С. А. Глотова, Е. В. Кардыш, А. Ю. Конькова, Ю. М. Кукарина, П. А. Кюнг, Л. Р. Париева, Л. В. Сергеева, под общей редакцией Л. А. Ивановой.

Управление документами
в современной организации:
практич. пособие

С. А. Глотова, Е. В. Кардыш, А. Ю. Конькова, Ю. М. Кукарина, П. А. Кюнг, Л. Р. Париева, Л. В. Сергеева, под общей редакцией Л. А. Ивановой.

Управление документами
в современной организации:
практич. пособие

Электронная книга в формате ePub; ISBN 978-5-9677-3469-4.

Версия издания от 06.08.2024.

Электронный аналог издания "Управление документами в современной организации: практич. пособие"
(ISBN978-5-9677-3275-1, М.: ООО "1С-Паблишинг", 2024; артикул печатной книги по прайс-листу фирмы "1С": 4601546147080; по вопросам приобретения печатных изданий издательства "1С-Паблишинг" обращайтесь к партнеру "1С", обслуживающему вашу организацию, или к другим партнерам фирмы "1С".)

---

Практическое пособие подготовлено авторским коллективом, включающим преподавателей кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ, а также экспертов 1С.
Данное пособие знакомит с современными технологиями, применяемыми при управлении документами, возможностями информационных систем по поддержке процессов управления документами, методологией проектирования и внедрения систем электронного документооборота и архива.
Приводится база законодательных и нормативно-методических актов, регулирующих управление документами, рассмотрены общие требования к состав-лению и оформлению документов, правила документирования управленческой деятельности. Подробно описывается организация работы с документами неза¬висимо от их формы (на бумажном носителе или электронные) с использованием информационной системы управления документами «1С:Документооборот» и осо-бенности работы с отдельными системами документации: кадровой, научно-технической, договорной. Сделан акцент на работе с обращениями граждан и доку-ментами ограниченного доступа. Организация архивного хранения рассматривается применительно как к бумажным, так и электронным документам с акцентом на использование в качестве системы хранения электронных документов инфор-мационной системы «1С:Архив». В приложениях приводятся образцы бланков, шаблонов оформления отдельных видов документов, перечень дей¬ствующих нормативно-правовых актов и методические документы по управлению докумен¬тами и другие справочные материалы.
Пособие адресовано студентам учреждений высшего профессионального об-разования, обучающимся по направлению подготовки «Документоведение и архиво-ведение», студентам, получающим среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение», студентам других направлений, изучающих дисциплины, связанные с управлением документами. Представляет интерес для представителей служб делопроизводства и архива, служб информационных технологий, заинтересованных во внедрении либо расширении функций действующих в организации систем электронного документооборота и электронного архива. Будет полезно управленческому персоналу организаций, на практике осуществляющему издание документов, организацию работы с документами, их оперативное и архивное хранение.

© ООО «1С-Паблишинг», 2024
© Оформление. ООО «1С-Паблишинг», 2024

Все права защищены.
Материалы предназначены для личного индивидуального использования приобретателем.
Запрещено тиражирование, распространение материалов, предоставление доступа по сети к материалам без письменного разрешения правообладателей.
Разрешено копирование фрагментов программного кода для использования в разрабатываемых прикладных решениях.

---

Фирма "1С"
123056, Москва, а/я 64, Селезневская ул., 21.
Тел.: (495) 737-92-57.
1c@1c.ru, http://www.1c.ru/
Издательство ООО "1С-Паблишинг"
127434, Москва, Дмитровское ш., д. 9.
Тел.: (495) 681-02-21.
publishing@1c.ru, http://books.1c.ru/

Введение

Основной формой представления информации в управленческой деятельности является документ. В процессе документирования информация приобретает юридическую силу и в виде документа выполняет свою роль в управленческих процессах. Все организации управляют документами, образующимися в процессе их деятельности по достижению поставленных целей.

Ключевым путем совершенствования управленческой деятельности является оптимизация процесса управления документами через знание и применение современных технологий издания документов, осуществления документооборота, эффективного хранения и использования докумен­тов, внедрения информационных систем электронного документооборота и электронного архива.

В первой главе учебника разбирается структура, понятия, принципы управления документами через терминологию и положения национальных стандартов: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» и ГОСТов ИСО серии 30300 [1].

Правовому регулированию управления документами посвящена глава 2. В настоящее время сложилась и постоянно совершенствуется законодательная и нормативно-методическая база по управлению документами, включающая Федеральные законы, постановления Правительства РФ, приказы и положения Росархива, методические рекомендации ВНИИДАД, Рос­архива, а также ГОСТы.

Нормативные правовые акты и методические документы охватывают сферу управления документами, а именно делопроизводство и архивное дело. Требования к оформлению документов содержатся в ГОСТе [2] и методических рекомендациях к нему [3].

Учитывая, что управление документами осуществляется с использованием новейших технологий, повышаются требования к профессиональному уровню лиц, ответственных за разработку и внедрение документных процессов и средств управления документами, таких как:

• умение проводить контекстуальный анализ и анализ требований;
• знание установления процедур, инструментов и методов контроля и поддержки документов;
• знание методики и умение разработки и внедрения правил предоставления доступа;
• знание методики и умение разработки и внедрения систем для поддержки документных процессов;
• знание порядка и правил отбора и передачи документов на хранение или уничтожение;
• умение поддержания работы документных систем.

В связи с этим возрастает значимость центра компетенции по управлению документами, как подразделения организации, осуществляющего технологические, организационные, контрольные и методические функции по управлению документами. Постановке работы данного подразделения посвящена глава 3 учебника.

Документирование деятельности организации, как процесс составления и оформления документов, рассматривается в главе 4. Бумажные и электронные документы составляются по единым правилам. Кроме этого, электронные документы могут составляться по определенным форматам. Например, существуют форматы электронных кадровых документов, утвержденные Министерством труда и социальной защиты РФ, форматы электронных договорных и бухгалтерских документов, формат машиночитаемой доверенности, утвержденные ФНС России.

Организации работы с документами, включающей документооборот и оперативное хранение документов, посвящена глава 5 учебника.

Касательно документооборота, разбираются его принципы, основные характеристики и оптимальные маршруты движения документов.

Важно помнить, что целью документооборота является обеспечение своевременного принятия руководством организации управленческих решений и их последующее исполнение. Для осуществления этой цели на уровне организации решается задача – организовать движение документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.

«Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы», утвержденная Указом Президента Российской Федерации от 09.05.2017 № 203, определила основные меры государственной политики для развития цифровой экономики в нашей стране. А распоряжением Правительства Российской Федерации от 06.10.2021 № 2816-р «Об утверждении перечня инициатив социально-экономического развития РФ до 2030 года» установлен в качестве одной из инициатив – электронный документооборот.

В связи с этим все большее количество документов в организациях издается в форме электронных документов, и электронный документооборот, как технология, приходит на смену традиционному бумажному документообороту.

Системы электронного документооборота, относящиеся к классу информационных систем управления документами (ECM-систем), позволяют автоматизировать все операции жизненного цикла документа: создание, согласование, подписание, утверждение, регистрация, рас­смотрение, вынесение поручений, исполнение, ознакомление, контроль исполнения, оперативное хранение документов [4]. Данные возможности продемонстрированы на примере программного продукта «1С:Документо­оборот».

Особое значение в организациях приобретает обеспечение работы с документами в процессе управления, а именно контроль исполнения документов и поручений, организация систематизации и классификации документов, защита документов от несанкционированного доступа, быстрый поиск информации, совместное использование документов при усло­вии контроля доступа, поддержка принятия руководством управленческих решений, обеспечение отчетности по документам, информационное обслуживание сотрудников организации.

В части оперативного хранения в главе 5 учебника рассматриваются принципы систематизации документов и варианты оперативного хранения документов с учетом объема документооборота и используемых информационных систем.

Важное место в деятельности организаций занимает работа с дого­ворами. Глава 6 посвящена организации договорной деятельности, доку­ментированию договорных отношений, вопросам документооборота и хранения договорных документов. Рассматриваются возможности ис­пользования программных продуктов 1С для автоматизации договорной деятельности.

Из-за многообразия видов и разновидностей документов и, как следствие, наличия особенностей в обработке документов, в главе 7 учебника делается акцент на работу с отдельными системами документации, присутствующими в деловой деятельности организаций, а именно – кадровой и научно-технической.

Свои особенности имеет и работа с обращениями граждан, что отражается в выделении данных обращений в общем документопотоке входящих документов, специфическом шаблоне документа в системе электронного документооборота и ведении в системе дополнительных справочников. Особенностям делопроизводства по обращениям граждан посвящена глава 8.

В связи с наличием в организациях документов ограниченного доступа возникает необходимость ведения специального делопроизводства. Порядок работы с документами ограниченного доступа, особенности учета таких документов в информационных системах, систематизация и организация их оперативного хранения рассмотрены в главе 9 учебника.

Глава 10 посвящена еще одной значительной составляющей управления документами – организации архивного хранения документов. Тех­нологии архивного хранения в последние годы также претерпевают изменения, связанные с автоматизацией процесса хранения бумажных документов и совершенно иным процессом обеспечения хранения электронных архивных документов.

Архивное хранение электронных документов и электронное управление хранением архивных бумажных документов реализуется с помощью систем хранения электронных документов (СХЭД).

Система хранения электронных документов – информационная система, обеспечивающая прием электронных архивных документов, их учет, сохранность, управление их хранением, доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное хранение в государственный/муни­ципальный архив.

Возможности СХЭД по хранению электронных документов и обес­печению сохранности бумажных документов продемонстрированы на примере «1С:Архива».

Управление документами в современных условиях невозможно без внедрения систем управления документами и систем электронного архива, которые позволяют решать задачи управления документами, поддержать выполнение регламентов бизнес-процессов, обеспечить средства контроля системы управления качеством. В главе 11 учебника раскрывается тема внедрения информационных систем управления документами. Подобное внедрение представляет собой самостоятельный проект со всеми составляющими проектной деятельности, такими как: определение целей и задач проекта, критериев выбора информационной системы, планирование, запуск проекта, разработка технического задания, проведение опытно-промышленной эксплуатации информационной системы.

В совокупности все главы учебника дают полное представление о процессе управления документами, современных тенденциях в данной области управления, что позволит применять полученные знания и информацию на практике в целях оптимизации документооборота и архивного дела в организациях.

Авторы учебника:

преподаватели кафедры документоведения, аудиовизуальных, научно-технических и экономических архивов РГГУ: к.и.н. С.А.Глотова – главы 3, 5, глава 7 (раздел 7.1); к.и.н., доцент А.Ю. Конькова – глава 6, к.и.н. доцент Ю.М. Кукарина – главы 2, 4; к.и.н. П.А. Кюнг – глава 7 (раздел 7.2), глава 10; к.и.н. Л.Р. Париева – главы 1 и 8, к.и.н. Л.В. Сергеева – глава 9;

от 1С: Е.В. Кардыш – глава 11; Л.А. Иванова – общая редакция.

Глава 1

Управление документами. Понятия, структура, принципы

1.1. Основные понятия в области управления документами

Документ играет важную роль в жизни общества, государства, каждого человека. Без использования документов в настоящее время мы не можем себе представить ни процесса государственного управления, ни каких-либо общественных процессов, ни жизни и благополучия отдельно взятого человека. Документы являются важной составляющей системы государственного управления, посредством их не только регулируются все основные сферы жизни общества (социальная, экономическая, политическая и духовная), но и фиксируется важнейшая информация, их отражающая.

В области государственного управления сфера использования документов охватывает взаимоотношения государства, общества и граждан между собой, гражданско-правовые, социальные, имущественно-хозяйственные и иные отношения, возникающие в процессе жизнедеятельности страны.

Документы, сопровождающие жизнь каждого человека, являются не только средством фиксации взаимных прав и обязанностей гражданина и государства, защиты гражданина государством внутри страны и за ее пределами, но и документами личного происхождения, отражающими жизнь и деятельность отдельного человека, семьи, рода.

Развитие понятия «Документ»

В своем развитии понятие «документ» прошло длинный и сложный путь. Появившись как средство запечатления информации с целью передачи ее во времени и пространстве, в настоящее время документ стал не только неотъемлемой частью управленческого процесса, инструментом управления, но и его результатом. В настоящее время в контексте работы с документами мы уже говорим о современных информационных технологиях, цифровой трансформации, искусственном интеллекте, системах электронного документооборота и системах хранения электронных документов. Для современного мира характерны огромные объемы информации, которые необходимо обработать, использовать и сохранить, и усложняющиеся структура и содержание информационных ресурсов, которые необходимо обеспечить именно документированной информацией, то есть структурированной информацией, обладающей свойствами документа.

Как мы видим, понятие «документ» тесно связано с понятием «информация», определение которого дано в Федеральном законе «Об ин­формации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ: «Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления» [5].

Но данное определение не отражает той роли информации, которую она играет в общественной жизни и, особенно, при осуществлении управленческого процесса. Если в жизни общества информация призвана осуществлять взаимодействие между элементами общественной системы, накапливать, сохранять и передавать знания, формировать память человечества, то в сфере управления информация является основой взаимо­действия всех уровней управления, его объектов и субъектов. Информация создается и используется с целью управления чем-либо, будь то объект, производство, структура, причем управленческая информация должна отвечать ряду требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человека, своевременность и достаточность.

Понятие «документ» – сложное и неоднозначное, и до сих пор нет единого его определения – каждая сфера деятельности трактует его по-своему. Более того, с течением времени меняются акценты в его определении и в области документоведения. В последнее время сказывается и повсеместное внедрение новейших информационных технологий, и взятый государством курс на цифровизацию экономики.

С латинского языка слово «документ» переводится как доказательство, свидетельство. В настоящее время это значение не потеряло своей актуальности, ведь документ по-прежнему является доказательством каких-либо произведенных действий, в том числе и управленческих процессов:

«Документы являются одновременно свидетельством деловой активности и информационными активами. Они отличаются от других информационных ресурсов на основании доказательной роли при совершении деловых операций…» [6].

Документ является свидетельством жизнедеятельности учреждения, организации, предприятия: с организационно-правовой документации она начинается; в документах фиксируется структура организации, определяется состав сотрудников и направления ее деятельности; документы регламентируют режим работы, организацию труда и обязанности сотрудников и структурных подразделений организации.

Появлением термина «документ» в управленческом аспекте мы обязаны основополагающему законодательному акту XVIII века – «Гене­ральному регламенту» [7]. Однако в течение длительного времени в России в делопроизводственной практике использовались синонимы «документа» ? «акт», «дело», «бумага».

В государственных стандартах «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определение понятия «документ» менялось в со­от­ветствии с реалиями времени и в ходе его научного осмысления специалистами-документоведами и архивистами. В ГОСТе 16487-70 (первом стандарте на термины и определения) дается следующее определение понятия «документ»: «средство закрепления различным спо­со­бом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека» [8]. Но это определение было подвергнуто критике в связи с тем, что документ не является средством закрепления информации.

В ГОСТе 16487-83 было дано переработанное определение: «документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» [9], которое делало акцент на материальном носителе, что тоже не совсем отвечало поставленной задаче определить понятие «документ», учитывая все его особенности.

В государственном стандарте 1998 года в определении понятия «документ» сделан акцент на информационную сущность документа: «доку­мент ? зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [10]. А в связи с повсе­местным внедрением информационных технологий и систем электронного документооборота из определения понятия «документ» в ГОСТе 2013 года было убрано слово «материальный» применительно к носителю информации.

Признаки документа

Документ, как таковой, как бы ни звучало определение этого термина, должен обладать определенными признаками:

• наличие информации, являющейся продуктом человеческой деятельности и несущей смысловую нагрузку;
• воспроизведение информации в виде, доступном человеку;
• наличие основы для фиксации информации с целью ее хранения и использования;
• наличие идентификаторов, установленных заранее, по которым документ можно классифицировать.

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным для предметной области документоведения и управления документами. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документ как «зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [11]. Однако и оно уже звучит несовременно, так как в нем не отражена специфика электронных документов и документов личного происхождения. Тем более, что все чаще документы создаются и хранятся в цифровой среде, что открывает ряд новых возможностей для использования документов. А изменяющиеся модели ведения деловой деятельности расширяют круг ответственности в отношении документов, преодолевая традиционные границы организаций и юрисдикций. Под «электронным документом» понимается доку­мент, информация которого представлена в электронной форме» [12].

В связи с этим необходимо дать определение термину «метаданные», появившемуся с распространением информационных технологий и информационных систем в делопроизводстве.

Метаданные документов – «структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и исполь­зовать документы в разное время и в различных областях деятельности» [13]. (под структурированной информацией или данными понимаются данные, которые определенным образом организованы и отформатированы с целью сделать их легкочитаемыми и людям, и машинам, а также простыми для использования).

Другими словами, метаданные ? это данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе [14], то есть отделенные от содержания документа сведения о нем, содействующие его обработке любого рода и призванные подтверждать целостность и аутентичность документа, а также способствовать его эффективному использованию и долговременной сохранности. В управлении документами и архивном деле метаданные используются для автоматизации регистрации документов и для создания научно-справочного аппарата [15].

В управлении документами могут быть использованы шесть классов метаданных [16]:

1. Идентификация – информация для идентификации объекта.

2. Описание – информация для определения характера объекта.

3. Использование – информация, которая способствует текущему и долгосрочному использованию объекта.

4. План событий – информация, используемая для управления объектом, такая как информация о передаче на хранение или уничтожение.

5. История событий – информация, документирующая прошедшие события как в отношении объекта, так и в отношении метаданных.

6. Связь – информация, описывающая взаимосвязь между конкретным объектом и другими объектами.

Определение понятия «документ» содержится и в стандартах Международной организации по стандартизации (ISO): ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» и ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь».

ГОСТ Р ИСО 30300-2015: «Документ(ы) (record(s): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения правовых обязательств или определенной деятельности».

ГОСТ Р 15489-1-2019: «Документы (records): Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции».

«Документ – это документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции [17] (определенной деятельности) [18]».

Под транзакцией стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 понимается «наименьшая единица рабочего процесса обмена информацией и/или другими ресурсами между двумя или более участниками или системами» [19], а деловая деятельность может толковаться в широком смысле и означать те виды деятельности, которые поддерживают достижение стоящих перед организацией целей.

В вышеуказанных стандартах ИСО в отношении документа как средства управления признается важность:

• роли документов – как важнейшего инструмента деловой деятельности и формирования информационных активов;
• расширения возможностей использования документов в цифровой среде;
• систем и правил создания документов, ввода их в систему и управления ими, выходящих за рамки традиционных организационных границ, например, в совместной и многоуровневой рабочей среде;
• средств управления документами, которые могут быть независимы от других компонентов документных систем;
• периодического анализа деловой деятельности и контекста для определения, какие документы должны быть созданы, введены в сис­тему и как следует управлять ими в дальнейшем;
• управления рисками при разработке стратегий управления документами и использовании подхода к управлению документами [20].

Документированная информация

Документ является результатом документирования информации. На различных носителях с помощью реквизитов (элементов оформления документов) с применением разнообразных средств (в настоящее время – чаще технических) фиксируется информация, которую в дальнейшем можно использовать как доказательство чего-либо, основание для принятия управленческих решений, источник для обобщения или анализа каких-либо сведений, материал для информационно-справочной работы и т. д.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: «Документирование ? запись информации на различных носителях по установленным прави­лам» [21]. В свою очередь, под «правилами документирования» понимаются «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования» [22].

Правила документирования сложились исторически, сначала основываясь на традициях и обычаях фиксирования информации на различных носителях, а впоследствии, будучи закреплены в соответствующих законодательных актах и нормативных документах, стали обязательными или рекомендованными.

Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях). В связи с этим представляется важным рассмотреть еще один термин, который на государственном уровне приобретает все большее значение в условиях цифровой трансформации, – «документированная информация», которая определяется, как «структурированная информация, зафиксированная на носителе» [23].

Однако документированная информация образуется не только в процессе документирования, но и в процессе внесения регистрационных сведений в информационные системы (в том числе государственные информационные системы), поэтому в ближайшее время это определение должно быть уточнено. Информационная система представляет собой совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств [24]. Документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы.

Особенно строгие правила документирования действуют по отно­шению к официальным документам, поскольку от этого зависит их юридическая сила. Официальным документом является документ, создан­ный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке [25]. Однако к этому определению можно приба­вить, что такой документ должен удостоверять юридически значимые факты, иными словами – обладать юридической силой. Под юридической силой документа понимается свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Правильная организация работы с документами позволяет учреждениям, предприятиям, организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий.

Документы позволяют организациям:

• осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;
• предоставлять информацию последовательно и объективно;
• обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;
• обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
• повышать эффективность деятельности всей организации;
• обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;

соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;

обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая рис­ки, связанные с наличием или отсутствием документальных дока­зательств, содержащих сведения о деятельности организации;

• защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
• обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опыт­но-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;
• предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;
• обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
• поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память [26].

Современная терминология

Документы не могут существовать автономно, их создание и управление ими является неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации. Осмысление процесса управления документами как отдельной области управления, обеспечивающей деловую результативность, подотчетность, управление рисками, непрерывность деловой деятельности и дающей возможность извлекать пользу из обладания информационными ресурсами, появилось только в начале XXI века. Да и сам термин «управление документами» получил широкое распространение именно в это время.

Традиционно сфера деятельности, связанная с организацией работы с документами, называется «делопроизводство» ? «деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов» [27]. Этот термин возник в XVIII веке и означал процесс решения (производства дел), то есть «дело производить» ? решать вопрос.

С течением времени, уже в XX веке, в связи с разработкой и внедрением автоматизированных систем управления, возникла необходимость в более современной терминологии, отражающей реалии времени. Термин «делопроизводство» на тот момент считался устаревшим. Появившийся термин «документационное обеспечение управления» обозначал уже не просто работу с документами, а функцию управления организацией наряду с такими функциями, как управление персоналом, материальными ресурсами, финансами и т. д. Термин «документационное обеспечение управ­ления» – «деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами» [28] ? не заменил собой термин «делопроизводство», а использовался как его синоним или термин более высокого уровня, включенного в систему управления организации, а не только обеспечивающего конкретные действия с документами.

Как сфера профессиональной деятельности документационное обеспечение управления включает в себя документирование, документооборот, текущее (оперативное) хранение документов, организацию использования документов.

Но если в контексте делопроизводства подойдет определение, например, данное термину «документирование» ГОСТом Р 7.0.8-2013 «Делопро­изводство и архивное дело. Термины и определения» («запись информации на носителе по установленным правилам»), то для ДОУ документирование как его часть – это совокупность правил, процессов, средств и способов создания документов в процессе деятельности организации [29]. Документооборот представляет собой «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» [30], то есть включает в себя все операции по обработке уже созданных или поступивших в организацию документов, а именно: прием, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу, отправку, отбор на последующее хранение и т. д. Текущее (оперативное) хранение документов подразумевает хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения, то есть наиболее значимые документы должны сохраняться и использоваться в дальнейшей деятельности организации даже после того, как работа с ними будет считаться завершенной.

Но с началом XXI века на сцену выходит новый термин – «управление документами», появление и распространение которого связано с внедрением в работу с документами международных стандартов, использованием новых информационных технологий и пониманием управления документами как части менеджмента организации. Впервые этот термин был зафиксирован в ГОСТе Р ИСО 15489-1-2007 и определялся как «совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих ситуаций)».

В настоящее время довольно часто термины «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «управление документами» считают синонимами, хотя появлению каждого из них способствовали коренные изменения в области работы с управленческими документами. По мнению специалистов, термин «управление документами», с одной стороны, используется для обозначения сферы профессиональной деятельно­сти и выступает как синоним вышеназванных терминов, а, с другой стороны, определяется как самостоятельная функция управления, обеспечивающая достижение целей организации не только в сфере работы с документами, но и в управлении в целом [31].