеческого фактора. Прозрачность процессов, доступность документов и их статусов всем участникам процесса позволяют снизить количество ошибок и в итоге повысить эффективность системы управления.
• Интеграция с другими программными продуктами. Модуль «Библиотека интеграции с 1С:Документооборот» позволяет использовать функции автоматизированного процесса обработки документов (согласование, исполнения, подписания и т. д.) в интерфейсах учетных систем на платформе 1С:Предприятие.
• Также интеграция с другими системами (как на платформе 1С:Предприятие, так и других) позволяет встраивать функции «1С:Документооборота» в сложные процессы управления и жизненные циклы процессов компании.
• Управление контентом и файлами. Коммуникации в компаниях становятся все более важными. Автоматизация важна не только при согласовании приказа или регистрации письма, но и при формировании архива документов, их подготовке (например, для участия в тендере), формировании потребностей в закупках, кадровых процессов и других видов сведений.
• Именно «1С:Документооборот» может стать системой хранения документации, видео, баз знаний, переписки и закрытых материалов организаций.
• Настройка дополнительного функционала. «1С:Документооборот» – удобная и интуитивно понятная система, поэтому пользователям часто хочется ее дополнить новыми функциями и реализовать в ней огромное количество задач – от дополнительных реквизитов карточек документов до работы в чат-ботах в телеграмм и переписки с покупателями интернет-магазина.

В данной книге рассматриваются вопросы по работе в программе «1С:Документооборот» и другие смежные методологические вопросы, которые чаще всего задают опытные пользователи, клиенты фирмы «1С» и ее партнеры. В предлагаемых вопросах собраны ключевые запросы как руководителей, так и специалистов нижнего уровня управления.

Авторы не ставили целью создать пособие для разработчиков, поэтому материал излагается в форме «вопрос-ответ» и сгруппирован по тематическим главам, дополняющим документацию к программному продукту.

Специальным шрифтом выделяется информация, на которую авторы обращают особое внимание.

Предыдущие два издания этой книги пользовались большой популярностью у пользователей и специалистов, поэтому мы постарались дополнить книгу не только с точки зрения рассказа о новом функционале ПП «1С:Документооборот», но и дополнительно раскрыть те вопросы, которые оставались актуальны как на горячей линии, так и при обсуждении задач внедрения.

Стоит отметить, что ответы на некоторые вопросы дублируют информацию, особенно в части ссылок и цитат источников, например, законодательных.

Мы рассчитываем, что это новое издание станет для вас тем справочно-информационным пособием, которое будет не только полезным в работе, но и поможет повысить вашу квалификацию и уверенность в завтрашнем дне.

Ваши замечания, предложения или вопросы отправляйте нам по адресу электронной почты publishing@1c.ru, мы ждем писем от вас.

Глава 1 Версия 3.0.Общие вопросы

1.Есть ли правда в распространенных мифах о работе с программой «1С:Документооборот»?

«1С:Документооборот» – это крайне эффективное и конкурентоспособное комплексное решение для автоматизации управления документами в организации. Вокруг этого продукта сложилось множество мифов, некоторые из которых мы для начала разберем.

1) «1С:Документооборот – это только для больших компаний».

На самом деле, решение может использоваться и в малых организациях – оно представлено в линейке ПП от самого простого решения «1С:Договоры» до сложных решений для холдингов.

2) «Установка и настройка „1С:Документооборота“ занимает много времени и ресурсов».

Начать работу с системой можно всего за 30 минут, используя типовую методологию внедрения, встроенную в систему.

3) «1С:Документооборот слишком сложен в использовании».

Авторы могут согласится, что использование «1С:Документооборота» может потребовать небольшого предварительного обучения сотрудников. Однако экономия трудозатрат, достигающаяся за счет автоматизации процессов, избегания ручной пересылки документов и других очевидных плюсов упорядоченных процессов и системы прав доступа, намного превышает трудозатраты на внедрение и обучение, особенно в долгосрочной перспективе.

4) «„1С:Документооборот“ небезопасен».

Это неправда – решение обеспечивает высокий уровень защиты документов и информации, в том числе с помощью электронной подписи. Соответствует требования ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», учитывает «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающим в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» (утв. приказом Минсвязи РФ № 221 от 02.09.2011).

5) «Внедрение „1С:Документооборота“ заменит сотрудников по документообороту и делопроизводству, мы станем не нужны».

На самом деле, «1С:Документооборот» является всего лишь инструментом для автоматизации рабочих процессов, связанных с обработкой документов. Работа с программой требует наличия специалистов, которые могут настроить ее работу, обучить пользователей и обеспечить ее бесперебойную работу. Кроме того, программа не может заменить специалистов в процессах принятия решений, общения с партнерами и клиентами, организации рабочего процесса и т. д.

В целом, «1С:Документооборот» – это мощный инструмент для автоматизации документооборота в организации, который позволяет ускорить процессы, повысить эффективность работы и обеспечить безопасность хранения и передачи документов.

2.Чем «1С:Документооборот» 3.0 отличается от предыдущей версии программы?

Обновленная версия программы «1С:Документооборот» включает следующий функционал:

Новые функции рабочего стола

• Для удобства работы сотрудников разных ролей предусмотрены индивидуальные рабочие столы с заранее настроенным набором команд и оформлением для руководителей, рядовых сотрудников и администраторов;
• Для руководителей доступен альтернативный вариант рабочего стола – «Рабочий стол руководителя по видам задач»;
• Автоматическое, отложенное и фоновое обновления рабочего стола для максимального комфорта работы пользователей;
• Поддержка широкого перечня разрешений экрана, включая автоматическое масштабирование для удобства работы на любых устройствах;
• Разные цветовые схемы оформления – цветная или монохромная;
• Для быстрого доступа к необходимым функциям задействован блок навигации с набором команд, которые отображаются в зависимости от роли пользователя;
• Предусмотрена персональная настройка реестров – в соответствии с потребностями и предпочтениями пользователя можно настроить команды для работы с документами определенного вида;
• Администратор имеет возможность гибко настроить новый вариант рабочего стола для пользователя и использовать для настройки возможности встроенного языка 1С;
• Информационные блоки виджетов адаптируются под формат экрана и позволяют управлять задачами, письмами, календарем, мероприятиями и форумом;
• На виджет «Почта» можно вывести письма любой папки доступной учетной записи;
• Главное меню программы содержит ссылку на раздел ИТС с ответами на актуальные вопросы;
• На стартовой странице представлены как разделы, так и команды, необходимые для работы.

Реестры документов и мероприятий

Группировка документов по тематикам с учетом различных критериев позволяет задавать нумерацию и правила обработки документов в зависимости от группировок. В версии 3.0 производится разделение документов по уровню важности: высокий, нормальный, низкий. Реестры документов и мероприятий позволяют выделять виды документов и мероприятий в группы. По-прежнему используются категории документов.

Поддержка совместителей

В новой версии 3.0 базово в структуре Предприятия используется работа с Сотрудниками, а не с Пользователями, как это было ранее. Сделана поддержка совместителей – для каждого человека, работающего в программе, можно завести несколько «Сотрудников» в определенных подразделениях, на определенных должностях. При этом сам человек работает в программе под одним «Пользователем» (логин/пароль), а в списке задач он видит все, что направлено ему по всем соответствующим «Сотрудникам».

Развитие делегирования

Появилась настройка для работы заместителей и помощников в системе. Новые отметки в списке задач для помощников и заместителей, указание в истории выполнения задачи и маршруте документа.

Правила коммуникации, виды и ранги подразделений. Совместная работа

Добавлены «Вид подразделения» и «Ранги подразделений», которые позволяют указывать функциональную роль подразделения при настройке бизнес-маршрутов, повышая их вариативность. Ранги могут рассчитываться автоматически, «Особые ранги» можно присвоить вручную. Подразделения и проекты можно выбрать в качестве контейнера пользователей, включая/исключая нижестоящие подразделения или выбрав только руководителей.

Созданы «Правила коммуникаций» для указания доступности выбора исполнителей, подписантов и других ролей в зависимости от подразделений, их видов, ранга и подчиненности сотрудников. «Правила коммуникаций» ограничивают выбор адресатов документов и исполнителей действий с учетом ранга и подчиненности инициатора коммуникации и исполнителя.

В совместной работе стали возможными: настройка правил коммуникаций, которые позволяют настраивать гибкие ограничения для участников действий в зависимости от ранга и подчиненности сотрудников организации; назначение замещающих и помощников, а также возможность совместительства.

Единый справочник «Документы», контроль наличия оригиналов

В работе с документами теперь используется единый справочник «Документы предприятия». «1С:Документооборот» автоматически отслеживает документы с истекающим сроком действия и оповещает об этом ответственных лиц.

Также добавлен контроль наличия оригиналов документов – для документов нужных видов можно поставить на контроль факт получения бумажного оригинала, ответственные за документ сотрудники будут получать уведомления об отсутствии оригиналов по настроенному расписанию.

В настройках «Видов документов» появилась возможность копирования настроек между видами документов. Добавлены предопределенные настройки в видах документов, такие как «Является договором», «Является заявкой на оплату» и т. д.

Для каждого вида документа можно указать нормативный срок исполнения в рабочих днях. Этот срок автоматически будет вычисляться по производственному календарю при создании и регистрации документов. Введена установка запрета на создание документов без привязки к проекту.

Карточка документа, просмотр связей документа

Добавлено управление размещением дополнительных реквизитов – можно поместить их в любое место карточки документа.

В «Карточке документа» реализованы проверка орфографии, сохранение и редактирование склонений названий. Появился улучшенный интерфейс просмотра связей документа, возможность указания нескольких документов «В ответ на» и «Делает недействующим».

Присвоение временных номеров

Сделана поддержка множественного подписания и выбора организации, от имени которой идет подписание.

Изменения в нумерации документов: появилось присвоение временных номеров – облегчает поиск нужного проекта документа среди незарегистрированных документов, а также повторное использование высвобожденных регистрационных номеров.

Архивное хранение

Расширены функции архивного хранения: привязка документов к определенным делам и томам, учет переходящих дел, формирование описи дел, обложки дела и листа-заверителя дела, уничтожение дел, а также упрощенный учет мест хранения оригиналов документов.

Добавлены: возможность ведения номенклатуры по трем типам структурирования: производственно-отраслевой, структурный и функциональный; раздельный учет и хранение электронных и бумажных документов, а также автоматическое отслеживание документов с истекающим сроком действия.

Новый принцип «Обработки документа». «Умная» маршрутизация

В версии 3.0 используется новый принцип обработки документов и мероприятий с наглядной и гибкой настройкой (подробнее – в Главе 10. Обработка документов и бизнес-события). Вся информация по действиям над документом собрана в одном месте – на закладке «Обработка» в «Карточке документа».

Модуль «умная» маршрутизация пропускает действия без участников, позволяет: настроить алгоритмы перехода на подписание с различными результатами согласования, пропустить отключенные действия.

При необходимости настраивается «Вытеснение» участников согласования участниками подписания и утверждения. При указании одного из автоматически подставленных по настройкам маршрута согласующих подписантом он будет автоматически удален из списка согласующих и получит документ только на подписание.

В версии 3.0 используется единое место хранения схем, сценариев процессов и обработок объектов в справочниках, это обеспечивает удобный доступ к их просмотру и редактированию.

Стали возможными подписание исходящих документов несколькими сотрудниками с соблюдением условий заданной маршрутизации, а также выбор способов подписания документа: на бумаге, простая ЭП, усиленная ЭП. Кроме того, появилась возможность обработки резолюции руководителя автором документа либо его помощником, а также отправка на дополнительное ознакомление и повторение завершенных действий для новых участников и ознакомление с положительными результатами согласования в виде уведомлений.

Изменено «Согласование в режиме замечаний» – согласующие выделяют область текста и вносят к ней замечания, которые инициатор согласования может принять или отклонить. Добавлен «Протокол разногласий при согласовании».

Автоподстановки

В пользовательском режиме появилась возможность добавления или изменения автоподстановок для документов и процессов, что раньше требовало переопределения программного кода. Настройки автоподстановок производятся непосредственно в режиме 1С:Предприятия, без необходимости изменения кода конфигурации и установки расширений.

Работа с файлами: шаблоны имен, автозаполнение, предпросмотр

При работе с файлами появилась возможность прикрепления к документу нескольких файлов с возможностью деления их по ролям – к карточке документа можно присоединить рабочий вариант договора и отсканированную скан-копию оригинала. Установлен контроль версий согласованных файлов. Появились Шаблоны имен файлов – имена файлов, добавленных в программу со сканера или из шаблона документа, могут формироваться по заданной маске.

Поддерживается автоматическое заполнение данных при изменении реквизитов документов, Автозаполнение файлов документов при их создании или регистрации после подписания. Автозаполнение шаблонов файлов (в том числе Open Office) – программа автоматически заполняет файл реквизитами документа, к которому он прикрепляется. Автозаполнение поддерживается для файлов с расширениями: .doc, .docx, .dot, .dotx, .txt, .htm, .odt.

Встроенный редактор позволяет провести Предпросмотр файлов документов, включая отсканированные документы, не переходя в стороннее приложение. Поддерживаются все основные форматы документов (doc, odt, jpg, pdf и т. д.). Добавлен встроенный html-редактор файлов с активными ссылками и форматированием.

Работа с задачами

В работе с задачами в версии 3.0 настроен единый инструмент для учета задач – список «Задачи», который существует в нескольких формах: «Новые» (список не принятых к исполнению), «Поступили обновления» (по которым исполнены подзадачи, например), просроченные, с истекающим сроком. В списке «Задачи» отображается вся информация о задаче: состояние, сроки, исполнители, дата создания, присоединенные файлы, подзадачи, вопросы по задаче и пр.

Из списка «Задачи» можно: выполнить задачу, приложить отчет об исполнении, добавить картинку и комментарии, задать вопрос, перенаправить задачу, создать подзадачу и запись календаря, вывести сводку работ и другие отчеты, сгруппировать данные. Добавлено графическое отображение жизненного цикла задач, состояния задачи и истории обработки документа, автоматическое формирование схемы процесса по действиям с возможностью ее изменения.

Производится автоматическая отправка задач на исполнение по плану проекта в последовательности, заданной в этом плане. При отправке задач с помощью встроенной почты к письму автоматически прикладываются все файлы предметов задач.

Осуществляется контроль задач и действий исполнителей, включая приложение файла к отчету об исполнении задачи, а также отправку уведомления при невыполнении задачи в срок. При выполнении или перенаправлении задачи проводится проверка на наличие активных подзадач. Появилось предупреждение при постановке задач недействительным сотрудникам и сотрудникам без доступа к программе.

Стало возможным отключение контактных лиц контрагентов пометкой «Недействующий» вместо их удаления.

Управление проектами по контрольным точкам, разделенным по уровням контроля, с проведением еженедельной оценки вероятности успешного прохождения каждой контрольной точки. Загрузка и выгрузка шаблонов контрольных точек в формате XML-файла.

Календарь, ведение учета о здоровье сотрудников, бронь помещений, чат-бот

Добавилась отметка «Отработано» для записей календаря, а также возможность оценить эффективность работы сотрудников по относительным показателям «Фонда рабочего времени» и настроить рассылку сводок. В версии 3.0 появилось ведение учета данных о самочувствии сотрудников.

Есть отправка мероприятий в обработку с гибкими настройками параметров, назначение кураторов и ответственных за подготовку помещений, карточки бронирования с описанием помещений.

Чат-бот используется не только для общения пользователей при работе в программе, но и участвует в поиске данных по информационной базе в целом.

Обновленная настройка прав пользователей, автозаполняемые рабочие группы

Обновленная настройка прав включает в себя автоматическое назначение прав всем пользователям, связанным каким-либо образом с определенным документом, мероприятием или проектом, что приводит к автоматическому расширению права доступа сотрудников к связанным документам.

Используется обработка для группового изменения прав доступа, позволяющая добавить и/или удалить элементы в таблицах прав доступа к документам, мероприятиям, проектам, не заходя в каждый из них отдельно.

Политик доступа в версии 3.0 нет. В настройке прав теперь используются автозаполняемые рабочие группы. В рабочих группах шаблонов документов можно задавать автоподстановки (теперь их можно делать в пользовательском режиме), роли, подразделения со способами включения (теперь можно указывать только руководителя или всех сотрудников подразделения, либо всех сотрудников этого и нижестоящих подразделений).

Разрешения на создание документов выдаются по видам документов и тематикам. Есть настройка используемых разрезов доступа по документам, группам контрагентов и физических лиц, мероприятиям, грифам доступа, организациям и подразделениям (подробнее – в Главе 20. Права доступа).

Внешний электронный документооборот, в том числе МЭДО

В функционале электронного документооборота появилась возможность обмениваться документами с контрагентами через систему Межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Теперь: возможна визуализация любого вида электронной подписи при подписании и согласовании документа, то есть автоматическая вставка одной или нескольких отметок электронной подписи – выбор итогового формата файла со штампом ЭП (оригинальный или PDF/A); добавлен лист согласования со штампами любого вида ЭП с возможностями печати.

Кроме того, можно использовать облачную электронную подпись по технологии КриптоПро DSS; создавать документы «1С:Документооборота» по входящим документам автоматически и вручную с гибкой настройкой параметров; настраивать, отправлять и получать электронные документы средствами ЭДО, в т.ч. с использованием пакетной отправки.

Действует контроль создания карточек документов «1С:Документооборота» на основании входящих электронных документов. Также доработаны уведомления об ошибках и о предупреждениях при обмене ЭДО; контроль исполнения полученных электронных документов средствами администратора или ответственных сотрудников.

Работа с внешними онлайн-сервисами

В работе с контрагентами используется онлайн-сервисы «Проверка контрагентов», «1СПАРК Риски» и «1С:Контрагент», производится автоматическое заполнение реквизитов контрагентов данными из ЕГРЮЛ. Добавлены звонки и сообщения Skype, звонки на телефонные номера, просмотр адресов на Яндекс.Картах и Google Maps. Сервис «1С:Отчетность» дает возможность обмена письмами, требованиями и другими документами с контролирующими органами.

Мобильный клиент

Мобильный клиент «1С:Документооборот» версии 3.0 включает в себя:

• Push-уведомления о новой задаче, письме, событии, сообщении пользователя или чат-бота, входящем видеозвонке;
• Отображение задач, адресованных пользователю мобильного клиента в удобном, интуитивно понятном интерфейсе;
• Ввод документов при помощи мобильного сканера при использовании камеры смартфона, планшета или любого другого устройства, на которое установлен мобильный «1С:Документооборот»;
• Согласование в режиме замечаний непосредственно из мобильного клиента, запуск новых обработок документов;
• Использование адресной книги, которая позволяет производить поиск и отображает пользователей, роли, контрагентов и их контактные лица. Просмотр и добавление контрагентов, совершение звонка контактному лицу;
• Работу с системой взаимодействия через такие элементы, как обсуждения, видеозвонки, показ экрана устройства, чат-бот;
• Взаимодействие с учетной системой мест хранения;
• Контроль различных объектов системы с подключением хронометража, указанием трудозатрат, созданием записи календаря, переходом к предмету и т. п. Ведение журнала действий пользователей для их последующего анализа и контроля администратором;
• Просмотр календаря в виде планировщика. Возможен просмотр за день, неделю, месяц. Создание ежедневных отчетов, заполнение еженедельных отчетов по введенным ежедневным отчетам;
• Возможность открытия с мобильного устройства карточки мероприятия и просмотра его программы, презентации, состава участников и прочих материалов. Принятие приглашения, создание напоминания;
• Возможность добавить несколько конфигураций на одном устройстве или несколько учетных записей в одной конфигурации;
• Встроенную почту «1С:Документооборота», которая адаптирована к использованию в мобильном клиенте.

Технические нововведения для мобильного клиента – это:

• Использование мобильным клиентом последней версии платформы;
• Использование возможностей биометрической аутентификации (отпечаток пальца, Face ID);
• Работа с базами, опубликованными во Fresh;
• Использование клиентского и серверного сертификатов при работе через протокол https;
• Доменная аутентификация, она позволяет войти в приложение с помощью аутентификации средствами операционной системы;
• Возможность добавить несколько конфигураций на одном устройстве или несколько учетных записей в одной конфигурации.

В настройке и администрировании также произошел ряд изменений – см. Главу 18. «Вопросы администрирования».

3.Как подготовить организацию к внедрению системы электронного документооборота на основе программы «1С:Документооборот»?

Внедрение системы электронного документооборота требует от компании предварительных организационных мероприятий. Необходимо заранее построить систему документооборота компании – организовать делопроизводство и регламентацию деятельности:

• во-первых, это организация подразделения, которое занимается делопроизводством в компании (если его еще нет). Такое подразделение в разных организациях имеет различное название, например, служба ДОУ, канцелярия, общий отдел, секретариат и т. д.;
• во-вторых, составление пакета документов по организации работы с документами, включая инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел и другие нормативные документы, регламентирующие процедуру принятия управленческих решений и документирование основной деятельности компании.

Во многих случаях отдельное значение имеет принятие «Положения об использовании электронной подписи документов во внутреннем документообороте» – квалифицированной или простой электронной подписи, а также ее юридической значимости.

Для подготовки организации к внедрению системы электронного документооборота существуют образовательные программы 1С.

Узнать дату проведения ближайших курсов, ознакомиться с отзывами слушателей и подать заявку на участие можно на сайте:

https://v8.1c.ru/metod/courses/1s-dokumentooborot-8/

Кроме этого, можно использовать методический продукт – комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе «1С:Документооборота», который выпускается в двух версиях:

• для крупных организаций (версия КОРП): https://www.1c-kpd.ru/study/uchebnaya-literatura/komplekt-normativnykh-dokumentov/
• а также для компаний сектора малого и среднего бизнеса (версия ПРОФ): https://www.1c-kpd.ru/study/uchebnaya-literatura/upravlenie-dokumentami-bystro-effektivno-svoimi-silami/

4.Где можно ознакомиться с демонстрационной версией «1С:Документооборота»?

На сайте фирмы «1С» по адресу http://v8.1c.ru/doc8/demo/ можно ознакомиться с продуктом в режиме онлайн. Фирма «1С» не выпускает демонстрационные версии типовых конфигураций.

Подготовлены различные информационные базы:

• 1С:Документооборот КОРП;
• 1С:Документооборот ПРОФ;
• 1С:Документооборот государственного учреждения;
• 1C:Document Management – «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским.

В демонстрационной версии 1C:Document Management язык, который будет использоваться при работе, определяется языком операционной системы и может быть изменен настройками языка в браузере.

Каждая база является законченным прикладным решением, ее можно использовать в качестве реально работающей системы. Представленная функциональность, с прикладной точки зрения, предназначена для демонстрации возможностей конфигурации «1С:Документооборот» и платформы «1С:Предприятие».

Демонстрацию возможностей «1С:Документооборота» могут провести фирмы-партнеры «1С» по вашему запросу.

5.Безопасно ли в «1С:Документообороте» хранить персональные данные и конфиденциальную информацию?

При внедрении «1С:Документооборота» у руководителей и специалистов, отвечающих за безопасность, часто возникает вопрос: насколько надежно соблюдаются требования Федерального закона РФ по работе с персональными данными?

Фирма «1С» выпускает программный комплекс «1С:Предприятие, 8.3z», являющийся сертифицированной версией технологической платформы «1С:Предприятие 8.3».

Фирмой «1С» получен сертификат соответствия № 3442 (действует до 02.09.2023 и будет продлен), выданный ФСТЭК России, который подтверждает, что защищенный программный комплекс (ЗПК) «1С:Предприятие 8.3z» признан программным средством общего назначения со встроенными средствами защиты информации от несанкционированного доступа (НСД) к информации, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

По результатам сертификации подтверждено соответствие требованиям руководящих документов:

• по защите от НСД – по 5 классу;
• по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей (НДВ) – по 4 уровню контроля.

Сертификат ФСТЭК вы можете найти по ссылке http://1c.ru/rus/products/sert.htm.

Программный продукт «1С:Документооборот» разработан с учетом требований Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. В программе реализована возможность разграничения доступа к данным, содержащим персональные сведения, для чего должна быть включена соответствующая настройка программы.

«1С:Документооборот» учитывает «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающим в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения», утвержденные приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 221 от 02.09.2011.

Такие требования актуальны для организаций всех форм собственности. Однако следует заметить, что на соответствие требованиям защиты персональных данных проводится аудит не конкретного программного продукта, а организации (т. е. соответствовать им должна система в целом – с учетом организационно-распорядительных мер, проведенных в компании).

Для включения протоколирования доступа к персональным данным в «1С:Документообороте» необходимо включить настройку:

Настройка → Настройка программы → Общие параметры → Учет доступа к персональным данным согласно требованиям Федерального закона Российской Федерации «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Ряд организаций предъявляют дополнительные требования к делопроизводству документов, содержащих конфиденциальную информацию. Эти требования могут быть основаны на внутренних и внешних нормативных актах.

Для усиления защиты конфиденциальной информации можно применять шифрование файлов. «1С:Документооборот» поддерживает шифрование файлов с помощью внешнего программного обеспечения.

«1С:Документооборот» позволяет зашифровать любые файлы. Для поддержки шифрования в «1С:Документообороте» на компьютер дополнительно необходимо установить криптографическое ПО, удовлетворяющее ГОСТ Р 34.10-2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи».

6.Можете ли вы привести примеры удачных внедрений «1С:Документооборота» версии 3.0?

Большая часть нового функционала, используемого в версии 3.0, была реализована в ходе внедрения единой системы электронного документооборота АО «Почта России» и успешно используется уже несколько лет в этой компании. Также «1С:Документооборот» версии 3.0 успешно внедрен в Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации и других организациях.

Есть внедрения новой версии, а также переход с версии 2.1 на версию 3.0. Внедрениями «1С:Документооборота» и переходом с версии 2.1 на 3.0 занимаются фирмы-партнеры (фирмы-франчайзи). Информация о внедрениях размещается в справочнике внедренных решений – http://vnedr.1c.ru.

Информация, опубликованная в данном справочнике, предоставляется партнерами добровольно и только с согласия клиента, поэтому в справочнике показаны не все реализованные решения. Для части решений отзывы клиента о внедрении программы и результатах ее использования публикуются в самой организации партнера, который этим внедрением занимался.

В справочнике внедренных решений информация о внедрениях распределена по отраслям, продуктам и реализованному функционалу.