Оглавление

1. Моделирование бизнес-процессов. От идеи к результату
2. Введение
3. Моделирование бизнеса. Основные подходы
   1. Основные подходы
   2. Методология и языки бизнес-моделирования
   3. Отличие языков разработки бизнес-моделей от языков проектирования систем
   4. Преимущества разработки моделей бизнеса
   5. Применение моделей бизнеса на практике
4. Что такое бизнес-процесс и описание бизнес-процесса
   1. Определение бизнес-процесса
   2. Описание бизнес процесса
   3. Технологический процесс и бизнес-процесс
   4. История появления термина
   5. Зачем моделировать (описывать) бизнес-процессы
   6. Распространенные мифы и заблуждения
5. Бизнес процессы — это не только про бизнес
6. Декомпозиция или подпроцесс?
   1. Декомпозиция
   2. Подпроцесс
7. Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами
   1. Как появилось BPM
   2. Об управлении бизнес-процессами простыми словами
   3. Исполняемые и неисполняемые бизнес процессы
   4. Описание работы с BPM
   5. Жизненный цикл процесса в BPM
   6. Плюсы и минусы BPM
   7. Каким компаниям подходит BPM
   8. Вопросы и ответы
8. Что такое BPMS
   1. Что такое BPMS?
   2. Работа пользователей в BPMS и других системах
   3. Способы реализации бизнес-процессов
9. Использование процессного подхода. Разработка ПО
   1. «Подводные камни» планирования в сфере IT
   2. Идея и выбор программных продуктов
   3. Как создается BPMN модель
   4. Выбор программного продукта
10. Что такое нотации бизнес процессов
    1. Цели моделирования
    2. Графика против текста
    3. Какие бывают нотации
    4. Выбор языка моделирования
    5. В каком порядке моделировать
    6. Насколько важно знать сферу деятельности при моделировании
    7. Подведем итоги
11. IDEF0. Знакомство с нотацией и пример использования
    1. Несколько слов о преимуществах графики
    2. Почему это важно для работы консультанта
    3. Что такое нотация описания бизнес-процессов
    4. Что такое IDEF0?
    5. Функциональная модель компании
    6. Пример создания функциональной модели IDEF0
    7. Как создавать нотации IDEF0
    8. Типичные ошибки
    9. Выгоды использования IDEF0
    10. В чем трудность применения IDEF0
12. Что такое BPMN: изучаем нотацию
    1. BPM: основные понятия
    2. Язык описания бизнес-процессов
    3. Немного истории BPMN
    4. Из чего состоит нотация BPMN?
    5. Исполняемые и неисполняемые бизнес-процессы
    6. Подходит ли BPMN для малого и среднего бизнеса?
    7. Минусы и важные особенности BPMN
    8. Пример практического применения BPMN
    9. Как разрабатывать диаграммы BPMN на практике?
13. Как описать бизнес-процесс
    1. 1. Описать цель описания бизнес процесса
    2. 2. Описать цели бизнес процесса
    3. 3. Поговорить с руководством отделов, которые работают в бизнес процессе
    4. 4. Поговорить с сотрудниками
    5. 5. Выявить наиболее важные задачи в бизнес-процессе
    6. 6. Выявить начало и конец процесса
    7. 7. Составить список задач с условиями
    8. 8. Сделать первый вариант бизнес процесса
    9. 9. Обсудить детали с руководством и с ключевыми сотрудниками
    10. 10. Представить финальный вариант
    11. 11. Подготовить текстовое описание бизнес процесса
    12. Правила описания бизнес-процесса
    13. Вопросы и ответы
14. Описание бизнес процессов. Использовать осторожно
    1. Как создается описание бизнес процесса
    2. Немного о терминах
    3. Зачем нужен приглашенный бизнес-аналитик?
    4. Пример. Автоматизация интернет-магазина
    5. Основные причины ошибок и проблем
    6. Простое решение проблемы: цените людей
    7. Будьте осторожнее с технологиями
    8. Бизнес моделирование и IT-сфера
15. Заблуждения и мифы о бизнес процессах
16. Описание бизнес-процессов Как есть (AS IS) и Как должно быть (TO BE)
    1. Описывать нечего
    2. Описывать незачем
    3. Зачем создают нотации AS IS?
17. Должен ли знать консультант процессы на уровне людей непосредственно работающих с этими процессами
    1. Из собственного опыта
    2. Не пытайтесь стать сотрудником
    3. А как же тогда автоматизировать?
18. Ответственность бизнес-консультанта
    1. Кто занимается внедрением?
    2. Консультант в штате или приглашенный специалист
    3. А если мы понесем в результате убытки?
    4. Консультант — это советчик
    5. Ответственность заказчика
    6. От переговоров к результату
19. Трудоемкость и цена описания бизнес-процесса
    1. Считаем трудозатраты: плюсы и минусы
    2. Пакеты услуг: профессиональные решения
    3. Какой подход выбрать?
20. Пример процессного подхода: предпроектное обследование промышленной компании. Пример BPMN диаграммы
    1. Структура компании
    2. Поставленные задачи
    3. Роли сотрудников в отделе продаж
    4. Входящие каналы
    5. Описание бизнес-процессов
    6. Реализация бизнес-процесса продажи в 1С
    7. Задачи и методы решения при автоматизации отдела продаж
    8. Задачи и методы решения для отдела маркетинга
    9. Глоссарий
21. Послесловие
22. Глоссарий

Введение

Для того, чтобы правильно автоматизировать и оптимизировать работу любого бизнеса, необходимо, в первую очередь, понимать, как именно он работает. Для этого применяют два подхода — функциональный и процессный. Первый применяют преимущественно для разработки стратегических решений, а второй, процессный, как раз и направлен на то, чтобы оптимизировать работу подразделения или компании в целом с точки зрения взаимодействия сотрудников, отделов и IT-систем.

Как только вы столкнетесь с процессным подходом, вам потребуются навыки моделирования бизнес-процессов.

Я работаю бизнес-консультантом уже более 15 лет. Мои основные направления деятельности — моделирование бизнес-процессов и их регламентация. Когда я только начал развивать это направление в своей деятельности, самым сложным было представление услуги. Здесь было два одинаково сложных вопроса — как продать услугу, о которой клиент практически ничего не знает, и как ее потом сдать. Причем, нередко решение второго вопроса оказывалось даже сложнее, чем представление самой услуги.

Если вы обращаетесь к врачу с переломом, результат его работы заранее очевиден, скорее всего это будет гипс. Также, если вы заказываете архитектурный проект дома, финал сотрудничества также ясен и однозначен. При работе с информационными системами, например, с Zoho или 1С или в любой другой системой организации труда, все не настолько однозначно. Как определить, в какой момент задача выполнена и сотрудничество завершено? Заказчики склонны годами обращаться за бесплатной помощью по результату законченного проекте и консультациями в полной уверенности, что так и надо.

После долгих поисков метода работы по проекту я в конечном итоге я пришел к тому, что наиболее близкой мне является методология IDEF и BPMN. Когда я начал изучать эти инструменты IDEF уже существовала многие годы, а BPMN только набирала популярность. За 15 лет я глубоко изучил эти инструменты, и теперь решил поделиться своими знаниями с читателями.

Я расскажу, как на практике пользоваться BPMN, когда и почему нужно пользоваться этим инструментом. Поговорим об истории вопроса. Отдельно я расскажу о распространенных заблуждениях, с которыми сам не единожды сталкивался на практике. И обсудим очень важную тему — что не нужно делать, т.е. поговорим о тех ошибках и «граблях», на которые наступают практически все, кто начинает заниматься моделированием бизнес-процессов, и которых можно избежать, если знать о них заранее.

В этой книге я постараюсь охватить максимум полезной информации, начиная от основ методологии и того, что такое BPM, и заканчивая тем, как работать с нотациями на практике при моделировании информационных систем и при организации работы трудовых коллективов.

Если говорить о BPM, как о конкурентном преимуществе, здесь самое главное — скорость внедрения новых технологий и принципов работы. В своих публикациях я не раз повторял, что бизнес-консультант в современных условиях — это обязательно IT-специалист, т.е. специалист по внедрению информационных систем. Сейчас невозможно себе представить работу организации без использования IT-систем, это просто анахронизм.

Даже если руководитель бизнеса не считает нужным работать с компьютером, что сегодня в наших реалиях еще иногда встречается, сама организация все равно использует различные IT-системы. Иначе бизнес просто неконкурентоспособен.

На практике я понял, что скорость внедрения — очень важна, в первую очередь, для меня, как для бизнес-консультанта. Если над каждым проектом работать месяцами, это будет штучный товар, который вы каждый раз создаете, по сути, с нуля. Поначалу я и сам так работал. Но потом понял, что на самом деле, внедрение IT-системы возможно успешно реализовать за 2—3 недели. Причем, мы выполняли такую работу для сравнительно крупных компаний, в которых работает более 100 человек. Само собой, это выгодно мне, как бизнес-консультанту, привлеченным IT-специалистам. Но это также выгодно бизнесу.

И здесь BPMN оказалась тем самым инструментом, который помогает закрывать проекты быстро и одновременно качественно. Как это реализовать на практике, читайте в книге.

Кроме всего прочего, хотя я работаю на бизнес, в силу того я знаю что нотации бизнес процессов и процессный подход используют также и в государственных учреждениях. Ведь предприятия на которых работают ради прибыли собственника и предприятия которые работают в интересах государства, с точки зрения организации труда ничем не отличаются.

В этой книге я рассматривал бизнес-процессы с точки зрения их практической пользы. Как и любой инструмент, их нет смысла изучать отдельно от контекста. А потому здесь вы найдете не только материалы, касающиеся непосредственно моделирования бизнес-процессов, но и много полезной информации о бизнес-анализе в целом, об отличиях разных подходов, постараюсь привести примеры их использования.

Я надеюсь, что в результате вдумчивого изучения этой книги вы поймете, что такое бизнес-процессы, научитесь их применять на практике. И полученные знания принесут вам реальную практическую пользу.

Я также надеюсь, что эти материалы помогут не только моим коллегам, но и руководителям организаций. Вы сможете понять, что именно вам предлагают, разберетесь, какие требования стоит выдвигать к приглашенным специалистам, какие результаты можно и нужно ожидать. Кроме того, я всегда повторяю, что однозначное понимание сторонами терминологии — важнейший элемент успешного сотрудничества. В сфере IT, как и в бизнес-моделировании с этим вопросом также часто возникают проблемы. Книга написана простым языком, понятным широкой аудитории. А потому может стать прекрасным помощником в решении описанных выше проблем.

Моделирование бизнеса. Основные подходы

В этом главе я хочу поговорить об основных принципах моделирования бизнеса, о тех подходах, которые применяются в этой сфере, и на основе которых создаются языки моделирования и нотации. И вот есть два типа описания модели предприятия — графический (схемы), и текстовый.

С одной стороны, применение схем для наглядности при описании моделей бизнеса в ни у кого не вызывает вопросов. Это действительно очень удобно. С другой стороны, многие бизнесмены и даже мои коллеги недоумевают, зачем нужны специальные нотации и правила для разработки бизнес-процессов, ведь можно в любом графическом редакторе (visio) или при помощи других удобных инструментов просто нарисовать интуитивно понятную схему. О том, почему так важна стандартизация, а также о том, в каком случае применяется тот или иной подход, я и хочу поговорить.

Основные подходы

Сегодня существует множество различных инструментов для разработки бизнес-моделей, они используют различные языки моделирования, как стандартные, так и какие-то собственные разработки. Но все их можно объединить по принципу работы в три основных подхода:

— Функциональный;

— Процессный;

— Ментальный (с применением ментальных карт).

На самом деле, конечно, существуют и другие подходы, их много так же, как и языков моделирования. Но они большей частью являются гибридными решениями, объединяющих перечисленные подходы. Кроме того, именно процессная и функциональная модели уже стали стандартами, по крайней мере, на западе. И у нас они получают все большее распространение. Об этих основных направлениях я и хочу поговорить подробнее.

Функциональное моделирование

Функциональное моделирование рассматривает деятельность в организации через призму функций (лат. functio — совершение, исполнение). В функциональной модели функция не имеет временной последовательности, а только точку ввода и точку вывода.

Функциональное моделирование помогает рассматривать бизнес-модель с точки зрения результативности, т.е. при моделировании мы исходим из того, что имеем на вводе, и того, что желаем получить на выводе.

Например, компания разрабатывает CRM-систему для своего бизнеса. В случае применения функционального подхода к моделированию уже сама выбранная среда для работы подсказывает, с чего начинать. Точка ввода — «вводящий интерес клиента или лид», точка вывода — желаемый результат: «покупка и получение лояльного клиента», «получение постоянного клиента», «получение максимум информации о потенциальном клиенте» и т. д.

Таким образом, в функциональной модели изначально известны точка ввода и желаемый результат, а последовательность действий и является объектом разработки. При этом использование функциональных моделей как «черных ящиков» позволяет детализировать каждый этап по мере необходимости. А вся работа при моделировании направлена на поиск оптимального решения для достижения цели.

Функциональные модели вы можете также использовать для демонстрации своих идей и вариантов решений. Это также очень удобно, ведь в процессе демонстрации вы можете двигаться от общего к деталям, по мере необходимости разделять и декомпозировать функции. Но декомпозировать вы будете при этом именно функции, и, разделяя одну функцию на несколько, вы не получите описание процесса.

Процессное моделирование

О процессном моделировании я буду рассказывать с точки зрения нотации BPMN, как одного из наиболее распространенных стандартов процессного моделирования. При этом я полностью согласен, что существует множество языков моделирования и различных систем. И каждый может пользоваться тем, что ему удобнее. Но все же BPMN — это уже сложившийся стандарт процессного моделирования, а потому его я и беру за основу в описании.

Процесс с точки зрения бизнес-модели — это последовательность событий и действий, которые имеют начало и конец. В этом кроется основное отличие процессного моделирования от функционального. Функциональное моделирование рассматривает бизнес-модель с точки зрения ввода и вывода (имеющихся ресурсов и желаемого результата). А процессное основано на последовательности действий в определенных границах, в случае BPMN это будут начало и конец события. Все процессы могут разбивать (детализировать) на подпроцессы вплоть до задач, т.е. действий, дальнейшая детализация которых невозможна.

Процесс — это некая последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Необходимо отметить что в модели бизнеса как процесса результат может и не быть явным в отличии от функциональной модели. Принципиальное отличие процессного моделирования от функционального заключается в том, что при процессном моделировании основное внимание уделяется не тому, что мы хотим получить, а тому, что нужно сделать для получения результата, т.е. не итогам той или иной деятельности, а самой последовательности действий.

Представьте себе, что в функциональной модели есть «черный ящик» — функция «Принять заказ». А при декомпозировании мы уже рассматриваем ее не как функцию, а как процесс, и последовательность действий при приеме заказа — это уже процессный подход.

Есть и еще одно очень важное отличие. Функциональную модель невозможно использовать при реализации какой-то либо системы, только для проектирования. А процессный подход позволяет создавать исполняемые модели, т.е. описания последовательности действий, которые мы можем в дальнейшем перевести в какую-то среду для создания системы совместной работы предприятия, основанной на процессном подходе.

Ментальный подход (ментальные карты)