автордың кітабынан сөз тіркестері Сценарии и технологии проведения совещаний. Бережливые технологии
Не давайте будущим лузерам сбить вас с пути через критику или призывы к отказу от совещаний.
решения не продумываются на предмет делегирования полномочий членам команды;
11) вербальные и невербальные жесты и знаки ведущего или участников не совпадают с произносимой речью;
12) на важных совещаниях отсутствуют значимые люди;
13) итоги совещаний не доводятся всем стейкхолдерам и заинтересованным лицам;
14) на совещании присутствуют люди, которые там не нужны;
15) информация доводится либо слишком широко, либо слишком узко, либо сложно;
16) совещания проводятся на уровне и с качеством,
департамента на момент встречи с персоналом;
2) отсутствует культура планирования или не ведётся планирование;
3) нет опоры на стратегию и есть, но нет привязки к месячному плану организации;
4) отсутствуют ресурсы на реализацию решений совещания;
5) не определяются цели и задачи совещания;
6) персонал не мотивирован будущими решениями;
7) не продуман контроль за исполнением решений;
8) коммуникации используются неверно;
9) есть ошибки в обсуждаемых документах, нарушаются правила устной и письменной речи;
Может быть обсуждено штатное расписание (или его фрагмент) компании.
2) Распределение ролей и долей подразделений в бизнес-процессах.
3) Поиск новаций и рационализация.
4) Перераспределение территорий и зон ответственности.
5) Ввод новых и изменение старых документов.
6) Совместное планирование.
7) Доведение особо сложной информации.
8) Решение проблем для предотвращения инцидентов и аварий…
графика выступлений, отработка или разработка регламента с проверкой решения и раздачей поручений.
Ступень девятая: подготовка проекта протокола совещания.
Ступень десятая: согласование протокола совещания, утверждение решения.
Ступень десятая включает контроль решений, мониторинг поручений, оценку исполнительской дисциплины, подготовку материалов для следующего совещания.
Ступень вторая: согласование типа совещания, целей, задач, подзадач.
Ступень третья: согласование хода мероприятия с участниками.
Ступень четвертая: планирование деталей и сверка хода совещания со стратегией или планом предприятия.
Ступень пятая: информирование участников и всего коллектива через направление писем с уведомлениями.
Ступень шестая: ознакомление персонала с главными исходными материалами совещаний, уточнение повестки дня и участников.
Ступень седьмая: проверка материалов, готовности людей, помещений и т.д.;
Ступень восьмая: организация совещаний через определение участников, форми
Ступень первая: анализ данных, технологий ведения, ресурсов, времени.
должен ли я лично или другой человек принимать в нем участие?;
г) возможно ли сведение моего участия до минимума?;
д) что сделать, чтобы сократить число участников до минимума?
Вопросы, который стоят того, чтобы задавать их себе перед каждым совещанием:
а) требуется ли вообще проводить это совещание?;
б) какая есть возможность заменить совещание?;
Для контроля необходимо:
1) напоминать о цели встречи;
2) задавать наводящие вопросы;
3) высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит конструктивные предложения;
4) всегда вести к обсуждению двух или трёх точек зрения;
5) исключить критику и выпады;
6) напомнить, что отрицательных исход может тоже иметь место;
7) принимать сторону меньшинства или большинства рискованно.