Юридическое делопроизводство

Учебное пособие для бакалавров

Автор-составитель
кандидат педагогических наук, доцент
Н. А. Абрамова

---

ebooks@prospekt.org

Информация о книге

УДК 651(075.8)

ББК 65.050.2я73

Ю70

Автор-составитель:

Абрамова Н. А., кандидат педагогических наук, доцент.

Рецензенты:

Семеняко Е. В., кандидат юридических наук, первый вице-президент Федеральной палаты адвокатов Российской Федерации, заслуженный юрист РФ;

Володина С. И., кандидат юридических наук, доцент, заведующая кафедрой адвокатуры и нотариата Московского государственного юридического университета имени О. Е. Кутафина (МГЮА), почетный адвокат России.

Данное учебное пособие обобщает требования к оформлению документов в соответствии с действующими стандартами, дает краткую характеристику основных видов документов и правила их составления.

Основная цель предлагаемого пособия – научить грамотно и успешно вести деловую документацию. Отличительными особенностями данной книги являются: коммуникативно-функциональная направленность, прикладная значимость, полнота в подборе материала для образцов, наличие ключевых речевых формулировок, оптимальный отбор словаря деловой лексики. Доступно и удобно излагаются необходимые сведения о порядке разработки и оформления важнейших личных, управленческих документов в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30–2003, кроме того, уделяется серьезное внимание оформлению юридических документов.

Учебное пособие по курсу «Юридическое делопроизводство» создано в соответствии с требованиями ФГОС, предъявляемыми к содержанию и уровню подготовки дипломированных специалистов по направлению «Юриспруденция».

Законодательство приведено по состоянию на 20 июля 2018 г. Для студентов юридических вузов и факультетов, а также юристов – практических работников, интересующихся вопросами делопроизводства.

УДК 651(075.8)

ББК 65.050.2я73

© Абрамова Н. А., составление, 2018

© ООО «Проспект», 2018

Введение

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Это связано прежде всего с ростом количества населения, появлением множества новых предприятий, фирм, расширением культурных и экономических связей. Любая организация, как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. Информация должна быть своевременной, адресной, достоверной, полной, точной, доступной. От быстроты получения и обработки информации зависит своевременность принятия решения.

Информация фиксируется на различных носителях разными способами. Запись информации на носителях по установленным правилам называется документированием. Результатом документирования является документ.

Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, периодическое возвращение к нужной информации.

Деятельность любой организации неизбежно требует создания многих видов документов, без которых невозможно решить задачи планирования, оперативного управления, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и т. п. Все работающие и в сфере управления, и в сфере юриспруденции имеют дело с документами. Одни их готовят, другие оформляют, обрабатывают, третьи визируют, подписывают. От того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, часто зависит решение вопроса и, следовательно, общий результат деятельности. Помимо этого, правильно оформленный документ является дополнительной рекламой, составной частью имиджа юриста, организации.

Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. Они нередко служат письменным доказательством того или иного факта при решении споров.

На практике организация документационного обеспечения управления — это достаточно трудоемкий и требующий особого внимания процесс. Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Независимо от того, традиционным способом или с помощью современных безбумажных технологий ведется работа с документами, она должна осуществляться по установленным правилам.

Данное учебное пособие обобщает требования к оформлению документов в соответствии с действующими стандартами, дает краткую характеристику основных видов документов и правила их составления.

Основная цель предлагаемого пособия — научить грамотно и успешно вести деловую документацию.

Учебное пособие состоит из трех разделов и приложений.

В первом разделе дан небольшой экскурс в историю делопроизводства в России, рассмотрены этапы становления официально-деловой письменной речи. Также уделено серьезное внимание понятию «документ», его функциям, классификациям, законодательной базе, описаны требования к оформлению реквизитов документа.

Во втором разделе показаны способы составления и оформления организационно-распорядительной документации: организационно-правовых, распорядительных и информационно-справочных документов, дана классификация деловых писем, описаны реквизиты делового письма, стандарты, принятые в официально-деловом стиле, кроме того, разбираются особенности написания некоторых видов юридических документов. В последнее время все чаще поднимается вопрос о качестве юридических документов, принимаемых на региональном и местном уровнях. Министерство юстиции РФ, Генеральная прокуратура, иные органы государственной власти регулярно представляют данные о состоянии законности правовых актов. Эти данные неутешительны. Нарушений в этой сфере слишком много, что чаще всего объясняется игнорированием элементарных правил делового письма. В качестве основных отмечаются: отсутствие унификации по структуре и стилю изложения; противоречие действующему законодательству; отсутствие единства терминологии; несоблюдение обязательных правил отмены устаревших нормативных актов или внесения в них изменений и дополнений; декларативность, отсутствие механизма действия, реализации принимаемых норм; многословность и мелкотемье (издание документа по узким проблемам). Анализ судебной практики показывает, что значительное количество правовых споров вызывается низким качеством подготовки таких юридических документов, как договор, соглашение о намерениях, претензии, исковое заявление и т. п.

Кроме того, во втором разделе нашли отражение важные вопросы способов проявления речевого этикета в документе, рекламы в деловой речи.

Третий раздел посвящен характеристике лексических, морфологических и синтаксических особенностей официально-делового стиля, изучению норм и трудностей русского языка. Культура речи — неотъемлемая часть личностной характеристики, и недостаточная речевая культура заметно снижает рейтинг делового человека.

В приложении даны образцы различных видов документов.

В учебном пособии использован ряд идей из работ других авторов. Учитывая учебный характер издания, подробные ссылки в большинстве случаев не даются; все использованные работы приведены в списке литературы в конце книги.

Раздел I. Документ в современном обществе

1.1. Делопроизводство в России: исторический аспект

Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни1. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства2.

Официально-деловой стиль выделился прежде других письменных стилей благодаря тому, что обслуживал важнейшие сферы государственной жизни: внешние отношения, закрепление частной собственности и торговлю. Необходимость письменного закрепления договоров, законов, записей долгов, оформления передачи наследства начала формировать особый «язык», который, претерпев множество изменений, сохраняет свои основные отличительные черты.

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг.

Известно, что в период правления князя Владимира Святославовича (978–1015 гг.) в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы отбирались кандидаты на должность «печатников» — хранителей княжеской печати, «метальников» — судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов3.

В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания) создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, составляемые при продаже в рабство, отпускные грамоты и т. д.).

С увеличением числа создаваемых документов встал вопрос о месте их безопасного хранения. В городах это были, как правило, центральные храмы. Место, где хранились документы, называлось ларем, а человек, ответственный за хранение — ларником. Часто именно хранение документов в храме и придавало им юридическую силу. Кроме того, документы могли храниться в гостиных дворах и монастырях.

А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» — оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года».

Заканчиваются грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью.

Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству — «формулярники».

Установилась определенная процедура подготовки документов, что отразилось в таких понятиях, как черновик, редакция, беловик, а также приемы удостоверения документов, призванные воспрепятствовать их подделке в политических и лично-корыстных целях. Для этого использовались проставление скреп, печати, мосты (подписи на склейках).

В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

Существенной вехой в развитии русского официального письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV–XVIII вв. В этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного делопроизводства.

Деятельность приказов (Большой казны, Разрядного, Полицейского, Тайных дел, Разбойного, Холопьего, Сибирского и др.) объединялась высшим правительственным учреждением — Боярской думой. Эти учреждения выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом.

Часть приказов была органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси точно не установлено; в XVII в., по мнению исследователей, функционировало от 40 до 70 приказов.

Во главе приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов. В его подчинении находились 1–3 дьяка, а к концу XVII в. в крупных приказах их было 6–10. На службе состояли также подьячие, в зависимости от знаний, стажа и опыта, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодых» (младших). В больших приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, — структурные подразделения приказов, деление которых производилось по территориальному признаку, а не по роду дел.

Дьяки и подьячие занимались организацией и ведением делопроизводства, через них в приказы поступали челобитные, доклады, доношения, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим и подьячим «средней руки» доверяли сложную работу, связанную с подготовкой решений по делам, хранением документов, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием: многие царские указы XVIII в. сообщают о необходимости строго контролировать работу молодых подьячих. За ошибки, допущенные в официальных документах, подьячих били батогами, лишали жалованья.

В конце XVI — начале XVIII в. управление отдельными уездами на Руси осуществляли воеводы, имевшие свою «канцелярию» — приказную избу и помощников в лице «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы, велось делопроизводство. Подразделениями приказной избы были столы. Известно, что Нижегородская съезжая изба в 1663 г. состояла из четырех столов: денежного (хранение казны и приходно-расходных книг), судного (делопроизводство по судебным делам), сыскного и поместного (хранение царских грамот о поместных делах) и ямского (почтового).

Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные — в сундуках (ларях) в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. — местная отечественная. Бумагу изготавливали из тряпья, а чернила делали из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков — наростов на дубовых листьях. Сочетание железных чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, и он почти не выцветал. Документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

В качестве инструментов письма до второй половины XIX в. использовали гусиные перья, позднее — металлические. С возникновением так называемой скорописи, характеризуемой начертанием округлых букв и использованием большого количества графических сокращений, чтение текстов стало затруднительным, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжали использовать столбцовую форму документов. Важные государственные акты имели большие размеры. Например, Жалованная грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 метров.

Документы хранились в свитках или рулонах, иногда для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранились в ларях или сундуках. Пользоваться такими документами было сложно: много времени уходило на развертывание и свертывание столбца, сама склейка была недостаточно прочной. Все это быстро приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма документа была отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой в приказах начали применять тетрадную. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. известно более 300 разновидностей книг: ужинные, умолотные, денежные и др.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные.

Однако официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого — кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому»; «…князю Ивану Алексеевичу с товарищами…». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, — бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов…»; « Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне — сиротами; духовные лица — богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Можно также фиксировать некоторые стабильные элементы текста для каждой разновидности документа в приказном делопроизводстве. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой — «…вели, государь, мне дать…», а заканчивалось — «…царь-государь, смилуйся, пожалуй…».

Процедура подготовки документа в приказном делопроизводстве включала следующие этапы: поступление документа, передача его на рассмотрение, подготовка дела к «докладу», рассмотрение и решение дела, оформление документа, содержащего решение.

Подготовкой дел к докладу занимались столы, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа. Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, решение вопроса — думным дьякам. Решение принималось после его обсуждения. Если думные дьяки вносили свои коррективы в подготовленный проект, после вынесения решения дьяк «чернил» документ, т. е. исправлял его, а младший подьячий переписывал набело. Подьячий справлял, т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью — «справой», которая означала соответствие беловика черновику. Юридическую силу документ получал после «приписи» (подписи) дьяка. Руководители приказов — судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решения, своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

Подпись дьяка была своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, так чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

Таким образом, в приказной период постепенно складывается система делопроизводства центральных и местных учреждeний, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. С XV в. сведения о том, кто писал текст, становится нормой, а с ХVII–ХVIII вв. — обязательным реквизитом делового письма. Государственно-приказный язык ХV–ХVII вв. при всей лексической пестроте — это более нормированный, эталонный язык, чем живая разговорная речь. Он вводит в обиход ряд приказных формул, становящихся штампами и канцеляризмами (взять на поруки, сия дана в том, дать очную ставку, отдать под суд, учинить расправу и т. п.).

Документов становилось все больше. Обширное делопроизводство допетровской Руси потребовало выработки единых подходов к оформлению и обработке документов. Процесс унификации языка документов, начавшийся еще в Киевской Руси, получил свое дальнейшее развитие.

На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. В результате административных реформ Петра I всего за 1718–1720 гг. вместо упраздненных приказов было создано 12 коллегий, управляемых президентами: Коллегия чужестранных (иностранных) дел, Воинская, адмиралтейств-коллегия, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия Вотчинная и Главный магистрат. Для новых учреждений были разработаны регламенты, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и порядок делопроизводства.

В начале своего правления, в 1699 г. Петр I ввел в обращение гербовую бумагу, затем в 1700 г. издал указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной (листовой и книжной) форме.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» поскольку доминирующее значение в новых учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием в составе: президент, вице-президент, 2–3 советника и асессоры. Петр I уделял особое внимание этой форме принятия решений, отмечая, что все лучшее устроение через советы бывает» (Генеральный регламент, гл. 2 «О преимуществе коллегий»).

Этим законодательным актом делопроизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением — канцелярией.

В Генеральном регламенте были тщательно разработаны вопросы регистрации документов, что обеспечивало их сохранность, поиск, контроль за их движением и исполнением. Новшеством также было введение подписи руководителя присутственного места на документе, а также членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Петр I впервые стал лично подписывать издаваемые им указы.

Обеспечению тайны государственных дел служило введение присяги для канцелярских чинов, запрета на хранение служебных документов на дому. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались очень строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, заимствованные в западном делопроизводстве: векселя, облигации, реляции, мемория, промемория, рапорт, протокол, регламент, журнал, инструкция и др. Официально-деловая письменная речь пополнилась значительным количеством новых слов и терминов иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русское официально-деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» — образцы, по которым следовало составлять документы. В частности, указом 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной предписывалось излагать по пунктам, что облегчало восприятие текста.

«Генеральные формуляры», т. е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования.

Самостоятельным элементом формуляра становится наименование документа, в некоторых случаях к нему примыкало обозначение краткого содержания текста: «Рапорт о получении указа», хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) как норма окончательно оформилось только в министерском делопроизводстве в XIX в. Самостоятельным элементом документа стала также его дата. Она писалась под текстом с левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года».

Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. А в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т. п.) и терминов.

Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату. Реформа затронула и центральные учреждения, оставив всего лишь три коллегии — иностранных дел, военную и морскую. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX в., в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

В начале XIX в. в недрах коллежской системы зародилась новая система управления — министерская, просуществовавшая до начала ХХ в. Ее главная особенность — единоначалие, придавала системе управления гибкость и оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов до их архивного хранения. Этот документ закрепляет в качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг. Активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально–логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация.

XIX в.отмечен появлением обширной делопроизводственной литературы, в частности, письмовников — сборников образцов документов. Первые такие сборники появились уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII — начала XIX в. они издавались регулярно. Известно более 100 сборников образцов документов, изданных до 1917 г. Целью таких изданий становилось полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов.

Изменения в системе управления и ведения дел привели и к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появились бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка были включены наименование учреждения, наименования структурных подразделений (департамент, отделение, стол), дата и регистрационный номер документа. Особенное место занимал заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (так же, как в современных документах). Появилась ссылка на поступивший документ, которая еще не была унифицирована и могла выглядеть по-разному: «Ответ на № …» или: «От такого-то…» и т. п.

Устойчивый вид приобрел реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве — это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Определенную форму получило удостоверение документа: подписи и скрепы (визы) на документе включали наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

Появились в это время также научные исследования в области русского официально-деловогo письма. Большое теоретическое значение в этот период имели работы Н.В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего…». К предмету теоретического делопроизводства Н.В. Варадинов относил «наружные свойства» деловых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обращения к разным особам, части деловой бумаги (формуляр документа), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1. Сношения. 2. Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты. 3. Официальные письма. 4. 3аписки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записи — изложение только самого существа вопроса.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, хотя в последней трети XIX в. сначала в военном ведомстве, а затем и в гражданских учреждениях стали использовать пишущие машины. Их появление было поистине революционным шагом в документировании: оно ускорило ведение письменных работ, позволило одновременно с подлинником изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки — телеграмму, а изобретение телефона привело к появлению телефонограмм — письменных документов, переданных по телефону.

Советский период российской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал вопрос о пpиведении делопроизводства в соответствие с вновь создававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Кроме этого, для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, выходцы из крестьян, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления несомненно снизился.

Важной задачей на данном этапе стало законодательное оформление деятельности властных структур, упорядочение процессов документационного обеспечения. 30 октября 1917 г. СНК издал декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для установления порядка оформления административных документов было принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланков документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

К концу 1920-х гг. встала проблема унификации и стандартизации документов. Государственным институтом техники управления (ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телефонограмм, протоколов, извещений и др.

Важным этапом в развитии проблем делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Однако «Правила» не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г., специалисты института были репрессированы.

Рост интереса к проблемам управления и его документационногo обеспечения отмечается в 60-е гг. XX в.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Участники подтвердили актуальность создания специализированного института для разработки Единой системы делопроизводства.

В сентябре 1973 г. Государственным комитетом Совета министров СССР были одобрены «Основные положения ЕГСД (единой государственной системы делопроизводства) и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для применения. ЕГСД носила комплексный характер и включала не только вопросы делопроизводства, но и содержала рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления, содействовала повышению качества принимаемых решений, оптимизации структуры, штатной численности управленческого аппарата.

Заметным явлением в истории делопроизводства 1970–1980-х гг. было издание Государственных стандартов (ГОСТ) на управленческие документы (ГОСТ 6.38–72, ГОСТ 6.39–72 и др.), разработка общесоюзных классификаторов технико-экономической информации — Общесоюзного классификатора управленческой документации (ОКУД), Общесоюзного классификатора предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзного классификатора «Отрасли народного хозяйства» (ОКОНХ) и других унифицированных систем документации и серии государственных стандартов на унифицированные системы. Внедрение этих документов в практику управления значительно улучшило оформление документов, упростило процедуру поиска, учета и хранения документов и документной информации, подготовило почву для автоматизации управленческой деятельности.

Однако по cpaвнению с мировыми достижениями в области информационных технологий, кибернетики, математических методов управления в отечественной науке наметилось отставание, которое выявилось особенно остро в 90-е гг. XX в. Тем не менее в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты, как уже было отмечено выше, большие результаты: создана Единая государственная система документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. Однако элементы новых информационных технологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной в 1988 г.

Новую эпоху в процессе стандартизации открыла компьютеризация делопроизводства.

Развитие бизнеса и коммерции в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том числе письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, письма-представления и др.), речевых моделей, уместных в новых ситуациях общения. Сегодня увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жанровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, однако, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.

1.2. Документ, его особенности

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц.

Документы служат инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.

К служебной информации предъявляются общие требования:

• достоверность (объективность);
• актуальность (необходимость, новизна, своевременность);
• убедительность (аргументированность);
• полнота (достаточность информации).

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования — создание документа.

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает «доказательство, свидетельство». В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения:

1) узкое, бытовое — «паспорт, удостоверение личности»;

2) переносное, расширительное — «все, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо».

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные. Общие функции документа:

• информационная: любой документ создается для сохранения информации;
• социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
• коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
• культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

• управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
• правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ;
• функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем, документов основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Дело в том, что официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом — руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное общество и т. п.; описательными конструкциями типа «дирекция…ходатайствует…», «Фирма…предлагает…», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения.

Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы «Сообщаем, что…», «Считаем целесообразным…», «Просим Вас рассмотреть вопрос о…», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою точку зрения. Помимо выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»; в письме-претензии: «…в противном случае дело будет передано в арбитражный суд». Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Итак, особые условия делового общения, такие как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловому письму. Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем.

В работах П.В. Веселова, одного из крупнейших отечественных специалистов в области документальной лингвистики, понятие культура официальной переписки определяется тремя основными принципами: 1) лаконизм делового письма и достаточности информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений; 2) достоверности информации; 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения.

Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что письмо плохо воспринимается, суть его затуманивается.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность — это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: «Способствующий, помогающий чему-л.; удобный для чего-л.», например: благоприятный момент, благоприятные условия; «Хороший, одобрительный», например; благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом);…достигалось неугодными средствами (прилагательное неугодный имеет значение: «Нежелательный, не нравящийся кому-л». Оно сочетается только с одушевленными существительными, например: неугодный квартирант. Требованию точности соответствует словосочетание — достигалось неприемлемыми (недопустимыми) средствами).

Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосочетания с гл

...